يُعدّ العمل على مستندات Office مع انقطاع الاتصال المتكرر أمرًا شائعًا في العديد من الشركات. فبين الرحلات الجوية والقطارات والعمل عن بُعد والشبكات المزدحمة، عليك أن تعرف كيفية تعديل الملفات دون اتصال بالإنترنت وتجنب التعارضات عند عودتك إلى الإنترنت، خاصة إذا كنت تستخدم Microsoft 365 وOneDrive وSharePoint.
علاوة على ذلك، عندما يقوم عدة أشخاص بلمس نفس المستندات في نفس الوقت، فمن السهل ظهور الأخطاء. أخطاء المزامنة، والتوافق بين الإصدارات، وتعارضات التغييراتباتباع بعض الممارسات الجيدة، يمكنك تقليل هذه المشاكل والحصول على بيئة عمل أكثر مرونة وأمانًا، حتى مع وجود شبكة بطيئة أو غير مستقرة.
التحرير دون اتصال بالإنترنت في Office 365: الأساسيات
قبل الخوض في التفاصيل، يجدر بنا فهم ما يقدمه مايكروسوفت 365 فعلياً و أجنحة مكتبية أخرى للعمل عندما لا يتوفر لديك اتصال بالإنترنت. على الرغم من أنها منصة سحابية، إلا أنها تتضمن خيارات متعددة لـ استخدام المستندات والبريد الإلكتروني والبيانات غير المتصلة بالإنترنت ومزامنة كل شيء عندما تعود الشبكة للعمل.
وضع عدم الاتصال في برنامج Outlook على سطح المكتب
يتيح تطبيق Outlook لسطح المكتب العمل بشكل كامل مع صندوق بريدك غير المتصل بالإنترنت بفضل الطريقة العمل دون اتصال وعلى غرار تبادل مؤقتيُعد هذا الأمر مفيدًا بشكل خاص إذا كنت تتنقل كثيرًا، أو تعمل في مناطق ذات تغطية ضعيفة، أو تسافر بالطائرة.
عند استخدام Outlook في وضع عدم الاتصال، يمكنك قراءة رسائل البريد الإلكتروني التي تم تنزيلها، وكتابة رسائل جديدة، وتنظيم المجلدات، وتحديث التقويمكل شيء معلق ويتم إرساله أو مزامنته عندما يتمكن التطبيق من إعادة الاتصال بالخادم.
التحرير دون اتصال بالإنترنت باستخدام مكتبات OneDrive و SharePoint
بالنسبة لمستندات Word أو Excel أو PowerPoint أو OneNote، فإن العنصر الأساسي اليوم هو تطبيق مزامنة OneDriveيقوم هذا التطبيق بمزامنة مجلدات ومكتبات OneDrive و SharePoint مع جهاز الكمبيوتر الخاص بك، بحيث يمكنك تعديل الملفات محليًا حتى بدون اتصال بالإنترنت.
بدأت مايكروسوفت بإزالة الميزات القديمة مثل خيار التاريخ "تحرير دون اتصال" لمستندات SharePoint التي تمت مزامنتها مع Outlook لأنها كانت نادرة الاستخدام. أما الآن، فالتوصية الرسمية هي مزامنة المكتبات مع OneDrive والاستفادة من التطبيق. يحفظ التغييرات محلياً ويرفعها تلقائياً. عند استعادة الاتصال.
التطبيقات والخدمات الأنسب لوضع عدم الاتصال بالإنترنت
لا تعمل جميع أدوات مايكروسوفت 365 بنفس الطريقة في وضع عدم الاتصال بالإنترنت. من المفيد معرفة أيها يعمل بنفس الطريقة. إنها توفر أداءً أفضل عندما تكون الشبكة تحت ضغط.:
- سطح مكتب Outlook: البريد الإلكتروني، والتقويم، وجهات الاتصال، والمهام مع ذاكرة تخزين مؤقتة محلية وأوضاع غير متصلة بالإنترنت.
