أصبح دمج Microsoft 365 في عمليات الموافقة على المحتوى ونشره أمراً ضرورياً لأي مؤسسة تسعى للعمل بمرونة وأمان وتنسيق فعّال . فاليوم، باتت المستندات ورسائل البريد الإلكتروني والنماذج والمهام التعاونية جزءاً لا يتجزأ من كل شيء تقريباً، وإذا لم تكن هذه العمليات مؤتمتة، فسيُهدر وقت كبير وتزداد الأخطاء.
بفضل أدوات مثل Power Automate و SharePoint و Teams و Outlook و Forms و Dataverse ، أصبح من الممكن إعداد سير عمل موافقة قوي للمستندات وطلبات الإجازات والفواتير والعقود أو محتوى الويب، مع إشعارات البريد الإلكتروني و Teams، ومرفقات لا تتلف، وإمكانية تتبع كاملة من النقرة الأولى إلى النشر النهائي.
ما هي آلية الموافقة في مايكروسوفت 365؟
إن سير عمل الموافقة هو سلسلة من الإجراءات التي تبدأ عند حدوث حدث معين (على سبيل المثال، إرسال نموذج أو إنشاء عنصر في SharePoint) ويوجه العملية الكاملة لمراجعة هذا المحتوى واتخاذ القرار بشأنه: الطلب، الموافقة أو الرفض، الإشعارات، تحديثات الحالة، والنشر إن وجد.
في بيئة مايكروسوفت 365، يُعدّ Power Automate المحرك الذي يُنسّق هذه العمليات . ومن خلاله، يمكنك ربط خدمات مثل SharePoint وDynamics 365 وSalesforce وOneDrive للأعمال أو التعليم وZendesk وWordPress وغيرها الكثير، بحيث لا تعتمد منطق الأعمال على إجراءات يدوية متفرقة، بل على قواعد واضحة وقابلة للتكرار.
تسمح هذه الأنواع من سير العمل، على سبيل المثال، بعدم دخول تغيير في سجل حساس حيز التنفيذ حتى يوافق عليه آخر شخص في السلسلة: إذا قام شخص ما بتعديل الحد الائتماني للعميل أو سعر منتج، فإن القيمة الجديدة "معلقة" داخل سير العمل حتى يتم الانتهاء من الموافقة.
تتراوح وظائف منطق الأعمال التي يمكنك تطبيقها بين إضافة وتحديث البيانات الأساسية (العملاء، والموردين، والمنتجات، والحسابات المحاسبية) إلى إنشاء مستندات الشراء والبيع، وتسجيل قيود اليومية المالية ، وإنشاء مستخدمين جدد وتعديل صلاحياتهم. ويتم كل ذلك مع سجل واضح يوضح من وافق على ماذا ومتى.
بحسب احتياجاتك، يمكنك تصميم مسارات موافقة متسلسلة أو متوازية . في الموافقة المتسلسلة، ينتقل الطلب من شخص لآخر فقط بعد موافقة الشخص السابق. إذا رفضه أحدهم، تتوقف العملية عند هذه النقطة. أما في الموافقة المتوازية، فيُرسل الطلب في وقت واحد إلى عدة مُوافقين، ولا يكتمل مسار العمل إلا بعد أن يتخذ الجميع قرارهم.
يُعدّ برنامج Power Automate العمود الفقري لعمليات الموافقة.
يُعدّ Power Automate أداة الأتمتة الأصلية في Microsoft 365، والتي تُمكّنك من إنشاء مهام سير العمل دون الحاجة إلى كتابة أكواد معقدة. ببضع نقرات فقط، يمكنك إنشاء مهام سير عمل تتفاعل مع الأحداث في نماذج Microsoft، وSharePoint، وOutlook، وTeams، وDataverse، أو تطبيقات أخرى، وإدارة دورة الموافقة بالكامل.
الإجراء الرئيسي في هذه الحالات هو "الموافقات - بدء وانتظار الموافقة" . يؤدي إضافته إلى سير العمل الخاص بك إلى إنشاء طلب موافقة تلقائيًا يظهر في مركز موافقات Power Automate، وفي تطبيق Power Automate للهواتف المحمولة، ويمكنه أيضًا إرسال إشعارات عبر البريد الإلكتروني وTeams.
باستخدام هذا الإجراء يمكنك إنشاء تدفقات متنوعة للغاية: الموافقة على الفواتير، وأوامر العمل، وعروض أسعار المبيعات ، وطلبات الإجازات، والعمل الإضافي، وخطط السفر، أو أي عملية داخلية تحتاج إلى "نعم" أو "لا" رسمية قبل المضي قدمًا.
