تنظيف Gmail وهو أمر يجب علينا جميعاً ممن لديهم حساب بريد إلكتروني في خدمة Google أن يفعلوه، لأننا بهذه الطريقة سنوفر على أنفسنا المشاكل الناتجة عن ضيق المساحة. ومع ذلك، فهو شيء عادة ما يجعلنا كسالى للغاية ونتركه عندما لا يكون لدينا خيار آخر.
إذا كنت قد سئمت بالفعل من الفوضى الرقمية وتريد أن يكون حساب بريدك الإلكتروني نظيفًا وواضحًا قدر الإمكان، فإليك بعض الحيل التي ستساعدك على ترك كل شيء في حالة مجلة مثالية.
لماذا نستثمر الوقت في إعادة تنظيم حساب البريد الإلكتروني لدينا؟
حسنًا، لأنه اتضح أن هذا يساعد على تحسين إنتاجيتك وأمانك وحتى تحسين مهارات الاتصال لديك، كما سنرى أدناه.
تحسين الإنتاجية
إذا كنت تريد كن أكثر إنتاجية، ابدأ بإعادة تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. لأن البريد الوارد المنظم جيدًا يسمح لك بالعثور بسرعة على الرسائل الأكثر صلة و يمنعك من إضاعة الوقت في البحث في رسائل البريد الإلكتروني التي ليس لها أي قيمة.
باستخدام أدوات مثل العلامات أو المجلدات، يمكنك تحسين إدارة المهام الخاصة بك والأخذ في الاعتبار دائمًا تلك التي تمثل الأولويات.
تحسين الاتصالات
يعمل البريد الوارد المرتب على تحسين اتصالاتك لأنه يسمح لك بالبقاء على دراية بالرسائل التي تتطلب استجابة عاجلة. علاوة على ذلك، إذا كان كل شيء في مكانه، من غير المرجح أن تفوتك الرسائل المهمة.
تعزيز الأمن
إذا حافظت على حسابك خاليًا من البريد العشوائي ورسائل البريد الإلكتروني التي لا تهمك، فأنت تستثمر في أمانك، لأنك ستقوم بإزالة كل ما يمكن أن يكون مشبوهة أو يحتمل أن تكون خطيرة.
بالإضافة إلى ذلك، من خلال حذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة التي تحتوي على معلومات حساسة بانتظام، فإنك تقلل أيضًا من خطر وقوع هذه المعلومات في الأيدي الخطأ في حالة اختراق حسابك.
تقليص الفضاء
يشتمل حساب Gmail المجاني على 15 جيجابايت من مساحة التخزين المشتركة بين Gmail وDrive وصور Google. على الرغم من أنها تبدو كبيرة، إلا أنه يمكن استخدام هذه المساحة بشكل أسرع مما تتخيل، وبالتالي، فمن المستحسن أن تقوم من وقت لآخر بالتنظيف وترك مساحة للأشياء المهمة حقًا.
لا يستحق تراكم الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني التي لا قيمة لها، عندما يمكنك الاستفادة من هذه المساحة الحرة لحفظ مستندات عملك أو الفصل الدراسي في Drive.
كيف يمكننا تنظيف Gmail؟
الآن بعد أن عرفنا مدى فائدة أن يكون لديك حساب بريد إلكتروني نظيف ومرتب، دعونا نرى كيف يمكننا تحقيق ذلك.
1. احذف رسائل البريد الإلكتروني الكبيرة والقديمة
سنبدأ بحذف المعلومات التي لم تعد مفيدة لنا اليوم، وكذلك رسائل البريد الإلكتروني الثقيلة جدًا.
افتح حساب بريدك الإلكتروني وفي شريط البحث اكتب "الحجم: 10 ميجابايت"، ستظهر لنا تلك الرسائل التي تشغل أكثر من 10 ميغابايت. إذا كنت تريد أيضًا تطبيق معيار بحث مؤقت، فاستخدم هذه الأوامر:
- Senior_tan:1y
- old_tan:6 م
بهذه الطريقة يمكنك تحديد موقع رسائل البريد الإلكتروني الثقيلة التي تلقيتها منذ أكثر من عام أو أكثر من ستة أشهر. بعد ذلك، عليك فقط تحديد تلك التي لم تعد بحاجة إليها وحذفها مباشرة. إذا كانت أي من رسائل البريد الإلكتروني هذه تحتوي على مرفق قد تحتاجه، فقم بتنزيله وحفظه في Drive، ثم يمكنك حذف الرسالة.
