إذا كنت تعمل مع البيانات بشكل يومي، فستواجه عاجلاً أم آجلاً... ملف كسف وستحتاج إلى نقلها إلى جدول بيانات أنيق ومرتب. كيفية تحويل ملف CSV إلى Excel خطوة بخطوة الأمر ليس معقداً، ولكنه يحتوي على بعض الحيل لضمان صحة الأعمدة والعلامات التشكيلية والأرقام وعدم وجود مفاجآت غريبة.
في هذه المقالة سوف ترى جميع الطرق العملية لفتح ملفات CSV واستيرادها وتحويلها في برنامج Excel (والأدوات ذات الصلة من مايكروسوفت وجوجل)، وماذا تفعل عندما لا يكون الفاصل هو الفاصلة الكلاسيكية، وكيفية التعامل مع العناوين، وكيفية حفظ النتيجة بتنسيق XLSX دون فقدان أي شيء على طول الطريق.
ما هو ملف CSV بالضبط، ولماذا يسبب كل هذه المشاكل؟
ملف CSV (قيم مفصولة بفواصل) هو، في الأساس، ملف نصي عادي حيث يتم فصل البيانات في كل صف بحرفالفاصل المستخدم عادةً هو الفاصلة، مع إمكانية استخدام الفاصلة المنقوطة أو الشرطة المائلة أو غيرها من الفواصل. لا توجد تنسيقات أو ألوان أو صيغ معقدة: فقط نصوص وأرقام.
وهذا له ميزة واضحة واحدة: تتميز ملفات CSV بأنها خفيفة الوزن وعالمية، وتفهمها جميع التطبيقات تقريبًا.من قواعد البيانات إلى أنظمة الأتمتة، توفر هذه الأنظمة مجموعة واسعة من المزايا. ولكن ثمة عيبًا أيضًا: عند فتحها كما هي، يظهر نص يصعب قراءته. تظهر الحقول متتالية، مفصولة بفواصل أو فواصل منقوطة، بدلًا من أن تكون في أعمدة منظمة بدقة.
في كثير من الحالات، عند فتح ملف CSV في برنامج Excel، يتم عرض ما يلي: جميع البيانات في عمود واحد أو قد تختلط الأحرف التي تحتوي على علامات تشكيل أو رموز خاصة. لهذا السبب من المهم جدًا استخدام خيارات الاستيراد والتحويل الصحيحة، واختيار الفاصل المناسب وتشفير الملف (مثل Unicode UTF-8).
أيضا ، يجب أن تضع في اعتبارك ذلك عادةً ما يحتوي السجل الأول في ملف CSV على أسماء الأعمدة. (العناوين). شيء يمكن لبرنامج Excel أو Power Automate أو Power Query التعرف عليه للعمل بسهولة أكبر مع البيانات.
كيفية تحويل ملف CSV إلى Excel عن طريق فتحه مباشرة
إحدى أسرع الطرق لتحويل الملفات من صيغة CSV إلى صيغة Excel هي افتح ملف CSV مباشرة من داخل برنامج Excel. ثم قم بتحويل هذا النص إلى أعمدة بحيث يكون له تنسيق جدول البيانات النموذجي (الخلايا في الصفوف والأعمدة).
تُعد هذه الطريقة مفيدة للغاية عندما يكون لديك بالفعل ملف CSV محفوظ على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وتريد تحويله إلى مصنف Excel بتنسيق XLSX دون اللجوء إلى معالجات الاستيراد المتقدمة المعقدة.
الخيار الأول: افتح ملف CSV من مستكشف الملفات واستخدم "تحويل النص إلى أعمدة"
الطريقة الأولى تتكون من استورد ملف CSV مباشرة من مستكشف الملفات باستخدام برنامج Excelيكمن السر في تغيير نوع الملف إلى "جميع الملفات" بحيث يظهر ملف CSV في النافذة المفتوحة.
