هل شعرتَ يومًا بالانزعاج عندما ينتهي بك الأمر بصفحة فارغة تقريبًا في مستند Word الخاص بك لمجرد وجود بعض الأسطر غير المكتملة؟ هذه المشكلة أكثر شيوعًا مما تظن، ولحسن الحظ، يوفر Microsoft Word ميزة مصممة لحلها: تقليص صفحة واحدةعلى الرغم من أنها ليست الأداة الأكثر وضوحًا، إلا أنها منقذ حقيقي في العديد من المناسبات عندما نحتاج بشكل عاجل إلى توفير الورق أو إعطاء نصنا لمسة احترافية.
في هذا المقال نشرح كل ما تحتاج إلى معرفته حول تقليص صفحة واحدة في Word: ما هو بالضبط، وكيف يعمل في الواقع، وكيفية إضافته إلى شريط أدوات الوصول السريع، والسيناريوهات التي يمكنه أن يوفرها لك، وفوق كل ذلك، حدود هذا المألوف القديم في Word.
ما هو Shrink One Page في Word وما هو استخدامه؟
تقليص صفحة واحدة، تمت ترجمته في بعض الإصدارات إلى "تصغير الصفحة"، هو أمر Word الذي ضبط حجم النص ومساحة المستند للتخلص من صفحة إضافية، عادةً في الحالات التي يتبقى فيها عدد قليل من الأسطر يتيمة في الصفحة الأخيرة.
العملية بسيطة جدا: يؤدي تقليص الصفحة الواحدة إلى تقليل حجم الخط وفي بعض الأحيان تقليل المسافة بين السطور في المستند بأكمله، بحيث يتسع النص الزائد قليلاً في نهاية الصفحة السابقة. على سبيل المثال، في مستند من صفحتين بثلاثة أسطر فقط في الصفحة الثانية، تُعدّل هذه الميزة كل ما يلزم للحصول على صفحة واحدة مُدمجة وواضحة.
لقد كانت "خدعة نجمية" في الإصدارات القديمة من Microsoft Word، ورغم أنها لا تظهر للوهلة الأولى الآن، لا يزال متاحًا ضمن الأوامر المتقدمةإنه مفيد بشكل خاص عندما لا تريد إزعاج نفسك بضبط الهوامش أو المسافات أو أحجام الخطوط يدويًا.
كيفية إضافة واستخدام ميزة تقليص صفحة واحدة في Word
القيادة تقليص صفحة واحدة لا يكون عادةً مرئيًا على الشريط أو القوائم الرئيسية، ولكن يمكنك إضافته بسهولة إلى شريط أدوات الوصول السريعبهذه الطريقة، سيكون هذا الزر في متناول يدك دائمًا عند فتح Word. الخطوات كالتالي:
- انقر على السهم لأسفل التي تظهر في أعلى البرنامج، بجوار شريط أدوات الوصول السريع (عادةً فوق قائمة الملف).
- حدد الخيار المزيد من الأوامر في القائمة المنسدلة.
- عند فتح نافذة التكوين، حدد جميع الأوامر في القائمة المنسدلة "الأوامر المتوفرة في" أو "اختيار الأوامر من".
- ابحث في القائمة عن الأمر تقليص صفحة واحدة (في بعض مستندات Word الإسبانية قد يطلق عليه "تقليص الصفحة").
- مع تحديد الأمر، انقر فوق الزر إضافة لنقله إلى شريط الوصول السريع.
- اضغط على استعرضسيظهر الزر كأيقونة جديدة بجوار الأوامر المعتادة.
بمجرد الإضافة، عليك فقط انقر فوق الرمز وسيقوم Word بتعديل المستند. إذا لم تعجبك النتيجة، يمكنك التراجع عن الإجراء فورًا باستخدام CTRL + Z (مهم جدًا إذا لم تقم بحفظ التغيير بعد).
