ال عروض PowerPoint التعاونية لقد أحدثوا ثورة في طريقة عملنا معًا، سواءً في بيئة العمل أو التعليم. إذا واجهتَ يومًا أكوامًا من رسائل البريد الإلكتروني تحتوي على نسخ مختلفة من الملف نفسه، فأنت تعلم أن إمكانية تحرير العروض التقديمية ومراجعتها في آنٍ واحد تُعدّ حلاًّ فعالًا.
لكن الحقيقة هي أنه على الرغم من أن معظم المستخدمين يربطون PowerPoint بإنشاء الشرائح فقط، فإن الأداة تقدم عالمًا من خيارات للتعاون في الوقت الفعليل، مراجعة التغييرات، والاتصالات الداخلية وأكثر من ذلك بكثير.
لماذا تقوم بإنشاء عروض تقديمية تعاونية في PowerPoint؟
حتى وقت قريب، كان إنشاء العروض التقديمية مهمة فردية في المقام الأول. كان يتم إرسال الملف عبر البريد الإلكتروني أو مشاركته عبر خدمة تخزين سحابي، مع ما يترتب على ذلك من خطر فقدان النسخة المُحدثة، أو إنشاء نسخ متعددة، أو وجود تعارضات بين التغييرات التي يُجريها مستخدمون مختلفون. يتيح التعاون في الوقت الفعلي للجميع العمل معًا على مستند واحد، مما يؤدي إلى تبسيط الاتصالات وتجنب الأخطاء وتحسين النتيجة النهائية..
باور بوينت لقد تطورت لتصبح أداة تعاونية قوية جدًاتُعد المشاركة والمراجعة والتعليق، وحتى الدردشة داخل الملف نفسه، أمرًا ضروريًا للمشاريع الجماعية، سواءً كانت مهنية أو طلابية. بالإضافة إلى ذلك، يُسهّل نظام Microsoft 365 الحالي ومنصات التخزين السحابي الأخرى (مثل OneDrive وSharePoint) على أي شخص، من أي جهاز، المساهمة وعرض التغييرات فورًا.
البدء: متطلبات التعاون في PowerPoint
قبل البدء في إنشاء عرض تقديمي تعاوني، من الضروري مراعاة بعض المتطلبات الفنية والتشغيلية. يوفر PowerPoint التعاون بشكل أساسي من خلال الإصدارات الحديثة (Microsoft 365، الإصدارات الحديثة لنظامي التشغيل Windows وMac والأجهزة المحمولة والويب)يجب أن يكون لدى المستخدمين حسابات Microsoft، وفي كثير من الحالات، يجب تخزين الملفات في السحابة، ويفضل أن يكون ذلك في ون درايف o شيرلا تسهل هذه الإدارة المستندة إلى السحابة التحرير المتزامن فحسب، بل تتيح أيضًا إدارة مركزية للأذونات والإصدارات.
من الواضح أنه لكي يعمل التعاون بشكل صحيح، يجب تخزين الملف في السحابة، وليس محليًا فقط.
كيفية مشاركة عرض تقديمي للتعاون
عملية مشاركة عرض تقديمي وتمكين التحرير الجماعي سهلة، ولكن من المهم ملاحظة الخيارات المختلفة حسب المنصة أو الجهاز. إليك مسار عام لـ Microsoft 365:
- افتح عرض PowerPoint، وفي الزاوية اليمنى العليا، انقر فوق الزر "شارك".
- إذا لم يكن العرض التقديمي موجودًا في السحابة، فسوف يُطلب منك حفظه في OneDrive أو SharePoint.
- في النافذة المنبثقة، اكتب عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين ترغب بمشاركة الملف معهم، أو حدد جهات الاتصال مباشرةً. يمكنك إضافة رسالة إضافية.
- تحديد الأذونات: يسمح للمتعاونين بـ تحرير أو فقط تصور المحتوى.
- انقر فوق "إرسال"سيتلقى الضيوف رسالة بريد إلكتروني تحتوي على رابط الوصول.