بمجرد تحديد موقع ملف CSV، افتحه باستخدام برنامج Excel. عادةً، عند القيام بذلك، ستجد كتلة نصية يصعب قراءتها حيث تُعرض جميع القيم بشكل متتابع في عمود واحد، مفصولة بفواصل (أو أي فاصل آخر يستخدمه الملف). بعبارة أخرى، لا توجد أعمدة منظمة بشكل جيد.
في كثير من الحالات سترى ذلك الصف الأول يتوافق مع العناوين (على سبيل المثال، الرقم التسلسلي، اسم الشركة، إلخ) وتحتوي الصفوف التالية على بيانات كل سجل. لكن كل شيء يبدو محصورًا في العمود أ، مما يجعل التعامل مع هذه المعلومات صعبًا للغاية.
للحصول على طاولة بحالة جيدة، الخطوة التالية هي حدد العمود الأول بأكمله من الورقة (حيث يتم لصق محتوى ملف CSV) واستخدم أداة "تحويل النص إلى أعمدة" في برنامج Excel. ستجدها في علامة التبويب "البيانات".
في معالج "تحويل النص إلى أعمدة"، يجب عليك اختيار الخيار "محدد"ثم انتقل إلى الخطوة التالية وحدد الفاصل الصحيح (على سبيل المثال، غيبوبة). عند انتهاء المعالج، سيقوم برنامج Excel تلقائيًا بفصل كل حقل إلى عموده المقابل وستحصل على جدول منظم بشكل مثالي.
بعد هذه العملية، ستكون البيانات لديك مُرتبة بالفعل في أعمدة وصفوف.جاهز للتصفية والفرز وتطبيق الصيغ أو التنسيق كجدول. من هنا، كل ما تبقى هو حفظ الملف بصيغة مصنف Excel (.xlsx) للاحتفاظ بجميع التغييرات.
الخيار الثاني: استيراد ملف CSV من ورقة فارغة
الخيار الثاني أكثر تنظيماً إلى حد ما منذ البداية، لأن تبدأ بجدول بيانات فارغ ومن هناك تقوم باستدعاء ملف CSV باستخدام أدوات استيراد البيانات في برنامج Excel.
في ورقة جديدة، انتقل إلى علامة التبويب "البيانات"ستجد الخيار ضمن قسم "الحصول على البيانات وتحويلها". "من ملف نصي/CSV".
سيؤدي النقر على هذا الخيار إلى فتح نافذة لك لـ حدد ملف CSV من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.بمجرد تحديد الملف، سيعرض برنامج Excel لوحة تحتوي على معاينة للبيانات والعديد من الخيارات لتعديل كيفية تفسيرها.
في هذه اللوحة يمكنك اختر الفاصل الذي يستخدمه الملف (الفاصلة، الفاصلة المنقوطة، علامة الجدولة، إلخ)، بالإضافة إلى نوع اكتشاف البيانات وتشفيرها. إنه عملي للغاية لأنه أثناء اختيار الفاصل، يمكنك رؤية شكل الأعمدة في الأسفل.
بمجرد الانتهاء من إعداد كل شيء، يمكنك النقر على "حمولة" لإدراج الجدول مباشرةً في جدول البيانات. بهذه الطريقة، سيتم تحويل ملف CSV إلى نطاق بيانات أو جدول Excel، مع محاذاة مثالية وأعمدة محددة بوضوح.
بالإضافة إلى تحميل البيانات كما هي، لديك الخيار المتاح "تحويل البيانات"يؤدي هذا إلى فتح محرر Power Query. ومن هناك، يمكنك إجراء تعديلات أكثر تقدماً قبل إرسال الجدول إلى جدول البيانات.
استيراد ملفات CSV باستخدام Power Query: تحويل البيانات قبل استيرادها إلى Excel
Power Query هي أداة مضمنة في Excel تتيح لك استيراد البيانات وتنظيفها وتحويلها من مصادر متعددةيشمل ذلك ملفات CSV وقواعد البيانات وصفحات الويب وحتى الخدمات السحابية. إذا كنت تعمل مع كميات كبيرة من المعلومات، فسيوفر لك ذلك الكثير من الوقت.