ما هي التغييرات التي يقوم بها Shrink One Page على المستند؟
يمكن أن تمر التفاصيل الداخلية لـ Shrink One Page دون أن يلاحظها أحدولكن من المهم فهم التعديلات التي يقوم بها لتوقع الآثار الجانبية المحتملة على تنسيق كتابتك.
هذه الوظيفة يقلل حجم الخط في المستند بأكمله بالتساويعلى سبيل المثال، إذا كان حجم النص الرئيسي ١٢، فمن الشائع جدًا أن يتغير تلقائيًا إلى ١١ أو حتى إلى رقم عشري متوسط. علاوة على ذلك، في بعض الحالات، يضبط تباعد الأسطر بشكل طفيف، مما يمكنه ضغط المحتوى بشكل أكبر.
ماذا لو كان لديك أنماط خطوط مختلفة في نفس المستند؟ تتكيف الوظيفة مع كل نوع خط على حدة، لذا لن يترك أي جزء دون تعديل. لا يُجري أي تغييرات "سحرية" أو يحذف أي محتوى؛ بل يضغط النص فقط ليناسب الحجم المناسب.
إنه مفيد جدًا لأنه لا يتعين عليك النضال من أجل تغيير الهوامش، أو فواصل الصفحات، أو حذف الجمل يدويًا.كل شيء يحدث في وقت واحد، وفي أغلب الأحيان، بشكل غير محسوس لأي شخص يقرأ الوثيقة النهائية.
المزايا الرئيسية والقيود والاحتياطات
كما هو الحال مع أي وظيفة أوتوماتيكية، يعد تقليص الصفحة الواحدة مفيدًا جدًا… ولكن هناك عدة جوانب يجب مراعاتها لتجنب المفاجآت غير السارة. إليك ملخص لأهم نقاط القوة والضعف:
- المزايا: يتيح لك حفظ الصفحة فورًا ودون تعقيدات. يمكنك التراجع عنها بسهولة. إنه مثالي للمستندات القصيرة والنصوص الخالية من العناصر المعقدة.
- محددات: لا يميز بين مناطق الوثيقة، لذا ضبط حجم الخط في جميع أنحاء النصفي المستندات الطويلة أو التي تحتوي على رسومات وجداول وتنسيقات خاصة، قد يؤدي هذا إلى تغييرات ملحوظة للغاية.
- الاحتياطات: إذا كانت مستندك يحتوي على إرشادات صارمة للغاية (مثل الأوراق الأكاديمية، أو الوثائق القانونية، أو المناقصات)، فقد لا يُسمح لك بتقليل حجم الخط تحت أي ظرف من الظروف. وإذا حفظت المستند وأغلقته بعد تطبيق الميزة، فسيكون التراجع عن التغييرات أكثر تعقيدًا.
- إن تقليص الصفحة الواحدة ليس حلاً يناسب الجميعإنها أداة "تقريبية" مصممة لحالات محددة للغاية. في العديد من السياقات، يُفضل اللجوء إلى تعديلات أخرى أكثر دقة، والتي سنشرحها في القسم التالي.
بدائل لتقليص صفحة في Word بشكل أكثر دقة
إذا كنت تريد تحقيق نفس تأثير حذف صفحة واحدة، ولكن تفضل عدم تغيير تنسيق المستند بالكاملهناك طرق عديدة لتوفير المساحة عند الحاجة فقط. إليك بعض الحيل والتعديلات البسيطة التي يمكنك تجربتها قبل اللجوء إلى تقليص حجم الصفحة الواحدة:
1. ضبط الهوامش العلوية والسفلية
أنت تقليل الهامش العلوي أو السفلي قليلاً من قائمة تخطيط الصفحة. تغيير بسيط (من ٢٫٥ إلى ٢ سم مثلاً) يكفي عادةً لإضافة بضعة أسطر دون أن يلاحظ أحد.