- اختياريًا، يمكنك إنشاء رابط لمشاركته عبر وسائل أخرى (البريد الإلكتروني، والمراسلة، وما إلى ذلك)، وضبط مستوى الوصول.
مجلس:يمكنك إلغاء الأذونات أو تعديلها في أي وقت بمجرد العودة إلى خيار المشاركة وضبط المستوى لكل مستخدم.
التعاون في الوقت الفعلي: التحرير والإشارات المرئية
بمجرد مشاركة الملف، سيتمكن جميع المستخدمين المدعوين من الوصول إلى العرض التقديمي والمساهمة فيه. يعرض PowerPoint في الوقت الفعلي من هو المتصل بالإنترنت وأي شريحة يعمل عليها كل شخص.ستجد مؤشرات مرئية في الزاوية اليمنى العليا (صور الملف الشخصي أو الأحرف الأولى)، بالإضافة إلى أيقونات الصور المصغرة داخل لوحة الشرائح لتحديد مكان التحرير الذي يقوم به كل مشارك بسرعة.
- من خلال التمرير فوق هذه الرموز، يمكنك رؤية اسم المستخدم والمنطقة المحددة التي يعمل فيها.
- من الممكن تفعيل خيار العرض التلقائي اسم الناشر لكل عنصر تم تعديله، وهو أمر مفيد جدًا للمشاريع الكبيرة أو عندما يتعين تحديد مؤلف كل تغيير.
- عندما يدخل شخص ما إلى العرض التقديمي أو يغادره، يعرض PowerPoint إشعارًا مرئيًا صغيرًا يبقي بقية الفريق على اطلاع.
مذكرةإذا قام متعاونان أو أكثر، لأي سبب كان، بتحرير الجزء نفسه من الشريحة، فسيكتشف البرنامج وجود تعارض يجب حله يدويًا، ويعرض الإصدارات المختلفة ليتمكن المستخدم من اختيار النسخة التي يرغب في الاحتفاظ بها. أما التغييرات غير المتعارضة، فسيتم دمجها وحفظها تلقائيًا.
مراجعة التغيير وإدارة الإصدارات وحل النزاعات
أحد أكبر التحديات التي تواجه التحرير التعاوني هو الحفاظ على النظام في التغييرات وتجنب التداخلات أو فقدان المعلومات.يقوم PowerPoint بحل هذه المشكلة باستخدام العديد من الأدوات المضمنة:
- تسليط الضوء على المراجعات- في كل مرة يقوم فيها المستخدم بإجراء تغييرات على شريحة، أو عند إعادة فتح الملف أو عند تلقي تغييرات جديدة، يتم الإشارة إلى ذلك بصريًا بواسطة حدود ملونة (عادةً ما تكون باللون الفيروزي) في لوحة الصور المصغرة وفوق المنطقة المعدلة.
- يؤدي تحديد الشريحة إلى عرض تفاصيل التغيير، بالإضافة إلى اسم الشخص الذي قام به والتاريخ/الوقت، مما يجعل من السهل تتبع عملك.
- عندما يقوم مستخدمون متعددون بتحرير نفس الشريحة أو العنصر وهناك تناقضات، يفتح PowerPoint وضع تحرير خاص. حل النزاع حيث من الممكن مقارنة الإصدارات واتخاذ قرار بشأن أي إصدار يجب الاحتفاظ به لكل قسم.
- من الممكن إلغاء تحديد جميع النزاعات المتبقية أو تطبيق التغييرات عليها مرة واحدة، مما يؤدي إلى تبسيط الإدارة.
يحتفظ PowerPoint أيضًا بسجل الإصدارات لأي مستند مُخزّن في السحابة. يمكنك الوصول إلى الإصدارات السابقة، وفتحها في وضع القراءة فقط، ونسخ المحتوى القديم، أو استعادة إصدار إذا لزم الأمر. هذا مفيدٌ بشكل خاص عند إجراء تغييرات غير مرغوب فيها أو إذا كنت بحاجة إلى العودة إلى حالة سابقة دون فقدان عمل الآخرين.