- تمت مزامنة OneDriveإدارة مستندات المكتب مع إمكانية الوصول المحلي وتأجيل تحميل التغييرات.
- برنامج OneNoteبرنامج مفكرة مزود بمزامنة تلقائية وتشغيل سلس للغاية دون اتصال بالإنترنت.
- قوائم SharePoint باستخدام Access/Excel: أنت تستطيع قم بربطها أو تصديرها للعمل مع البيانات غير المتصلة بالإنترنت.
- مشروع على الإنترنتيستفيد من عدة تعديلات لتقليل تأثير الشبكة على النشر والمزامنة.
هيئ بيئة العمل للعمل دون اتصال بالإنترنت
يمكن تجنب العديد من المشاكل قبل حدوثها. إذا توقعتها وقمت بضبط تطبيقاتك بشكل صحيح، سيكون العمل دون اتصال بالإنترنت أكثر سلاسة. وبذلك ستقلل من الأخطاء وتعارضات المزامنة.
قم بتهيئة Outlook للاستخدام دون اتصال بالإنترنت
يوفر برنامج Outlook مستويات مختلفة من العمل دون اتصال بالإنترنت، والتي ينبغي إعدادها منذ البداية. من الأفضل تفعيل وضع التبادل المخزن مؤقتًا بحيث يتم نسخ صندوق بريدك بالكامل إلى الكمبيوتر (أو على الأقل الأشهر القليلة الماضية)، ثم استخدم الوضع العمل دون اتصال عندما تكون الشبكة مشكلة.
أثناء عدم اتصالك بالإنترنت، يمكنك كتابة رسائل البريد الإلكتروني، وإنشاء المواعيد، وتحديث جهات الاتصال، وتصنيف الرسائلعندما تعود إلى الاتصال بالإنترنت، سيرسل برنامج Outlook أي رسائل بريد إلكتروني معلقة ويقوم بمزامنة أي تغييرات في المجلدات والتقويم.
مزامنة مكتبات SharePoint مع OneDrive
توصي مايكروسوفت حاليًا باستخدام الممارسات التالية للمستندات التعاونية تطبيق مزامنة OneDrive كجسر بين جهاز الكمبيوتر الخاص بك والسحابةبدلاً من الاعتماد على الميزات القديمة مثل "التحرير دون اتصال" في Outlook، تتم مزامنة المكتبات مباشرة مع نظام ملفات Windows.
بعد مزامنة مكتباتك، يمكنك افتح المستندات وقم بتحريرها وحفظها كما لو كانت ملفات محلية.في حال انقطاع الاتصال، تُحفظ التغييرات على جهازك. وبمجرد أن يكتشف التطبيق عودة الاتصال بالإنترنت، سيقوم تلقائيًا بتحميل التحديثات إلى OneDrive أو SharePoint.
إعادة توجيه مجلدات ويندوز المعروفة إلى OneDrive
يقوم العديد من المستخدمين بتخزين معلومات مهمة في سطح المكتب أو المستنداتلطالما شكل هذا الأمر مصدر إزعاج لأقسام تقنية المعلومات. ومن الممارسات الجيدة استخدام سياسات المجموعة لـ قم بإعادة توجيه تلك المجلدات إلى OneDrive للأعمال.
بالنسبة للمستخدم، لا شيء يتغير: يستمر البرنامج في الحفظ في مجلداته المعتادة، ولكن في الخلفية. يقوم برنامج OneDrive بمزامنة جميع هذه الملفات مع السحابة.يتيح لك هذا العمل دون اتصال بالإنترنت، وإجراء نسخ احتياطي إلى السحابة، وتقليل مخاطر فقدان البيانات في حالة تعطل جهازك.
اضبط إعدادات متصفحك عندما تكون الشبكة بطيئة
يُعد المتصفح بوابة للعديد من ميزات Microsoft 365، لذا إذا كان اتصال الشبكة لديك ضعيفًا، فإنه يستحق الاستخدام. قم بتحسينه لتقليل حركة المرور وأوقات التحميلتتضمن بعض الممارسات المفيدة ما يلي:
- قم بتعطيل الإضافات غير الضرورية هذا يبطئ عملية التصفح.
