أوفيس: شرح كيفية تفعيل خاصية الإكمال التلقائي

إذا كنت تستخدم برامج Word أو Excel أو Outlook يوميًا، فربما تساءلت أكثر من مرة عن كيفية جعل جهاز الكمبيوتر يساعدك على الكتابة بشكل أسرع، وتجنب تكرار النصوص أو عناوين البريد الإلكتروني نفسها. هذا هو ما يمكنك تحقيقه ببساطة عندما تعرف... تفعيل ميزة الإكمال التلقائي والتحكم بها في Officeكتابة أقل، أخطاء أقل، وسير عمل أكثر مرونة.

المشكلة هي ذلك تتعامل كل تطبيقات مايكروسوفت أوفيس مع خاصية الإكمال التلقائي بطريقتها الخاصة. عندما يحدث خطأ ما، نشعر وكأن "كل شيء معطل". في هذا الدليل، ستشاهدون، بتفصيل كبير، كيفية تفعيل خاصية التعبئة التلقائية، وكيفية ضبطها، وكيفية إصلاحها عند تعطلها، وكيفية استعادة قائمة بياناتك على جهاز كمبيوتر جديد..

ما هي خاصية الإكمال التلقائي في برنامج Office تحديداً، وما الغرض منها؟

تتضمن حزمة مايكروسوفت أوفيس أنظمة إكمال تلقائي مختلفة حسب التطبيق والسياق. الأمر ليس مماثلاً لاقتراح برنامج Excel للوظائف عند كتابة صيغة، أو إكمال Outlook لعناوين البريد الإلكتروني، أو تذكر مربع نص في نموذج ما كتبه شخص ما في مناسبة أخرى.

• في النماذج ومربعات النصوص، تقوم خاصية الإكمال التلقائي بحفظ الإدخالات التي قام المستخدم بكتابتها مسبقًا. لذا، عندما يعيد المستخدم كتابة الأحرف القليلة الأولى، تظهر قائمة منسدلة بالنتائج المحتملة. يمكن للمستخدم اختيار أحد الاقتراحات أو تجاهلها ومتابعة الكتابة بشكل طبيعي.
• في برنامج إكسل، يتم دمج ميزة الإكمال التلقائي مع مقبض التعبئة لتمديد سلاسل الأرقام والتواريخ وأيام الأسبوع والشهور وأنماط النصوص المتكررة، وما إلى ذلك. يوجد أيضًا قائمة الإكمال التلقائي للصيغ وهذا يقترح الدوال والنطاقات المسماة والوسائط أثناء إنشاء الصيغة.
• في برنامج Outlook، تقوم ما يسمى بـ "قائمة الإكمال التلقائي" بتخزين عناوين البريد الإلكتروني التي سبق لك مراسلتها أو التي تلقيت منها رسائل بريد إلكتروني.يقترح التطبيق جهات الاتصال تلقائيًا في حقول "إلى" و"نسخة" و"نسخة مخفية" أثناء الكتابة. إنها قائمة جهات اتصال منفصلة، ​​تعتمد على جهات الاتصال التي تستخدمها فعليًا بشكل يومي.

إكمال تلقائي في مربعات النصوص والنماذج في Office

في كثير نماذج مصممة باستخدام أدوات Office (على سبيل المثال، قوالب تحتوي على مربعات نص)تكون خاصية الإكمال التلقائي مُفعّلة افتراضيًا. هذا يعني أنه إذا أدخل المستخدم "8:00" في حقل الوقت، فإن كتابة "8" مرة أخرى ستُقترح عليه هذا الخيار ليختاره دون الحاجة إلى كتابته مجددًا.

يتم التحكم في هذه الخاصية على مستوى مربع النص نفسه. يُحدد مصمم النموذج الحقول التي تسمح للمستخدم بتلقي اقتراحات بناءً على سجل كتابته، والحقول الأخرى. يُعد هذا مفيدًا للغاية عند التعامل مع معلومات حساسة أو عندما يكون من المهم تجنب الأخطاء الناتجة عن إعادة استخدام بيانات قديمة.

إذا كنت ترغب في تمكين أو تعطيل الإكمال التلقائي لمربع نص معين في هذا النوع من النماذج، يكون الإجراء القياسي متشابهًا جدًا في الإصدارات المختلفة من برنامج Office التي تدعمه:

• انقر بزر الماوس الأيمن على مربع النص المكان الذي تريد تغيير سلوك الإكمال التلقائي فيه.
• حدد خيار "خصائص مربع النص" (أو ما شابه ذلك، حسب الإصدار المحدد من Office).
• في علامة التبويب أو النموذج المتعلق بـ العرض أو المظهر من وحدة التحكم، حدد موقع الصندوق "تفعيل الإكمال التلقائي".
• تفقد الصندوق إذا كنت تريد أن يتذكر الرسم البياني القيم السابقة ويقترحها، أو أطفئه إذا كنت ترغب في أن يكون فارغًا دائمًا وبدون اقتراحات.