عند استيراد ملف CSV، يمكنك اختيار الخيار التالي: "تحويل البيانات" بدلاً من "تحميل"يفتح محرر Power Query. هناك يمكنك رؤية البيانات من الملف في جدول، ويمكنك تطبيق خطوات التحويل التي يتم تسجيلها تلقائيًا.
من بين الإجراءات الأكثر شيوعًا ما يلي: قم بإزالة الصفوف أو الأعمدة التي لا تحتاجها.على سبيل المثال، العناوين المكررة، والأعمدة المساعدة التي لا تساهم بشيء، أو الصفوف الفارغة التي تعيق التحليل فقط.
يمكنك أيضا قم بتصفية المعلومات للاحتفاظ بالبيانات ذات الصلة فقط.يمكن القيام بذلك عن طريق قيم محددة، أو نطاقات تواريخ، أو نص يحتوي على مصطلح معين أو لا يحتوي عليه، وما إلى ذلك. وهذا مفيد بشكل خاص عندما يكون ملف CSV الأصلي ضخمًا ولا تهتم إلا بجزء منه.
ومن الميزات الأخرى المفيدة في Power Query القدرة على اختر الأعمدة التي تريد عرضها والأعمدة التي تريد إخفاءهابنقرتين فقط، يمكنك جعل الجدول أكثر وضوحًا، والتركيز على ما تحتاجه حقًا لتقاريرك أو تحليلاتك.
لوحة "الخطوات المطبقة"، والتي توجد عادةً على الجانب الأيمن من المحرر، تسجل جميع التحويلات التي تجريها على البياناتإذا ارتكبت خطأً في أي وقت أو غيرت رأيك، يمكنك حذف خطوة واحدة أو أكثر وسيتم إعادة حساب الجدول تلقائيًا.
فوائد الاستيراد من ملف CSV بدلاً من النسخ واللصق
تتيح وظائف الاستيراد في Excel وPower Query قم بتحميل ملف CSV كامل دفعة واحدة دون الحاجة إلى نسخ ولصق كل جزء من البيانات على حدة. وهذا يقلل بشكل كبير من احتمالية الخطأ البشري.
علاوة على ذلك، من خلال تحويل ملف CSV إلى Excel بشكل صحيح، يمكنك استفد من جميع أدوات التحليل في جدول البياناتالجداول المحورية، والرسوم البيانية، والفلاتر المتقدمة، والصيغ، والتنسيق الشرطي، وما إلى ذلك. وهكذا يصبح ملف نصي بسيط مورداً قوياً لاتخاذ القرارات.
يمكنك الاستيراد ليس فقط من ملفات CSV. يوفر برنامج Excel أيضًا خيارات لربط الملفات والعمل مع البيانات الخارجيةمثل صفحات الويب، وجداول بيانات Excel الأخرى، وقواعد البيانات، والخدمات السحابية مثل Azure، والعديد من المصادر الأخرى. كل هذا مُدمج في نفس سير عمل "الحصول على البيانات وتحويلها".
هذا النظام البيئي يجعل من الممكن بناء تقارير آلية يتم تحديثها بنقرة واحدة، بدءًا من مصادر بيانات متعددة. بما في ذلك ملفات CSV الكلاسيكية التي يرسلها إليك الموردون أو العملاء أو التطبيقات الخارجية.
إذا كنت مهتمًا بالارتقاء بمستواك في اللعبة، فهذه فكرة جيدة دائمًا. تدريب على برنامج إكسل (من الأساسيات إلى المستويات المتقدمة) وفي أدوات مثل Power Query أو وحدات الماكرو، خاصة إذا كان عملك مرتبطًا ارتباطًا وثيقًا بتحليل البيانات أو أتمتة المهام اليومية.
تحويل ملفات CSV إلى Excel باستخدام Power Automate Desktop
عندما تحتاج بشكل متكرر إلى تحويل ملفات CSV إلى Excel، فإن القيام بذلك يدويًا مرارًا وتكرارًا قد يكون أمرًا شاقًا للغاية. وهنا يأتي دور [الحل]. أداة Power Automate Desktop من مايكروسوفت لأتمتة العملياتمما يسمح لك بإنشاء سير عمل لفتح الملفات ومعالجتها وحفظها تلقائيًا.
