قد يكون العمل مع جداول البيانات تجربةً فوضويةً إذا لم تتبع البيانات المُدخلة ترتيبًا منطقيًا أو لم تخضع للتحقق الصحيح. يُقدم لنا برنامج Excel أداةً فعّالةً للغاية للحفاظ على الترتيب والدقة. في هذه المقالة، سنستكشف كيفية التحقق من صحة الإدخالات في Excel وبالتالي، يتم التحكم بدقة في نوع المعلومات التي يمكن إدخالها في كل خلية، مع مجموعة واسعة من المعايير والشروط.
يشتمل التحقق من صحة البيانات على العديد من الجوانب: بدءًا من تحديد القيم الرقمية إلى ربط الخلايا لتكييف محتوياتها، إلى الرسائل والصيغ المخصصة، ستتعلم كل ما تحتاج إليه لإتقان هذه الأداة الأساسية.
ما هي استخدامات التحقق من صحة البيانات في Excel؟
التحقق من صحة التذاكر في Excel سماح وضع قواعد حول نوع القيم التي يمكن إدخالها في الخليةويضمن هذا اتساق البيانات، ويمنع الأخطاء منذ لحظة الإدخال، ويحسن سلامة أي تقرير أو قائمة أو قاعدة بيانات.
بعض المواقف التي تكون فيها هذه الأداة مفيدة بشكل خاص هي:
- تحديد القيم لقائمة محددة مسبقًاعلى سبيل المثال، اختيار قسم بين المحاسبة، أو الموارد البشرية، أو الخدمات اللوجستية.
- تعيين النطاقات الصالحة للأرقام والتواريخ والأوقات. هذا يمنع المبالغ غير الواقعية أو أخطاء الكتابة.
- التحكم في طول النص حتى لا يتجاوز الوصف عددًا معينًا من الأحرف.
- مدخلات الحالة بناءً على خلايا أخرى، كقيمة قصوى تعتمد على الميزانية المحددة في خلية أخرى.
أنواع التحقق: كيفية تحديد المدخلات حسب نوع البيانات
يسمح Excel بمعايير مختلفة لتطبيق القيود. هذه هي المعايير الأكثر استخدامًا:
التحقق من صحة الأعداد الصحيحة
للتحكم في إدخال الأعداد الصحيحة فقط ضمن نطاق محدد:
- حدد الخلية أو الخلايا.
- اذهب إلى البيانات → التحقق من صحة البيانات.
- En سماحاختر عدد صحيح.
- يحدد ما إذا كان ينبغي أن يكون بين, اصغر من, أكبر من، الخ.
- أدخل الحدود. يمكنك أيضًا استخدام صيغة. على سبيل المثال، إذا كان الحد الأدنى ضعف عدد الأطفال في الخلية F1، فاستخدم: =2*F1
التحقق من صحة الأعداد العشرية
نفس الإجراء كما هو الحال مع الأعداد الصحيحة، ولكن في سماح اختار عشريمثالي للنسب المئوية والرواتب والعمولات:
مثال: لتحديد العمولات إلى حد أقصى قدره 6% من راتب مندوب المبيعات الموجود في E1، اضبط أقصى كما =E1*6%
التحقق من التاريخ
يسمح لك بالحد من الدخول إلى تواريخ أو نطاقات زمنية محددة:
- حدد الخلية.
- En سماحاختر تاريخ.
- En بيانات, حدد المعيار (بين، أكبر من، أقل من...)
- حدد التواريخ. يمكنك أيضًا استخدام صيغ مثل = اليوم () o =اليوم()+3.
يعد هذا مفيدًا جدًا لطلبات الإجازات وتواريخ التسليم والمواعيد النهائية وما إلى ذلك.
التحقق من صحة الساعات
على غرار التواريخ، فإنه يسمح لك بتحديد قيم الوقت بتنسيق hh:mm:
مثال: للسماح بالاجتماعات فقط بين الساعة 8:00 و17:00، يمكنك ربطها بخليتين (E2 وF2) واستخدامها = E2 y = F2 كحدود للتحقق.
التحقق من صحة النص حسب طوله
عندما تحتاج إلى حقل لا يتجاوز عددًا معينًا من الأحرف:
- اختار السماح → طول النص.