تُعد هذه المرونة عملية للغاية عند تصميم القوالب التي سيتم ملؤها عدة مرات.تستفيد الحقول مثل اسم الشركة والمدينة وساعات العمل المعتادة وما إلى ذلك من خاصية الإكمال التلقائي؛ ومع ذلك، بالنسبة لأرقام التعريف الفريدة أو البيانات المحددة للغاية، قد تفضل عدم استخدامها لتجنب الارتباك.

كيفية تفعيل خاصية الإكمال التلقائي للصيغ في برنامج إكسل

يحتوي برنامج Excel على آلية إكمال تلقائي مصممة خصيصًا للصيغ والدوال والنطاقات المسماة.مما يساعدك على الكتابة بشكل أسرع وتقليل أخطاء بناء الجملة (الأقواس المفقودة، أسماء الدوال المكتوبة بشكل خاطئ، النطاقات غير الصحيحة، إلخ).

أثناء كتابة الصيغة، تظهر قائمة منبثقة صغيرة تحتوي على اقتراحات. يعتمد ذلك على ما كتبته مسبقًا. إذا بدأت بكتابة "=SUM…"، فسترى دوالًا مثل SUM وSUMIF وSUMIFS، وما إلى ذلك، في القائمة، ويمكنك اختيار الدالة التي تحتاجها لإدراجها مباشرةً.

في برنامج Excel لنظام التشغيل Mac، يمكنك بسهولة ضبط هذا السلوك من قائمة التطبيق.:

1. افتح برنامج إكسل وانتقل إلى قائمة "إكسل" في الشريط العلويبجوار أيقونة التفاحة.
2. حدد "التفضيلات" لفتح لوحة الإعدادات العامة.
3. ضمن التفضيلات، ابحث عن القسم "الصيغ والقوائم" وأدخل الخيار "الإكمال التلقائي".
4. حدد خانة "إظهار خيارات الإكمال التلقائي للوظائف والنطاقات المسماة" بحيث يعرض برنامج Excel قائمة الاقتراحات أثناء كتابة الصيغ.

بالإضافة إلى تمكينها أو تعطيلها، يتيح لك برنامج Excel تحديد عدد الأحرف التي تريد أن تظهر قائمة الإكمال التلقائي بعدها.هذا مفيد إذا كنت منزعجًا من فتحه مبكرًا جدًا أو إذا كنت تعمل مع الكثير من الميزات المخصصة.

الإكمال التلقائي في إكسل: املأ البيانات باستخدام مقبض التعبئة

بالإضافة إلى الصيغ، يتضمن برنامج Excel (والحزم المتوافقة معه مثل ONLYOFFICE) نظام قوي لإكمال البيانات تلقائيًا عبر وحدة التحكم في التعبئة، ذلك المربع الصغير الموجود في الزاوية اليمنى السفلية للخلية المحددة.

تقوم هذه الوظيفة بتحليل القيم الأولية التي تدخلها وتحاول استنتاج نمط معين.يمكن أن يكون تكرارًا بسيطًا لنفس النص، أو تسلسلًا رقميًا، أو تقدمًا بقفزة ثابتة، أو تقويمًا للتواريخ، أو أيام الأسبوع، أو شهور السنة، وحتى أنماطًا أكثر تعقيدًا عندما تقدم أمثلة كافية.

لنسخ النص إلى خلايا متعددة باستخدام ميزة الإكمال التلقائي مع مقبض التعبئةالفكرة بسيطة للغاية:

1. افتح الملف في برنامج تحرير جداول البيانات (Excel أو ONLYOFFICE).
2. حدد الخلية أو النطاق الذي يحتوي على النص الذي تريد تكراره.
3. ضع الماوس فوق مقبض التعبئة من الزاوية السفلية اليمنى حتى يتحول المؤشر إلى صليب أسود صغير.
4. اسحب عموديًا أو أفقيًا لتغطية الخلايا التي تريد نسخ نفس القيمة إليها.

عند تحرير زر الماوس، يتم ملء الخلايا المحددة فورًا بالنص الأصليهذا يوفر عليك عناء النسخ واللصق مرارًا وتكرارًا عندما يكون لديك أعمدة كاملة بنفس المحتوى.

أرقام، تواريخ، عملات معدنية...

مع الأرقام والتواريخ والأوقات أو المبالغ النقدية، تصبح ميزة الإكمال التلقائي أكثر إثارة للاهتمام، لأن فهو لا يكرر القيمة فحسب، بل يمكنه أيضاً التعرف على التسلسلات. على سبيل المثال، إذا أدخلت "1" في خلية واحدة و"2" في الخلية التالية، وقمت بسحب مقبض التعبئة، فستحصل على 3، 4، 5، إلخ.

يتعرف النظام على الأنماط ذات الاختلافات الثابتة بين الأرقامإذا أدخلت الأرقام 1، 4، 7 ثم سحبتها، فسيقوم برنامج إكسل بإنشاء الأرقام 10، 13، 16... مع مراعاة الزيادة بمقدار 3 وحدات. وينطبق هذا أيضًا على التواريخ (كل يوم، كل أسبوع، كل شهر) وسلاسل البيانات الزمنية الأخرى.