- زيادة حجم ذاكرة التخزين المؤقت من الملفات المؤقتة بحيث يتم تخزين المزيد من الموارد محليًا.
- قم بتسجيل الدخول مرة واحدة و أبقِ علامة تبويب Microsoft 365 مفتوحة طوال اليوم لتجنب إعادة الاتصال المستمر.
- استخدم عمليات البحث والتصفية بدلاً من تقسيم القوائم والمكتبات الضخمة إلى صفحات.
- إذا كان تحميل الفيديو أو الصفحة بطيئًا جدًا، فأوقفه. إعادة التحميل يدوياً عند الضرورة.
أفضل الممارسات مع OneDrive لتجنب التعارضات
يُعد OneDrive أساس النشر دون اتصال بالإنترنت في Microsoft 365، ولكن إذا تم استخدامه بإهمال، فقد تنشأ مشاكل. تعارضات الإصدارات، وقوائم انتظار التغييرات التي لا تنتهي، وأخطاء المزامنةباتباع بعض الإرشادات البسيطة، ستحصل على تجربة أكثر استقرارًا.
خطط للمزامنة الأولى والمكتبات الكبيرة
عند ربط مكتبة كبيرة لأول مرة، قد يكون حجم البيانات هائلاً. في هذه الحالات، من الأفضل... ابدأ عملية المزامنة خلال ساعات خارج أوقات الذروة، مثلاً في الليل أو في نهاية اليوم، وذلك لتجنب تحميل شبكتك أو معداتك فوق طاقتها.
يُنصح أيضاً بمراجعة المكتبات التي تحتاجها فعلياً على جهازك المحلي. فليس من المنطقي وجودها على جهازك المحلي. قم بمزامنة موقع كامل إذا كنت تعمل فقط مع مجلدين.كلما قل عدد العناصر التي تحتاج إلى تحديث مستمر، انخفض خطر حدوث النزاعات.
احرص على عدم إيقاف عملية المزامنة لفترة طويلة جدًا.
يتيح تطبيق OneDrive إيقاف المزامنة مؤقتًاقد يكون هذا مفيدًا في أوقات محددة (على سبيل المثال، أثناء مكالمة فيديو مهمة). مع ذلك، إذا أوقفت العملية مؤقتًا لساعات أو أيام عديدة، فسيتراكم الكثير من التغييرات غير المحملة.
عندما يقوم عدة أشخاص بتحرير نفس الملفات ويتوقف أحدهم عن المزامنة، فمن المرجح أن تظهر الأخطاء. تعارضات الدمج والنسخ المكررةمن الأفضل استخدام خاصية الإيقاف المؤقت لفترات قصيرة فقط واستئنافها في أسرع وقت ممكن.
استراتيجيات للحد من تعارضات التحرير
لقد قللت خاصية التأليف المشترك عبر الإنترنت في برامج Word و Excel و PowerPoint من العديد من المشاكل، ولكن عندما يعمل شخص ما دون اتصال بالإنترنت، يبقى الخطر قائماً. تعارض بين التغييرات المحلية والتغييرات التي تم تحميلها مسبقًا بواسطة شخص آخرولتقليل ذلك، يُنصح باتباع العديد من قواعد الفريق:
- منع عدة أشخاص قم بتحرير نفس المستند دون اتصال بالإنترنت لفترات طويلة.
- إذا كنت ستعمل دون اتصال بالإنترنت على ملف مهم، فأخبر بقية أعضاء الفريق بذلك. تنسيق جداول التحرير.
- عند إعادة الاتصال، امنح نفسك بعض الوقت لـ مزامنة OneDrive بالكامل قبل المتابعة في التحرير.