2. قم بحذف رسائل البريد الإلكتروني والنشرات الإخبارية الترويجية
لقد قمنا جميعًا بالتسجيل في قوائم الاشتراك ثم تجاهلنا أيًا من رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلونها إلينا. والنتيجة هي أن Gmail الخاص بنا مليء بالرسائل التي لا قيمة لها.
لإزالتها، اكتب في شريط البحث "label:^smartlabel_promo"، ويمكنك أيضًا البحث باستخدام "unscribe" أو "newsletter". اغتنم الفرصة لإلغاء الاشتراك في النشرات الإخبارية التي لا تهمك و احذف جميع رسائل البريد الإلكتروني التي لا تحتاج إليها.
إذا كنت لا تريد أن يمتلئ حسابك الشخصي بهذا النوع من المحتوى، فيمكنك إنشاء حساب بريد إلكتروني مساعد واستخدامه للتسجيل في النشرات الإخبارية، وحتى للتسجيل على الشبكات الاجتماعية. إذن حسابك "الحقيقي"، هو الحساب الوحيد تستخدمه في اتصالاتك الشخصية أو العملية أو الأكاديمية ستكون أكثر أمانًا من هجمات القراصنة.
3. استخدم المرشحات والعلامات
لذلك، بمجرد تنظيف حسابك، لن تضطر إلى إجراء عملية التنظيف العميق هذه مرة أخرى في المستقبل، وتعتاد على استخدام المرشحات والعلامات التي تقوم بتقسيم المعلومات عند وصول الرسائل.
اتبع المسار: الإعدادات> عرض جميع الإعدادات > عوامل التصفية والعناوين المحظورة > إنشاء مرشح جديد.
أدخل المعلمات التي تعتقد أنها مناسبة لإنشاء عامل تصفية جديد. على سبيل المثال، استخدام كلمات رئيسية معينة أو إنشاء مرشح لرسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات كبيرة.
ثم حدد "تخطي من البريد الوارد" (لأرشفة المحتوى)، أو "تطبيق التصنيف" أو "حذف". سيؤدي هذا إلى اختفاء الرسائل الواردة تنظيم تلقائيا وفقا لما أشرت إليه.
على الرغم من أن الأمر قد يبدو معقدًا في البداية، إلا أنه في الواقع بسيط جدًا. نحن نشجعك على تجربته، لأنك ستلاحظ أنه يحسن إدارة بريدك الإلكتروني بسرعة وسيوفر لك الكثير من الوقت.
4. أرشفة رسائل البريد الإلكتروني لتنظيف Gmail
إذا لم تكن متأكدًا تمامًا مما إذا كنت تريد حذف رسالة بريد إلكتروني نهائيًا لأنك تعتقد أنك قد تحتاج إليها في المستقبل، فيمكنك تنظيف ملف معلومات حفظ البريد الوارد.
حدد رسائل البريد الإلكتروني التي لم تعد بحاجة إلى أن تكون في البريد الوارد الرئيسي وانقر على زر "الأرشيف". لن تتمكن من رؤيتها بعد الآن في المقدمة، ولكن سيتم أرشفتها تحت تصرفك ويمكنك الوصول إليها في أي وقت.
لا يؤدي هذا إلى تحرير مساحة في حسابك، ولكنه يقلل بشكل كبير من كمية المعلومات التي تراها عند فتح البريد الوارد الخاص بك ويساعدك على العمل بكفاءة أكبر. أكثر كفاءة وإدارة أفضل لاتصالاتك.
5. استخدم خيار "مسح المساحة".
لدى Gmail أداة خاصة به لمساعدتنا في توفير المساحة. في الشريط الجانبي الأيسر، انتقل إلى "التخزين"، حيث ستجد خيارًا يسمى "إدارة المساحة" أو "مسح المساحة". بالضغط عليها ستظهر لك رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات كبيرة ورسائل البريد الإلكتروني القديمة، وهي المعلومات التي يفسرها Gmail على أنها قابلة للحذف.
تحقق من رسائل البريد الإلكتروني التي تظهر في هذا القسم، وإذا كانت معاييرك تتطابق مع معايير تنظيف Gmail، فيمكنك حذفها جميعًا مباشرةً.