إحدى أكبر نقاط قوته هي أن الموافقين غير مرتبطين بواجهة واحدة . يمكنهم الرد مباشرة من بريد Outlook الإلكتروني (قبول أو رفض الطلب مباشرة)، أو من مركز الموافقة في بوابة Power Automate، أو من تطبيق الهاتف المحمول عندما يكونون خارج المكتب، مما يسرع أوقات الاستجابة بشكل كبير.
بالإضافة إلى ذلك، يتكامل Power Automate مباشرة مع Microsoft Dataverse ، مما يفتح الباب أمام سيناريوهات أكثر تقدماً، مثل الموافقات طويلة الأجل، والتخزين المنظم للقرارات، والاستغلال اللاحق للبيانات لإعداد التقارير أو عمليات التدقيق.
مثال كامل: سير عمل الإجازات باستخدام النماذج، وSharePoint، وOutlook، وTeams
يُعدّ نظام إدارة الإجازات مثالاً نموذجياً وتوضيحياً للغاية لتكامل Microsoft 365 في عمليات الموافقة . الفكرة بسيطة: يقوم الموظف بتعبئة نموذج، ويتم حفظ البيانات في SharePoint، ثم يُرسل طلب موافقة إلى الجهة المسؤولة، وبناءً على الرد، يتم إبلاغ الموظف بالنتائج وتحديث حالة الطلب.
يمكن اتباع هذا المخطط العام في التدفق الأساسي:
ابدأ العملية باستخدام نماذج مايكروسوفت أو شيربوينت
تبدأ العملية بطريقتين شائعتين:
- نموذج مايكروسوفت فورمزيقوم الموظف بتقديم طلب يتضمن التواريخ ونوع الغياب والتعليقات وما إلى ذلك. يتم تشغيل سير العمل "عند إرسال رد جديد".
- قائمة SharePoint Onlineالمحفز هو "عند إنشاء عنصر" في قائمة مخصصة لطلبات الإجازة.
في حالة النماذج، من الشائع جدًا أن يقوم التدفق أولاً بإنشاء عنصر في قائمة SharePoint بمعلومات النموذج، بحيث يتم تجميع جميع الطلبات في مكان واحد ويسهل تصفيتها أو مراجعتها أو الرجوع إليها مع بيانات أخرى.
بنية قائمة SharePoint
لضمان سير الأمور بسلاسة، يُنصح بإنشاء قائمة موافقة في SharePoint Online منذ البداية . على سبيل المثال، بالنسبة لطلبات الإجازات، سيكون الحد الأدنى المعقول لعدد الأعمدة كما يلي:
- اسمسطر واحد من النص.
- تاريخ البدء: نوع التاريخ والوقت.
- تاريخ الانتهاء: نوع التاريخ والوقت.
- تعليقاتنص من سطر واحد (أو عدة أسطر، إذا كنت تريد المزيد من التفاصيل).
- Aprobadoحقل نعم/لا يشير إلى النتيجة.
- تعليقات المسؤول أو المديرنص من سطر واحد لشرح سبب القرار.
من المهم تدوين عنوان الموقع واسم القائمة بالضبط ، لأنك ستحتاج إليهما عند إعداد المشغل في Power Automate.
إنشاء سير العمل السحابي الآلي
في برنامج Power Automate، ستكون عملية بدء التشغيل القياسية كالتالي:
- أدخل تدفقاتي واختر "تدفق جديد > تدفق سحابي آلي".
- أعطه اسمًا يمكن التعرف عليه، على سبيل المثال، "الموافقة على الإجازة - M365".
- حدد "عند إنشاء عنصر" كمشغل في SharePoint (أو "عند إرسال رد" في Forms إذا بدأت من هناك).
- قم بتهيئة المُشغِّل عن طريق تحديد عنوان الموقع واسم القائمة بما يتوافق مع القائمة التي تم إنشاؤها.
يقدم برنامج Power Automate مصممًا جديدًا وآخر كلاسيكيًا ؛ وكلاهما يتبع نمطًا مشابهًا جدًا: تقوم بتحديد بطاقة التشغيل، وملء المعلمات، ومواصلة إضافة الإجراءات.
استرجع ملف تعريف المستخدم الطالب
من الممارسات المفيدة جدًا إضافة إجراء خاص بالملف الشخصي مباشرةً بعد المُشغِّل (على سبيل المثال، "الحصول على ملف تعريف المستخدم" في Microsoft 365). يتيح لك هذا الوصول إلى الاسم الكامل للمستخدم وعنوان بريده الإلكتروني وبيانات أخرى يمكنك إعادة استخدامها في طلب الموافقة والإشعارات.