- حاول استخدامها كلما أمكن ذلك النسخ الإلكترونية من برنامج Word/إكسل/باوربوينت للاستفادة من ميزة التأليف المشترك في الوقت الفعلي.
كيفية التصرف عند نشوب نزاع
أحيانًا، مهما بلغت درجة حرصك، قد يقوم OneDrive بإنشاء نسخة من الملف باستخدام شيء مثل "تعارض التزامن" يشير الاسم إلى وجود نسختين غير متوافقتين، ولا يستطيع النظام توحيدهما من تلقاء نفسه.
في تلك الحالات، يُنصح بفتح كلا الإصدارين. قارن التغييرات وقرر أي المحتوى يجب الاحتفاظ به.بعد ذلك، يمكنك دمجها في ملف واحد وحذف النسخ الزائدة. بالنسبة للمستندات المهمة، يُنصح بتوثيق من قام بأي تغييرات لتجنب أي لبس لاحق.
SharePoint والقوائم وProject Online مع الشبكات البطيئة
بالإضافة إلى تخزين الملفات، تتضمن خدمة Microsoft 365 خدمات مثل SharePoint لقوائم الفرق والمواقع o برنامج إدارة المشاريع عبر الإنترنتيمكن أن تتأثر جميعها بشكل كبير بالاتصالات البطيئة أو ذات زمن الاستجابة العالي، لذا يجدر معرفة العديد من إرشادات الاستخدام.
قوائم SharePoint: العمل مع البيانات غير المتصلة بالإنترنت
عندما تصبح القوائم كبيرة، قد يصبح تصفحها وتصفيتها مباشرةً في المتصفح بطيئًا. البديل العملي هو استخدام مايكروسوفت أكسس أو إكسل للعمل مع البيانات دون اتصال بالإنترنت:
- قوائم الروابط إلى جداول الوصول لقراءة وكتابة البيانات محليًا ثم مزامنتها.
- تصدير القوائم إلى جداول إكسل مع اتصال بيانات أحادي الاتجاه لأغراض التحليل وإعداد التقارير.
تتيح طريقة العمل هذه تنظيف البيانات أو تحليلها أو إعداد التقارير عنها دون الاعتماد على سرعة الشبكة مع كل نقرة، مما يقلل أيضًا من عدد الطلبات إلى الخدمة.
قم بتخصيص صفحات SharePoint دون التأثير على الأداء
من الشائع تخصيص صفحات موقع SharePoint باستخدام أجزاء الويب والعروض والتعليمات البرمجية، ولكن إذا لم تكن حذرًا، فقد تقوم بإنشاء صفحات يصعب تخصيصها. ثقيل جدًا وبطيء، خاصة مع الشبكات ذات الجودة المنخفضة..
للحفاظ على سرعة تحميل الصفحات، يُنصح بما يلي: قلل عدد عناصر الويب التي يتم تحميلها في وقت واحدقلّل عدد العناصر المعروضة في صفحة واحدة، وتجنّب استخدام التعليمات البرمجية غير الضرورية التي تُفعّل استدعاءات الخادم. تصميم صفحة وفلتر جيدين يُحدث فرقًا كبيرًا للمستخدمين الذين يتصلون من مواقع بعيدة.
أفضل الممارسات لتحسين الأداء في Project Online
يعتمد Project Online بشكل كبير على SharePoint ومزامنة البيانات، مما يجعله حساسًا للاتصالات البطيئة. إليك بعض النصائح المفيدة لتحسين تجربتك:
- تعطيل مزامنة موقع المشروع يتم تفعيل هذه الخاصية تلقائيًا عندما لا تشهد الفرق تغييرات كبيرة، وذلك لتقليل وقت النشر.
- أنشئ مواقع المشاريع فقط عند الضرورةتجنب المواقع الفارغة التي لا يستخدمها أحد.
- التصميم صفحات تفاصيل المشروع (PDP) مع عدد قليل من عناصر الويب والحقول المخصصة، ومنعها من تحديث الكثير من المعلومات دفعة واحدة.