تتمثل إحدى نقاط قوة برنامج Power Automate Desktop في قدرته على العمل مباشرة مع ملفات CSV المفصولة بفواصل أو علامات جدولة، باستخدام إجراء "بدء تشغيل Excel" ضمن سير عمل سطح المكتب.
نفّذ إجراء "بدء تشغيل Excel" في سير العمل
للبدء، يجب عليك فتح برنامج Power Automate Desktop و ابدأ سير عمل جديد على سطح المكتب أو عدّل سير عمل موجود.من لوحة الإجراءات، الموجودة عادةً على اليسار، يمكنك سحب وتكوين الخطوات التي ستشكل عملية التشغيل الآلي.
ستجد ضمن فئات الأسهم قسمًا مخصصًا لـ Excelستجد هناك إجراء "بدء تشغيل Excel"، والذي يمكنك إضافته إلى التدفق عن طريق النقر المزدوج عليه أو سحبه إلى لوحة التصميم.
من خلال ضبط "بدء تشغيل Excel" يمكنك اختر ما إذا كنت تريد فتح نسخة مرئية أو نسخة تعمل في الخلفية من برنامج Excelبالإضافة إلى خيارات أخرى تتعلق بكيفية إدارة التطبيق أثناء تنفيذ التدفق. بمجرد تحديد المعلمات، يمكنك حفظ الإعدادات لمتابعة التصميم.
الخطوة التالية عادة ما تكون القيام بإجراء آخر لـ افتح مستند Excel فارغًاحيث ستنتهي بتفريغ محتويات ملف CSV بعد تحويلها بالفعل إلى جدول، باستخدام إجراءات محددة لكتابة البيانات في الخلايا.
احفظ النتيجة كملف XLSX باستخدام "إغلاق برنامج Excel".
بمجرد وضع بيانات CSV في جدول البيانات باستخدام سير عمل Power Automate، فقد حان الوقت لـ احفظ مصنف Excel هذا كملف بامتداد .xlsxوللقيام بذلك، يتم استخدام إجراء "إغلاق برنامج Excel".
في إعدادات "إغلاق Excel"، يمكنك تحديد حفظ المستند، والأهم من ذلك، اختر خيار "حفظ المستند باسم"يحدد هذا كلاً من اسم ومسار الملف النهائي وتنسيق الإخراج.
في حقل التنسيق، يجب عليك تحديد "ملف إكسل (.xlsx)"وبهذه الطريقة تضمن أن يكون الملف الناتج ملف Excel حديث، مع جميع إمكانيات التنسيق والصيغ والميزات الأخرى لهذا النوع من المصنفات.
وبالتالي، مع وجود تدفق مصمم جيداً، يمكنك أتمتة عملية تحويل ملف CSV واحد أو أكثر إلى Excel. دون تدخل يدوي. وهذا مثالي للعمليات المتكررة أو كميات كبيرة من المعلومات التي تصل يومياً أو أسبوعياً.
كيفية التعامل مع ملفات CSV المفصولة بفواصل منقوطة في Power Automate
لا تستخدم جميع ملفات CSV الفاصلة كفاصل. في العديد من البلدان والمناطق، الحرف الذي يفصل بين الحقول هو الفاصلة المنقوطة (;)قد يتسبب هذا في مشاكل إذا افترضت الأداة أن الفاصل سيكون دائمًا فاصلة.
في برنامج Power Automate Desktop، يتعامل إجراء "بدء تشغيل Excel" مع ملفات CSV بشكل جيد. مفصولة بفاصلة أو علامة جدولةومع ذلك، قد تكون هناك حاجة إلى نهج مختلف عندما يستخدم الملف الفاصلة المنقوطة كفاصل للحقول.