الموافقة على الإطلاق مع Power Automate
الخطوة التالية هي إضافة الإجراء "ابدأ وانتظر الموافقة" . وهناك تقوم بتحديد ما يلي:
- نوع الموافقة (على سبيل المثال، "الموافقة/الرفض - المستجيب الأول" إذا كان يكفي أن يتخذ المستجيب الأول القرار، أو النماذج التي تحتوي على عدة موافقين).
- عنوان الموافقةمثل "طلب الموافقة على الإجازة".
- مُخصص لـ، مما يشير إلى عنوان الشخص المسؤول مباشرة، أو مجموعة أمنية، أو فريق معين.
- تفاصيل إضافية، مثل التواريخ، أو تعليقات الموظفين، أو روابط لعنصر SharePoint.
عند هذه النقطة، يتم إنشاء الطلب في مركز الموافقة في Power Automate ويتم إرسال الإشعارات المقابلة إلى الموافقين المُكوّنين.
شروط التعامل مع الموافقات والرفض
بعد إجراء الموافقة، يتم عادةً إدراج فحص مشروط لتقييم نتيجة الموافقة:
- إذا كانت النتيجة "موافق عليه"، فسيتم تنفيذ إجراءات محددة.
- إذا كانت النتيجة "مرفوض"، يتم اتباع مسار آخر.
في حالة الموافقة، يكون الإجراء المعتاد كما يلي:
- أرسل البريد الإلكتروني (الإصدار 2) إلى مقدم الطلب يشير ذلك إلى الموافقة على الطلب، مع ذكر التواريخ وأي تعليقات من الشخص الموافق.
- قم بتحديث عنصر SharePoint لتحديد حقل "موافق عليه" كـ "نعم" وحفظ ملاحظات الطرف المسؤول في عمود تعليقات المدير.
- اختيارياً، قم بإنشاء إشعار في الفرق إلى فريق الموارد البشرية أو القسم المعني.
أما بالنسبة للرفض، فإن النمط هو نفسه، ولكن يتم تغيير رسالة البريد الإلكتروني، وتحديث حقل "موافق عليه" إلى "لا"، وإذا كان ذلك مناسبًا، يتم مطالبة الموظف بتعديل التواريخ أو إعادة جدولتها.
المرفقات والإشعارات خالية من أخطاء التلف
من أكثر الجوانب إشكاليةً التعامل مع المرفقات خلال سير العمل، خاصةً عند إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو Teams من نماذج أو قوائم SharePoint. إذا لم يتم تكوين محتوى الملف (contentBytes) ونوع MIME بشكل صحيح، فمن المرجح أن تواجه خطأ "ملف تالف".
يكمن السر في استخدام محتوى الملف بشكل متسق في جميع الإجراءات : إذا تم حفظ المرفق في SharePoint، فمن الأفضل استخدام إجراء "الحصول على المحتوى من ملف" ثم استخدام هذا المحتوى كمرفق في إجراء البريد الإلكتروني أو بطاقة Teams، بدلاً من خلط المراجع المختلفة. عند التكوين الصحيح، سيتم فتح الملف نفسه الذي يُفتح في Excel Online من القائمة بسلاسة في Outlook وإشعارات Teams.
بمجرد تحقيق هذا التوافق (على الرغم من أنه قد يتطلب بعض التجربة والخطأ)، يمكنك الحصول على سير عمل حيث يتلقى الموافقون والمستلمون مرفقات كاملة الوظائف دون الحاجة إلى الوصول إلى موقع SharePoint، وهو أمر مفيد للغاية عندما لا ترغب في منح أذونات مباشرة على المكتبة ولكنك ترغب في مشاركة المستند الذي يمثل جزءًا من العملية.
الأتمتة والإنتاجية والعائد على الاستثمار
وبعيدًا عن مثال الإجازة، تكمن القيمة الحقيقية لدمج مايكروسوفت 365 وباور أوتوميت في تأثيرها الشامل على الإنتاجية والتكاليف. فأتمتة المهام المتكررة والضرورية تُحدث تحولًا جذريًا في طريقة عمل الفرق.
أولاً، تعمل الأتمتة على تقليل الوقت الذي يقضيه المستخدمون في المهام الروتينية بشكل كبير ، مثل فرز رسائل البريد الإلكتروني، ونقل الملفات، وتحديث القوائم، وإنشاء التقارير، أو ضبط التذكيرات.