- عند استخدام بيانات OData للتقاريرقم بتصفية البيانات على الخادم لتجنب تنزيل بيانات أكثر من اللازم.
أداء الشبكة والأجهزة والعمل دون اتصال بالإنترنت
كثيراً ما نلقي باللوم على مايكروسوفت 365 بينما تكمن المشكلة الحقيقية في... جودة الشبكة أو الجهاز نفسهإن فهم بعض المفاهيم الأساسية يساعد على فصل الأشياء عن بعضها البعض واتخاذ قرارات أفضل.
عرض النطاق الترددي، وزمن الاستجابة، وعوامل أخرى
يعتمد أداء الشبكة بشكل أساسي على معيارين: عرض النطاق الترددي (كمية البيانات في الثانية) و كمون (الوقت الذي تستغرقه المعلومات للانتقال من وإلى الجهاز). حتى مع النطاق الترددي العالي وزمن الاستجابة العالي، قد يظل الأمر بطيئًا، خاصة عند تحميل صفحات تحتوي على العديد من الطلبات.
بالإضافة إلى ذلك، عوامل مثل ازدحام الشبكة خلال ساعات الذروة، وتعقيد الصفحات، وعدد الملفات التي يتم نقلهامع وجود شبكات واي فاي أو روابط الأقمار الصناعية المزدحمة بشدة، قد يستغرق التنزيل البسيط وقتاً طويلاً، ويمكن لأي تعديل عبر الإنترنت أن يدفع أي شخص إلى اليأس.
شبكات الأقمار الصناعية والقيود المحددة
تُستخدم شبكات الأقمار الصناعية بشكل شائع على متن السفن، وفي المناطق الريفية، أو في البيئات العلمية النائية. ورغم أنها تتيح الاتصال في المناطق التي لا تتوفر فيها بنية تحتية أرضية، إلا أنها تنطوي على مخاطر. زمن استجابة مرتفع للغاية وغير مستقر، وغالبًا ما يزيد عن 500 مللي ثانية، ويمكن أن تتأثر بظواهر مثل "تلاشي الصوت بسبب المطر".
في تلك البيئات يكون الأمر بالغ الأهمية استفد بشكل كامل من إمكانيات Office في وضع عدم الاتصال: تنزيل المستندات، واستخدام OneDrive محليًا، والعمل مع Outlook المخزن مؤقتًا، وتقليل عدد الإجراءات التي تتطلب نقلًا مستمرًا ذهابًا وإيابًا إلى السحابة.
ماذا لو كانت المشكلة في المعدات؟
ليست الشبكة هي السبب دائماً. أحياناً يكون الاختناق في جهاز الكمبيوتر نفسه. نقص الذاكرة، أو بطء القرص، أو البرامج الضارة، أو كثرة العمليات التي تعمل في الخلفية بإمكانها أن تجعل التطبيق يعمل بشكل سيء للغاية حتى لو كان الاتصال مقبولاً.
قبل إلقاء اللوم على مايكروسوفت 365، يجدر التحقق من أن النظام نظيف. حافظ بشكل جيد وإذا أمكن، توسيع ذاكرة الوصول العشوائي، لأنه عادة ما يكون التحسين الأكثر فعالية عند العمل مع الملفات الكبيرة أو العديد من التطبيقات المفتوحة في نفس الوقت.
ممارسات أمنية جيدة عند العمل دون اتصال بالإنترنت
لا يؤثر العمل دون اتصال بالإنترنت على الأداء وتعارضات التحرير فحسب، بل يؤثر أيضًا على الأمن وحماية البياناتيوفر Microsoft 365 العديد من الأدوات للحد من المخاطر سواء عبر الإنترنت أو خارجه، ولكن يجب تهيئتها واستخدامها بحكمة.