2. تقليل المسافة قبل وبعد الفقرات الأخيرة
قم بمراجعة الفقرات الأخيرة من الوثيقة. قم ببساطة بتقليص المسافة قبل أو بعد الفقرات الأخيرة بنقطة أو نقطتين. بحيث يشغل النص مساحة أقل عموديًا. بهذه الطريقة، يمكنك الانتقال من صفحة إضافية إلى محاذاة كل شيء بدقة.
3. مراجعة العناوين والعناوين الفرعية
غالبًا ما تضيف أنماط Word الافتراضية قدرًا كبيرًا من المساحة قبل العناوين وبعدها. يقلل المساحة في الرؤوس في نهاية المستند لضغط المحتوى دون التأثير على النص بأكمله.
4. تقليل حجم الصور والرسوم البيانية والجداول
وفي العديد من التقارير والنصوص، الصور أو الجداول تشغل مساحة إضافية في النهاية. إذا استطعت تقليلها ولو قليلاً، فستحصل على مساحة كافية للتخلص من الصفحة الإضافية.
5. استخدم وظيفة "إظهار الكل"
لا تقلل من أهمية أداة "إظهار الكل" (رمز الفقرة) اكتشاف القفزات غير الضرورية أو المساحات الفارغة أو العلامات غير المرئية في نهاية المستند. غالبًا ما يؤدي فاصل فقرة إضافي إلى صفحة فارغة يمكنك حذفها يدويًا.
6. تفعيل الرقابة على الأرامل والأيتام
يمنع خيار الأرامل والأيتام في Word ترك سطر واحد فقط من الفقرة في بداية الصفحة أو نهايتها. قم بتفعيلها من قائمة الفقرة وضبط اعداداتها حتى لا تولد الفقرات الأخيرة صفحات أكثر من اللازم.
7. تحقق من وجود أسطر يتيمة في الفقرات الأخيرة
تحقق فيما لو بعض الفقرات تحتوي على كلمة أو كلمتين فقط في السطر الأخيرفي بعض الأحيان، إعادة كتابة جملة أو إزالة كلمة زائدة تكون كافية لحفظ سطر، وبالتالي صفحة كاملة.
نصائح مفيدة للعمل بأمان مع Shrink One Page
يتطلب استخدام هذه الميزة بشكل صحيح اتخاذ بعض الاحتياطات لتجنب المفاجآت غير السارة، خاصة مع المستندات المهمة:
- احفظ دائمًا نسخة من المستند قبل تطبيق أي تغييرات عالمية.بهذه الطريقة يمكنك استعادة الملف إذا كانت النتيجة غير مرضية.
- يرجى ملاحظة متطلبات التنسيق (حجم الخط، الهوامش، نوع الخط) إذا كان يجب على المستند أن يتوافق مع أي معايير صارمة.
- بعد تطبيق Shrink One Page، التحقق من كل شيء من الأعلى إلى الأسفلقد تكون هناك تغييرات في الترقيم الصفحي، أو فواصل الأقسام، أو حتى الجداول، والمخططات، والقوائم.
- يمكنك التراجع عن التغيير باستخدام Ctrl + Zولكن إذا حفظته وأغلقته بعد تطبيقه، فسيكون من الصعب جدًا التراجع عنه. لذلك، يُفضل اختباره قبل إغلاق الملف.
الوظيفة تقليص صفحة واحدة لا تزال هذه الطريقة مفيدة وسريعة لإزالة الصفحات الزائدة من المستندات القصيرة، خاصةً عند وجود بضعة أسطر متفرقة في الصفحة الثانية. مع ذلك، فهي ليست الأداة الأنسب للنصوص الطويلة والمعقدة أو النصوص ذات متطلبات التنسيق الصارمة. إذا كنت تستخدمها، فاستخدمها بحكمة واجمع بين البدائل الموصى بها لتحقيق أقصى قدر من النتائج.