ثانيًا، العمليات الآلية أقل عرضةً للخطأ البشري بكثير . فمن خلال إلغاء الخطوات اليدوية مثل إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني، وتحديث الحالات، أو إرفاق المستندات، تقل احتمالية حدوث الأخطاء بشكل كبير. وهذا يُترجم إلى جودة معلومات أفضل ومشاكل أقل تحتاج إلى تصحيح لاحقًا.
هناك أيضًا عنصر مهم جدًا في رضا الموظفين : من خلال تحريرهم من المهام المملة، يمكنهم التركيز على مهام أكثر إبداعًا وذات قيمة مضافة أعلى، مثل التحليل أو تصميم الحلول أو تقديم خدمة عملاء شخصية.
أظهرت دراسات عديدة أجرتها شركات استشارية مثل فورستر وديلويت وكي بي إم جي أن مشاريع أتمتة العمليات وأتمتة العمليات الروبوتية (RPA) قادرة على تحقيق عوائد استثمارية مرتفعة للغاية . وتشير هذه الدراسات إلى نسب عائد استثمار تصل إلى 180% أو 186% أو حتى أعلى، وتخفيضات في التكاليف تصل إلى 75% في مجالات محددة، وزيادة في الإنتاجية بنسبة 30% أو أكثر. ورغم اختلاف ظروف كل شركة، تشير البيانات إلى أن هذه المشاريع، عند تصميمها بشكل جيد، تكون مربحة للغاية في الغالب.
تُظهر دراسات حالة واقعية نشرتها شركات أتمتة العمليات سيناريوهاتٍ، على سبيل المثال، حيث تتحول عملية مطابقة الحسابات أو مطالبات التأمين من عملية تستغرق أيامًا بالتدخل اليدوي إلى عملية تُنجز في غضون دقائق، مع عائد استثمار يصل إلى 800% في غضون أشهر قليلة. لا تصل جميع التطبيقات إلى هذه الأرقام، لكنها تُعطي فكرة عن الإمكانيات الكامنة.
التكامل مع Office 365: Outlook و SharePoint و Teams و Excel و Forms
تكمن القوة الحقيقية لعمليات الموافقة هذه في كيفية دمج Power Automate في جوهر Office 365. إنها ليست مجرد أداة منفصلة، بل هي الرابط الذي يجمع بين Outlook و SharePoint و Teams و Excel و Forms والخدمات الخارجية الأخرى.
باستخدام Outlook، على سبيل المثال، من السهل إنشاء سير عمل يقوم بتصنيف وأرشفة رسائل البريد الإلكتروني المهمة وفقًا لقواعد العمل، أو يقوم، عند استلام بريد إلكتروني يحمل تصنيفًا معينًا، بإنشاء عنصر في قائمة SharePoint وتشغيل عملية الموافقة.
مع SharePoint، يصبح التكامل أكثر سهولة: ما عليك سوى تحميل مستند أو تعديله في مكتبة، أو إنشاء عنصر في قائمة لبدء سير العمل. بعد ذلك، يمكن تحديث حقول الحالة، وإضافة تعليقات الموافقة، ونقل الملف إلى مكتبة أخرى (على سبيل المثال، من "مسودة" إلى "منشور")، أو حتى نشر المحتوى على أنظمة خارجية مثل WordPress.
يُصبح تطبيق Teams مركزًا تعاونيًا للإشعارات: حيث يُمكن إرسال بطاقات تفاعلية إلى قناة الفريق تتضمن أزرار الموافقة أو الرفض، وروابط للمستندات ذات الصلة، وملخصًا للطلب. وهذا يُتيح للمُعتمدين إدارة مسارات عمل متعددة دون مغادرة تطبيق Teams.
يُستخدم برنامج Excel عندما يتعلق الأمر بتخزين البيانات أو استغلالها : يمكن تفريغ استجابات النموذج مباشرة في جدول بيانات أثناء تشغيل سير عمل الموافقة بالتوازي، أو يمكن إنشاء تقارير تلقائية من البيانات الموحدة عبر قوائم SharePoint المختلفة.
من ناحية أخرى، تُعدّ نماذج مايكروسوفت نقطة الدخول المثالية للمستخدمين النهائيين الذين لا يحتاجون إلى رؤية SharePoint أو التفاعل معه. فهم يملؤون نموذجًا بسيطًا، وفي الخلفية، يتولى Power Automate نقل تلك البيانات إلى المستودع المناسب، وإنشاء سجلات التتبع، وبدء الموافقات اللازمة.