لحل هذه المشكلة، يُنصح بما يلي: استخدم إجراء "القراءة من ملف CSV"يتيح لك هذا الإجراء تحديد حرف الفصل المستخدم بشكل صريح، وهو أمر مثالي لحالة الفواصل المنقوطة.
عند إعداد "القراءة من ملف CSV"، ستتمكن من تحديد الخيارات المتقدمة فاصل مصمم خصيصًاهناك، ما عليك سوى إدخال الحرف ";" لإخبار التدفق بأن الحقول في كل صف مفصولة بفاصلة منقوطة.
علاوة على ذلك ، إذا يحتوي السطر الأول من ملف CSV على أسماء الأعمدة (أي العناوين)، هناك خيار محدد يُسمى شيئًا مثل "السطر الأول يحتوي على أسماء الأعمدة" يجب تفعيله. بهذه الطريقة، سيحتوي جدول البيانات الناتج على عناوين مرتبطة بشكل صحيح.
بعد قراءة ملف CSV بهذا التكوين، يمكن أن يستمر سير العمل بإجراءات Excel لـ انسخ الجدول إلى جدول بيانات واحفظه بصيغة .xlsx، كما هو موضح في حالة الملفات المفصولة بفواصل.
استورد ملفات CSV إلى Excel من قائمة ملف > استيراد
تُقدّم بعض إصدارات وتكوينات برنامج Excel (والبيئات المشابهة مثل جداول بيانات Google) سير عمل يعتمد على "ملف > استيراد"، والذي يرشد المستخدم خطوة بخطوة في اختيار نوع الملف وميزات الاستيراد.
إذا لم يتعرف برنامج Excel على ملف CSV بشكل صحيح عند فتحه، يمكنك إنشاء مصنف جديد، انتقل إلى ملف> استيراد ثم اختر تنسيق "ملف CSV" كمصدر للبيانات. هذه طريقة سهلة نسبياً لضمان تفعيل المعالج.
في معالج الاستيراد، بعد اختيار CSV، سيُطلب منك حدد الملف المطلوب من مستكشف الملفاتعند القيام بذلك، ستظهر شاشات مختلفة لاختيار كيفية قراءة كل حقل وكيفية تفسير الأحرف.
أحد الإعدادات الرئيسية هو تحديد نوع الملف هو "محدد" وحدد مصدر الملف على أنه "Unicode (UTF-8)". هذه النقطة بالغة الأهمية إذا كنت تريد أن يتعرف برنامج Excel بشكل صحيح على الأحرف المُشكّلة، وعلامات المد، وغيرها من الأحرف الخاصة باللغة، مع تجنب الرموز غير المألوفة.
في المرحلة التالية، يتم اتخاذ القرار الفاصل الرئيسيعلى سبيل المثال، الفاصلة المنقوطة. بمجرد تحديدها، ستظهر المعاينة الأعمدة مفصولة بالفعل. يمكنك أيضًا ضبط تنسيقات الأعمدة الفردية، مثل التعامل مع حقول معينة (مثل الرموز الشريطية) كنص حتى لا يقوم Excel بتعديلها أو إزالة الأصفار البادئة.
وأخيرًا، ستتمكن من تحديد ما إذا كان ينبغي أن تكون البيانات أدرج في ورقة موجودة أو ورقة جديدةبالنقر فوق "موافق"، سيكمل برنامج Excel عملية الاستيراد وسيتم تحويل ملف CSV إلى جدول جاهز للعمل معه وحفظه كمصنف Excel.
كما ترى ، هناك العديد من الطرق للقيام بذلك قم بتحويل ملف CSV إلى Excel خطوة بخطوة دون فقدان أي معلومات. سواءً يدويًا أو تلقائيًا. بفهم خيارات الفواصل، والبرمجة الصحيحة، وأدوات مثل Power Query أو Power Automate، يصبح من الأسهل بكثير تجنب مشاكل الأعمدة المختلطة، أو علامات التشكيل المعروضة بشكل غير صحيح، أو البيانات غير المنظمة. ويمكنك ترك جداولك جاهزة للعمل عليها دون أي عناء.