التعليقات والمهام والدردشة: التواصل داخل العرض التقديمي
يتجاوز التحرير التعاوني في PowerPoint تحرير الشرائح إلى ما هو أبعد من ذلك.تتضمن الأداة عدة أشكال من الاتصالات الداخلية للفرق:
- تعليقات:يمكنك في أي وقت تحديد عنصر أو شريحة أو كتلة نصية وإضافة تعليق (باستخدام الزر المقابل في شريط الأدوات). يمكنك الرد على التعليقات، أو وضع علامة "تم حلها"، أو حذفها، مما يُسهّل النقاش حول نقاط محددة.
- وضع علامات على المستخدمفي Microsoft 365، يمكنك ذكر متعاونين آخرين باستخدام "@name" في التعليقات. سيتلقون إشعارًا عبر البريد الإلكتروني ورابطًا مباشرًا للمحتوى.
- المهام:يمكن تحويل التعليقات إلى مهام قابلة للتخصيص وتتبعها حتى اكتمالها، مما يجعل من الأسهل إدارة المهام الصغيرة داخل الأرشيف نفسه.
- دردشة متكاملةفي إصداري الإنترنت وMicrosoft 365، يمكنك الدردشة مباشرةً مع مستخدمين نشطين آخرين ضمن الملف نفسه. ما عليك سوى النقر على أيقونة الدردشة والانضمام إليها. لا تحفظ الدردشة سجلاً، بل تعرض فقط الرسائل من لحظة تسجيل دخول المستخدم.
يؤدي استخدام ميزات الاتصال هذه إلى التخلص من الحاجة إلى التطبيقات الخارجية، مما يؤدي إلى تركيز المناقشة واتخاذ القرار في سياق العرض التقديمي نفسه.
الإشعارات وتتبع التغييرات الأخيرة
بمجرد إعادة فتح عرض تقديمي تعاوني، سيُعلمك PowerPoint بأي تغييرات أُجريت أثناء غيابك، ومن قام بها. سيظهر إشعار منبثق ("أثناء غيابي") مع ملخص للمراجعات، وسيتم تمييز الشرائح المُعدّلة تلقائيًا حتى لا تفوتك متابعة تقدم الفريق.
- تساعدك النقاط الملونة أو الخطوط العريضة المصغرة على التعرف بسرعة على الشرائح التي تم تحديثها منذ زيارتك الأخيرة.
- عند تحديد شريحة معدلة، سيتم عرض المنطقة المحددة التي تم العمل عليها والشخص الذي أجرى التغيير.
- بمجرد المراجعة، سيتم إزالة مؤشر التغيير غير المقروء.
إدارة الإصدارات السابقة واستعادتها
يحفظ PowerPoint تلقائيًا نسخًا مختلفة من عرضك التقديمي عند تخزين الملف على OneDrive أو OneDrive for Business أو SharePoint. بهذه الطريقة، يمكنك عرض سجلّ التحرير الكامل واستعادة أي نسخ سابقة عند الحاجة.
- بعد فتح الملف، انقر فوق اسم الملف في شريط العنوان.
- اختر تاريخ الإصدارستظهر لوحة جانبية تحتوي على جميع الإصدارات المخزنة.
- ما عليك سوى النقر فوق أي إصدار لفتحه (للقراءة فقط) والتحقق من التغييرات.
- إذا كنت تريد الرجوع إلى إصدار سابق، فيمكنك نسخ محتوياته أو استعادته مباشرة، وكتابة الإصدار الحالي.
أين يتم تخزين بيانات المراجعة والخصوصية
يتم تخزين بيانات تتبع حالة الشريحة المقروءة/غير المقروءة ومراجعتها بشكل منفصل، اعتمادًا على الإصدار والجهاز:
- في الإصدارات الحديثة من PowerPoint (Microsoft 365، Web، Mac، Android، iOS)، توجد هذه المعلومات على خدمات Microsoft عبر الإنترنت.
- في الإصدارات السابقة، يمكن حفظها محليًا في مجلد مستخدم Windows، على الرغم من أن هذه الطريقة أقل كفاءة للتعاون في الوقت الفعلي.
