يمكنك القول أن التصميم الجديد لبرنامج Microsoft Planner موجود بالفعل "في الفرن". ما زلنا لا نعرف متى سيكون رسميًا، ولكن لقد أكدت Microsoft بالفعل أن الأخبار المثيرة للاهتمام قادمة. أحد أهمها هو أن هذه الأداة ستحتوي على تقنية الذكاء الاصطناعي (AI).
في الواقع، يمكن أن يكون التجديد عميقًا جدًا من الممكن أن ينتهي الأمر بتغيير اسمها. دعونا نرى بمزيد من التفصيل ما تقدمه لنا هذه الأداة وما يمكن أن نتوقعه من التصميم الجديد.
أداة مايكروسوفت للتعاون وإدارة المهام
من بين التطبيقات الإنتاجية ل Microsoft 365 نجد المخطط، أداة مصممة ل تسهيل تعاون الفريق وإدارة المهام على المستوى الفردي والجماعي.
من خلاله يمكننا تخطيط المهام، وتتبع تقدمها، و التعاون بسهولة مع الآخرين.
إذا لم تكن قد جربته بعد وتتساءل عن سبب شعبيته، فإليك بعض الأسباب:
- لوحات مرئية. يتم تجميع المهام في لوحات مرئية، لذلك من السهل الحصول على فكرة عن حالة كل مهمة. فهو يخبرنا عن تلك التي لا تزال معلقة، وتلك التي هي قيد التقدم، وتلك التي تم الانتهاء منها. عند العمل كفريق، هذا إنه مفيد بشكل خاص لتبسيط التعاون.
- إنشاء وتوزيع المهام. يمكن لكل مستخدم إنشاء المهام وتعيينها لعضو آخر في الفريق. انها تيo يسهل بشكل كبير توزيع العمل ويساعد الجميع على أن يكونوا واضحين بشأن ما يجب عليهم القيام به.
- قوائم المراجعة والأوصاف. في كل مهمة يمكننا إضافة قائمة تفصيلية بالعناصر التي يجب إكمالها. على سبيل المثال، الأقسام المحددة التي نريد ظهورها ضمن التقرير.
- طرق العرض والمرشحات. يمكن للمستخدمين تقسيم المعلومات بالطريقة الأكثر فائدة لهم. على سبيل المثال، تجميع المهام حسب تاريخ الاستحقاق، حسب حالة التقدم، أو حسب المهمة.
- إشعارات ومن أعظم مميزاته أنه يرسل لنا إشعارات وتذكيرات بشأن المهام المعلقة لدينا. ويعلمنا أيضًا بحالة تقدم المهام. وهكذا لا يضيع أحد، و كل فرد في الفريق يعرف مكان وجود الجميع.
إلى كل هذا يجب أن نضيف أنه يمكننا العمل مع لوحات مختلفة في نفس الوقت. بهذا الشكل، لقد قمنا بتنظيم المعلومات المتعلقة بكل مشروع بشكل مستقل، وتقل فرص الخطأ أو تكرار المهام.
وكما يمكنك أن تتخيل، فهو متكامل تمامًا مع Microsoft 365، لذا فهو يتيح لنا الوصول إلى التطبيقات والخدمات الأخرى مثل Outlook وTeams وSharePoint.
ما الجديد في تصميم Microsoft Planner الجديد؟
لقد كانت Microsoft دائمًا شركة رائدة عندما يتعلق الأمر بأتمتة المكاتب، وهي حاضرة من خلال برامج مثل Word أو Excel في الشركات حول العالم. لذلك، ليس من المستغرب أنها اختارت في السنوات الأخيرة تعزيز أدواتها المرتبطة بمنظومة العمل، مثل Planner.
مخطط + مساعد طيار
ومن خلال المعلومات التي تم تسريبها تمكنا من معرفة ذلك سيكون لـ Copilot حضور في الإصدار الجديد من Planner. أي أننا سنكون قادرين على الاستفادة من جميع مزايا الذكاء الاصطناعي في هذه الأداة.
هذه خطوة أخرى للتقدم في الهدف الذي لديك مايكروسوفت تركز الذكاء الاصطناعي الخاص بها على بيئة العمل وتحسين الإنتاجية. وبالتالي يميز نفسه عن الذكاء الاصطناعي الآخر.
دوره في Planner لم يتم اكتشافه بعد، ولكنويبدو أنه يشير إلى أنه سيساعد المستخدمين على إنشاء مشاريع جديدة وتنظيم المهام بطريقة أكثر كفاءة وأسرع. في الواقع، مع تقدم المشروع، يمكن أن يقترح مساعد الطيار مهامًا جديدة لأداءها أو إضافة أهداف جديدة إلى العمل.
ما ينتظرنا هو الدمج بين تطبيق To Do وMicrosoft Project، بالإضافة إلى كافة الميزات التي يتمتع بها Planner حاليًا، والتحسينات التي يمكن أن تأتي من مساعد الطيار.
النسخة الجديدة من سيظهر Planner لأول مرة على Microsoft Teams في ربيع عام 2024، وبعد بضعة أشهر سيتم إطلاق خدمة الويب الجديدة الخاصة بك.
نصائح لتحقيق أقصى استفادة من Microsoft Planner
سيأتي التصميم الجديد لبرنامج Microsoft Planner مزودًا بالعديد من الميزات الجديدة. للحصول على أقصى استفادة منهم، من الأفضل أن تعرف هذه الأداة بعمق وتستخرج كل ما هو ممكن وظائفها الحالية. للقيام بذلك، يمكنك تطبيق هذه النصائح:
التخطيط الفعال
قبل البدء في استخدام التكنولوجيا، قم بالتخطيط الأساسي لمشروعك بمساعدة القلم الرصاص والورق. تحديد الأهداف والمهام المطلوب تنفيذها ومواعيد التسليم.
مع هذا واضح، الآن يمكنك البدء في إنشاء لوحاتك وتنظيم المعلومات أفضل طريقة ممكنة.
إنشاء لوحات لكل مشروع أو مشروع فرعي
إذا كان لديك عدة مشاريع قيد التنفيذ، أو مشروع كبير جدًا سوف تقوم بتقسيمه إلى عدة أجزاء، إنشاء لوحات مختلفة لتنظيم المعلومات. سيسمح لك ذلك بالحصول على رؤية واضحة ومنفصلة لما يجب القيام به في جميع الأوقات، وسيمنعك من الخلط.
اسناد المهمات
استفد من هذه الوظيفة لتعيين مهام محددة لأعضاء مختلفين في الفريق. هذا يضمن تقدمًا أسرع، كما يساعدك على قياس أداء من يعملون معك.
تحديد تواريخ انتهاء الصلاحية
إذا كنت تريد إنجاز العمل بسرعة، حتى لو كنت لا تتعاون مع أي شخص وتعمل بشكل فردي، تحديد مواعيد الاستحقاق لكل مهمة. هذه طريقة بسيطة "لممارسة الضغط" والتأكد من عدم وجود أي تأخير أو اندفاع في اللحظة الأخيرة.
الاستفادة من قوائم المراجعة
إذا كانت المهمة معقدة، استخدم هذه القوائم لتحديد الخطوات التي يجب اتخاذها لإنهائها. وهذا يجعل العمل أسهل والتقدم في المهمة بشكل أسرع.
سيصل التصميم الجديد لبرنامج Microsoft Planner قريبًا، وهونحن على يقين من أنه سيجعل هذه الأداة أكثر فائدة وعملية. وفي غضون ذلك، لا تفوت الفرصة للاستفادة من جميع ميزاته وتحسين إنتاجيتك.