سد الثغرات الأمنية باستخدام المصادقة متعددة العوامل وإدارة الحسابات
أبسط طريقة لزيادة الأمان بشكل كبير هي تمكينه المصادقة متعددة العوامل (MFA)يُضيف هذا خطوة ثانية إلى عملية تسجيل الدخول (باستخدام تطبيق مصادقة أو رسالة نصية). حتى لو كنت تعمل دون اتصال بالإنترنت في معظم الأوقات، فستحتاج إلى هذه الخطوة الثانية عندما يطلب منك النظام المصادقة مرة أخرى.
علاوة على ذلك، من الضروري تطبيق مبدأ الامتياز الأقلينبغي أن يكون لكل مستخدم حق الوصول إلى البيانات التي يحتاجها فقط، وينبغي استخدام حسابات المسؤولين فقط عند الضرورة، ومن الأفضل أن يكون لديهم ملفات تعريف منفصلة للعمل اليومي والإدارة.
قم بتثبيت برنامج Microsoft Defender لـ Office 365
ولتجنب تحول العمل دون اتصال بالإنترنت إلى بؤرة للبرامج الضارة بمجرد عودة الشبكة، يُنصح بضبطه بشكل صحيح. Microsoft Defender لـ Office 365ومن بين الوظائف الأكثر أهمية ما يلي:
- مكافحة الخداعسياسات تحدد محاولات التصيد الاحتيالي ورسائل البريد الإلكتروني المشبوهة باستخدام الذكاء الاصطناعي.
- مكافحة البرامج الضارة: طبقات متعددة من الحماية للكشف عن الفيروسات وبرامج التجسس، وقبل كل شيء، برامج الفدية في الملفات الواردة والصادرة.
- مرفقات آمنة: عزل المستندات التي اجتازت بالفعل فلتر مكافحة البرامج الضارة، وخاصة في رسائل البريد الإلكتروني وOneDrive وTeams وSharePoint.
- روابط آمنة: فحص عنوان URL الديناميكي في وقت النقر لمنع المستخدمين من الوصول إلى مواقع ضارة.
التصنيف، ومنع فقدان البيانات، والتشفير باستخدام مايكروسوفت باورفيو
تصبح حماية البيانات الحساسة أكثر أهمية عندما تكون هناك نسخ متزامنة عبر أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة المحمولة. حماية معلومات Microsoft Purview العاهرات:
- تصنيف المعلومات الحساسة ووضع علامات عليها باستخدام Azure Information Protection، يتم تطبيق التشفير والقيود وفقًا للتصنيف.
- حدد سياسات منع فقدان البيانات (DLP) التي تمنع خروج محتوى معين من المنظمة أو مشاركته بشكل غير لائق.
- تطبق مشفرة بمفتاحين بحيث لا تستطيع سوى مؤسستك فك تشفير بيانات معينة.
- استخدم إدارة الحقوق (IRM) في مكتبات SharePoint لمنع الاستخدام الخارجي للملفات الحساسة.
التحكم في إعادة التوجيه التلقائي والأنشطة المشبوهة
في البيئات المخترقة، يمكن للمهاجم استغلال الوصول إلى حساب Microsoft 365 لـ قم بتكوين إعادة التوجيه التلقائي إلى العناوين الخارجية والتجسس على جميع الاتصالات. من مركز إدارة Exchange، يمكن إنشاء قواعد تمنع إعادة التوجيه التلقائي خارج المؤسسة.
وفي الوقت نفسه، يُنصح بتفعيل عمليات التدقيق والتنبيهات في مركز الأمان، يمكنك اكتشاف التغييرات غير المتوقعة في قواعد البريد، أو الصلاحيات، أو تدفق البريد، أو سياسات منع فقدان البيانات. يتيح لك هذا الاستجابة بسرعة، حتى لو بدأت المشكلة أثناء عمل شخص ما دون اتصال بالإنترنت.