إعدادات المستخدم، والأذونات، والإشعارات
لضمان عمل مسارات الموافقة بشكل صحيح، من الضروري ضبط مستخدمي المسار والصلاحيات بشكل سليم . فالأتمتة عديمة الفائدة إذا كان بإمكان أي شخص الموافقة على التغييرات الحساسة أو إذا لم يتلقَّ الأشخاص الرئيسيون الإشعارات.
في بيئات مثل Dynamics 365 Business Central أو SharePoint، يمكنك تحديد مستخدمين ومجموعات موافقة محددة ، بالإضافة إلى قواعد تحديد من يجب عليه الموافقة بناءً على معايير مثل القسم أو مبلغ الفاتورة أو نوع المستند. بل يمكنك أيضًا إنشاء نسخ من نفس سير العمل يتم تشغيلها بواسطة عوامل تصفية مختلفة، بحيث تُرسل بعض الطلبات إلى مُوافق معين والبعض الآخر إلى مُوافق آخر.
يمكن تضمين مهام النظام ( مثل إدخالات المحاسبة التلقائية بعد الموافقة على دفتر اليومية المالية) كخطوات قبل أو بعد مهام المستخدم، لتشكل جزءًا من سير العمل نفسه. وبهذه الطريقة، لا تقتصر الموافقة على التحقق من صحة البيانات فحسب، بل تُفعّل أيضًا إجراءات تقنية إضافية دون تدخل يدوي.
من المهم أيضاً تعديل طريقة تلقي المستخدمين للإشعارات : البريد الإلكتروني، تنبيهات Teams، الإشعارات الفورية في تطبيق الهاتف، أو مزيج من كل هذه الطرق. يساهم نظام الإشعارات المصمم جيداً في تقليل الازدحام ومنع ضياع الطلبات.
في السيناريوهات التي تتضمن مستخدمين ضيوف ، يسمح لك Microsoft Entra (المعروف سابقًا باسم Azure AD) بدعوة أشخاص خارجيين كمستخدمين ضيوف وتعيين الأدوار اللازمة لهم حتى يتمكنوا من المشاركة في عمليات الموافقة، دون الحاجة إلى منحهم حق الوصول العشوائي إلى البيئة بأكملها.
الموافقات والإلغاءات والصيانة على المدى الطويل
بعض العمليات لا تُنجز في غضون ساعات أو أيام، بل قد تمتد لأسابيع أو شهور . في هذه الحالات، من المهم مراعاة أن عمليات تنفيذ سير العمل القياسية في Power Automate لها حد زمني (على سبيل المثال، 30 يومًا). وللتغلب على ذلك، يأتي دور التكامل مع Microsoft Dataverse.
التوصية هي تقسيم العملية إلى مسارين عند توقع الحصول على موافقات طويلة الأجل:
- التدفق الأول الذي يقوم بإنشاء طلب الموافقة وتسجيله في Dataverse باستخدام الإجراء "إنشاء موافقة (الإصدار 2)".
- هناك تدفق ثانٍ مسؤول عن معالجة الاستجابات المخزنة في Dataverse وتنفيذ منطق الأعمال المقابل، حتى لو وصلت الاستجابة عندما يكون التدفق الأول قد انتهى بالفعل.
من جهة أخرى، قد يصبح طلب الموافقة غير ضروري في بعض الأحيان: ربما ارتكب مقدم الطلب خطأً، أو لم تعد هناك حاجة إليه. في هذه الحالات، تتيح خاصية إلغاء طلب الموافقة للشخص الذي أرسل الطلب الوصول إلى لوحة الموافقات، ثم الانتقال إلى علامة التبويب "مُرسَل"، وتحديد طلبه، والنقر على "إلغاء"، مع التأكيد إن لزم الأمر.
من الناحية التشغيلية، لا يكفي مجرد إنشاء سير عمل وإهماله، بل من الضروري صيانته ومراجعته بانتظام . فواقع العمل يتغير (مديرون جدد، عمليات إعادة هيكلة، متطلبات قانونية جديدة)، ويجب تحديث العمليات وفقًا لذلك.
من الممارسات الجيدة تطبيق عملية رسمية لإدارة التغيير ، تشمل توثيق التعديلات، وإبلاغ المستخدمين بها، واختبارها في بيئة تجريبية قبل نشرها في بيئة الإنتاج، وتدريب المستخدمين المعنيين عند الضرورة. ولا يقل أهمية عن ذلك وضع معايير ونظام مراقبة مستمر لقياس الكفاءة، ووقت التنفيذ، ومعدل الأخطاء، والاختناقات.