- إذا كان الملف مشفرًا أو محميًا بكلمة مرور أو يستخدم تنسيقات ملفات قديمة (.ppt، .pps، .odp)، فقد لا تكون ميزات المراجعة وتسليط الضوء على التغييرات متاحة.
- يمكنك أيضًا تعطيل علامات المراجعة تمامًا لأسباب تتعلق بالخصوصية باستخدام الخيارات المتقدمة للبرنامج.
لذلك، إذا كنت بحاجة إلى تدقيق التغيير أو لديك متطلبات خصوصية محددة، فمن الجيد مراجعة هذه الخيارات قبل بدء العمل التعاوني.
حالات الاستخدام في الحياة الواقعية: التعليم والأعمال والمشاريع متعددة التخصصات
حظيت عروض PowerPoint التعاونية بمكانة مرموقة في قطاعي الأعمال والتعليم. إليك بعض الأمثلة العملية:
- فرق التسويق والمبيعات:إنشاء عروض تقديمية مشتركة للعملاء، حيث يساهم كل عضو بالبيانات من تخصصه ويقوم قسم التصميم بمراجعة اللمسات النهائية.
- الفصول الدراسية ومشاريع الطلاب:توزيع المواضيع بين زملاء الدراسة، وإعداد العروض المشتركة ومراجعتها من قبل المعلم، مع التعليقات والمهام المخصصة.
- المشاريع العلمية أو الابتكارية:التعاون الدولي، حيث يساهم كل باحث بالنتائج والتعليقات في وثيقة مشتركة واحدة، يتم تحديثها في الوقت الفعلي للفريق بأكمله.
- الشركات التي لديها سياسات العمل عن بعد:يمكن للفرق الموزعة جغرافيًا العمل معًا على العروض التقديمية الرئيسية، مع المزامنة الكاملة وإمكانية تتبع التغييرات.
وتستفيد كل من هذه السيناريوهات بشكل كبير من تقليل الأخطاء، والتواصل الفوري، والتحكم في تقدم العمل.
القيود والجوانب التي يجب أخذها في الاعتبار
على الرغم من أن التعاون في PowerPoint متقدم للغاية، إلا أن هناك بعض القيود والتفاصيل التي تستحق المعرفة:
- تنسيقات الملفاتتتطلب ميزات التعاون المتقدمة ملفات بصيغة .pptx. إذا كنت تستخدم .ppt أو .pps أو .odp، فقد لا تتوفر بعض الأدوات.
- الحماية والتشفير:الملفات المشفرة أو المحمية بكلمة مرور لا تدعم تمييز المراجعة أو التعاون المتزامن.
- الخصوصية والبيانات الشخصيةيخزّن النظام بيانات تحريرية معينة (اسم المستخدم، التاريخ/الوقت) لطوابع الحضور. إذا كان عرضك التقديمي يحتوي على معلومات حساسة، فراجع خيارات الخصوصية.
- الدردشة والتعليقات:لا يتم حفظ سجل الدردشة، لذلك إذا قام المستخدم بتسجيل الخروج، فإنه يفقد الرسائل المرسلة مسبقًا.
- اتصال الإنترنت:للتحرير السلس في الوقت الفعلي، يلزم وجود اتصال مستقر، خاصةً عندما يقوم مستخدمون متعددون بالتحرير في نفس الوقت.
وعلى الرغم من هذه القيود، فمن الممكن حل معظم السيناريوهات الشائعة بفعالية من خلال التخطيط المسبق والأدوات المناسبة.
وقد أظهرت هذه المقالة أن PowerPoint ليس مجرد أداة لإنشاء الشرائح، بل هو مركز للتعاون بين الفريق.مما يُسهّل التحرير المتزامن، والتواصل الداخلي، وإدارة الإصدارات، وحل النزاعات. بالإضافة إلى ذلك، تتوفر خيارات تكميلية لدمج أي مستخدم، حتى بدون مايكروسوفت، مما يُوسّع آفاق العمل التعاوني ويُحسّن الإنتاجية والإبداع في العروض التقديمية.