أمان الأجهزة والعمل عبر الأجهزة المحمولة
أي جهاز كمبيوتر محمول أو هاتف جوال أو جهاز لوحي يُستخدم مع Microsoft 365 يُعد نقطة دخول محتملة. ولتقليل المخاطر، تقدم Microsoft التنقل الأساسي والأمن والتناغموالتي يمكنك من خلالها:
- تطبق السياسات الأمنية إلى الأجهزة (رمز PIN، التشفير، قفل الشاشة).
- تقييد كيفية يقومون بمزامنة وتخزين البيانات من OneDrive و SharePoint على الهواتف المحمولة.
- مسح عن بُعد جهاز مفقود أو مسروق لحذف معلومات الشركة.
النسخ الاحتياطية الخارجية: خط الدفاع الأخير
على الرغم من أن مايكروسوفت تحمي البنية التحتية، إلا أن نموذج المسؤولية المشتركة يوضح ذلك البيانات من مسؤولية المنظمةقد يؤدي الخطأ البشري أو برامج الفدية المتطورة أو حذف البيانات لفترات طويلة إلى فقدان معلوماتك إذا لم يكن لديك نسخة احتياطية منفصلة.
لذلك يُنصح باقتناء واحد حلول النسخ الاحتياطي من جهات خارجية لـ Microsoft 365، مما يسمح بإجراء نسخ احتياطية متكررة للبريد الإلكتروني وOneDrive وSharePoint وغيرها من الخدمات، مع استعادة سريعة ودقيقة في حالة حدوث مشاكل.
التدريب والمراقبة والتحسين المستمر
كل هذه الممارسات الجيدة تُجدي نفعاً حقاً عندما يكون هناك كوادر مدربة، وسياسات منقحة، ومؤشرات أداء وهذا يشير إلى المجالات التي تحتاج إلى تحسين. يوفر Microsoft 365 العديد من الأدوات لتوجيه هذه العملية.
تدريب المستخدمين على الأمن واستخدام الأدوات
يظل الخطأ البشري الحلقة الأضعف: النقر على روابط مشبوهة، أو مرفقات ضارة، أو إدارة فوضوية للمستندات. من الضروري تقديم التعليم المستمر في مجال الأمن السيبراني، واستخدام البريد الإلكتروني، وإدارة المستنداتوخاصة لأولئك الذين يعملون عن بعد أو بدون اتصال بالإنترنت بشكل متكرر.
لا ينبغي أن يقتصر التدريب على جلسة ترحيبية؛ بل من الأفضل أن يكون مستمراً. حملات دورية، وتذكيرات، ومحاكاة حتى يتمكن المستخدمون من دمج العادات الجيدة في حياتهم اليومية.
مراقبة سياسات وحالة الأمن
تتطور التهديدات باستمرار، لذا لا يمكن أن تبقى السياسات ثابتة. راجع إعداداتك بشكل دوري. الأمان، ومنع فقدان البيانات، والأذونات، والأجهزة من الضروري التكيف مع الأوضاع الجديدة وأساليب العمل الجديدة.
أدوات مثل نقاط مايكروسوفت الآمنة توفر هذه المنصة لوحة تحكم يمكنك من خلالها الاطلاع على مستوى الحماية في بيئتك، مع اقتراحات لتحسين وضعك الأمني. يشير انخفاض القيمة إلى وجود حاجة ماسة إلى بذل جهد كبير لحماية البيانات والمستخدمين، خاصةً إذا كنت تعمل بشكل متكرر دون اتصال بالإنترنت.
إذا قمت بدمج التكوين المناسب بدءًا من Outlook وOneDrive وSharePoint وصولًا إلى العمل دون اتصال بالإنترنت، ومع شبكة مفهومة جيدًا، وسياسات أمنية قوية، ونسخ احتياطية خارجية، وثقافة التواصل وحل النزاعات، ستتمتع بـ بيئة مايكروسوفت 365 أكثر قوةحيث يتوقف التحرير وإعادة المزامنة دون اتصال بالإنترنت عن كونه ضربًا من ضروب الحظ، ويصبح جزءًا موثوقًا به ومتحكمًا فيه من سير عملك.