- En بيانات حدد مينور أو إيجوال كيو.
- أدخل الحد الأقصى المسموح به. مثال: 25.
التحقق المشروط على خلايا أخرى
من أهم ميزات Excel إمكانية استخدام صيغ تعتمد على خلايا أخرى، مما يسمح بالتحقق الديناميكي بناءً على قيم أخرى.
على سبيل المثال، اسمح فقط بالبيانات في خلية إذا لم تتجاوز الميزانية المدرجة في E1. قم بتكوين:
- السماح: عدد صحيح
- حقائق: أقل من أو يساوي
- أقصى: = E1
وظائف مفيدة للتحقق من صحة البيانات تلقائيًا
إذا كنت تريد إكمال قيمة أخرى تلقائيًا عند تحديد قيمة واحدة دون برمجة، فيمكنك استخدام هذه الوظائف:
دالة المطابقة
إرجاع الموضع النسبي لقيمة ضمن نطاق:
=MATCH(قيمة البحث، نطاق الخلية، 0)
يجب أن تكون الحجة الثالثة 0 إذا كنت ترغب في الحصول على تطابق دقيق.
دالة INDEX
إرجاع القيمة عند تقاطع الصف والعمود داخل المصفوفة:
=INDEX(المصفوفة، الصف، العمود)
إذا كان لديك قائمة من الأنابيب ذات القطر الاسمي والقطر الداخلي، فيمكنك استخدام كلتا الوظيفتين بحيث عندما تحدد قيمة، يتم إرجاع القيمة المرتبطة بها تلقائيًا.
إدخال مخصص ورسائل الخطأ
يتيح لك Excel عرض رسائل إعلامية عندما يقوم المستخدم بتحديد خلية:
- الرسالة الواردة: يظهر عند تحديد الخلية، وهو مفيد لإعطاء التعليمات.
- رسالة خطأ: يُعرض عند إدخال قيمة غير صالحة. يمكنك الاختيار من بين:
- احتجاز: يمنع إدخال البيانات غير الصحيحة.
- تحذير: يسمح لهم بالتقديم بعد التحذير.
- المعلومات: يبلغ عن الخطأ ولكنه يسمح لك بالاستمرار.
نصائح عملية للعمل مع التحقق من الصحة
- يعتمد عرض القائمة المنسدلة على عرض الخلية. عدّل الخيارات إن كانت مقطوعة.
- يرجى إعداد عمليات التحقق أولاً قبل تسجيل الدخول إلى الملف.
- إذا كنت ترغب في مشاركة الملف، فافعل ذلك بعد تحديد عمليات التحقق بشكل جيد.
- إذا طبّقتَ التحقق على خلايا تحتوي على بيانات، فلن يُشير Excel تلقائيًا إلى وجود أخطاء. استخدم "دائرة" لتحديدها.
- لإزالة التحقق بسهولة، انتقل إلى البيانات → التحقق → مسح الكل.
- استخدم البحث والاختيار → التحقق من صحة البيانات لتحديد موقع جميع الخلايا التي تم تطبيق القواعد عليها.
- إذا قمت بإنشاء قائمة منسدلة متقدمة، فيمكنك تحديد أسماء النطاقات وإخفاء الورقة التي تحتوي على الخيارات.
- إذا كانت إحدى الخلايا تحتوي على نفس إعدادات التحقق مثل الخلايا الأخرى، فيمكنك تطبيق التغييرات العالمية على جميعها.
- إذا لم تنجح عملية التحقق، فتأكد من عدم قيامك بالكتابة في نفس الوقت أو عدم وجود أخطاء في الصيغ.
إن إتقان التحقق من صحة البيانات في Excel لا يُضفي تنظيمًا ودقةً على جداول بياناتك فحسب، بل يُحسّن أيضًا تجربة المستخدمين الآخرين الذين يتفاعلون مع مصنفاتك. سواءً كان الهدف هو الحد من الأخطاء، أو أتمتة العمليات، أو إنشاء ضوابط ذكية، فإن هذه الميزة ضرورية عند فهمها جيدًا وتطبيقها بعناية.