ومن الحالات الشائعة الأخرى أيام الأسبوع والشهورفي الإصدارات الحديثة، يمكن لمحررات النصوص مثل ONLYOFFICE ملء السلاسل تلقائيًا بأيام الاثنين والثلاثاء والأربعاء... أو يناير وفبراير ومارس... بدءًا من العنصر الذي تختاره. ما عليك سوى كتابة الشهر أو اليوم، وسحب المقبض، وسيتم ملء الباقي تلقائيًا.

ومن المزايا الإضافية أن الاختصارات معترف بها أيضاً.يمكنك استخدام "lun" بدلاً من "lunes" أو "ene" بدلاً من "enero"، وسيتبع التسلسل المكتمل تلقائيًا الترتيب الصحيح.

الصفوف والأعمدة

تعمل خاصية الإكمال التلقائي في كل من الأعمدة والصفوففي الأمثلة النموذجية، نقوم عادةً بالتعبئة إلى الأسفل (عموديًا)، ولكن من الصحيح بنفس القدر السحب من اليسار إلى اليمين لإنشاء تسلسلات أفقية؛ الآلية هي نفسها، فقط الاتجاه يتغير.

علاوة على ذلك، يسمح لك برنامج Excel و ONLYOFFICE بالعمل مع نطاقات تشغل صفوفًا وأعمدة متعددة في وقت واحد.إذا قمت بتحديد مجموعة بيانات تحتوي على عدة موظفين وأيام إجازاتهم، على سبيل المثال، يمكنك سحب مقبض التعبئة ونسخ هذا النمط إلى جزء آخر من الجدول دون الحاجة إلى تكرار صف تلو الآخر.

في الأعمدة التي تحتوي على عدد قليل من القيم النصية المميزة، هناك خيار آخر ملائم للغاية وهو "الاختيار من القائمة المنسدلة".إذا كانت الخلية تحتوي، على سبيل المثال، على "أصفر" وتريد استبدالها بـ "أزرق"، ببساطة:

• انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية بالقيمة الحالية.
• اختر الخيار اختر من القائمة المنسدلة.
• اختر القيمة المطلوبة (على سبيل المثال، الأزرق) من بين تلك الموجودة بالفعل في ذلك العمود.

يمكن استخدام نفس الأسلوب لملء الخلايا الفارغة.يمكنك تحديد كل من تلك التي تحتوي على بيانات وتلك التي لا تحتوي عليها، ثم سحب مقبض التعبئة، وسيقوم النظام بتمديد القيم وفقًا للنمط الذي يكتشفه.

إضافة الإكمال التلقائي للنصوص في ONLYOFFICE

يوجد في بيئة ONLYOFFICE إضافة خاصة تسمى "الإكمال التلقائي". والذي يعمل كمساعد للكتابة ويقترح كلمات كاملة أثناء الكتابة، وهو مفيد للغاية عند التعامل مع كميات كبيرة من النصوص أو المصطلحات التي تتكرر باستمرار.

أثناء كتابتك للأحرف في الخلية، يقترح البرنامج المساعد جميع الكلمات التي تحتوي على هذا التسلسل.ما عليك سوى النقر على العنصر الذي ترغب في إدراجه دون الحاجة إلى كتابة كل شيء. على سبيل المثال، إذا كتبت "Mond"، فسيقترح عليك النظام "Monday" أو "MondayReport" وما إلى ذلك، وذلك حسب المحتوى الموجود في الجدول أو مجموعة البيانات.

هذا لا يسرع عملية الكتابة فحسب، بل يقلل أيضًا من الأخطاء الإملائية.لأنك تميل إلى اختيار الكلمة الصحيحة من قائمة بدلاً من كتابتها من الصفر في كل مرة.

هذه الإضافة غير مفعلة افتراضياً.لذلك، إذا كنت تستخدم ONLYOFFICE، فيجب عليك تثبيته يدويًا من مدير الإضافات المدمج في علامة تبويب الإضافات:

• افتح علامة التبويب ملحقات في محرر جداول البيانات ONLYOFFICE.
• أدخل في مدير المكونات الإضافية وابحث عن "الإكمال التلقائي".
• انقر فوق "تثبيت" لإضافته إلى بيئتك.

المكون الإضافي للإكمال التلقائي هو مكون إضافي للنظام، مما يعني أنه لا يعرض أيقونته الخاصة في الشريط.بمجرد تثبيته، يظل نشطًا حتى تقرر إزالته، وهو ما يمكنك فعله بالعودة إلى مدير الإضافات والنقر على "إزالة" بجانب اسمك.

إذا كنت تعمل غالبًا في المتصفح أو باستخدام تطبيق ONLYOFFICE لسطح المكتبيمكن لهذا النوع من الإضافات أن يحدث فرقًا ملحوظًا في المهام المتكررة مثل ملء التقارير والاستبيانات أو قوائم الأوصاف المطولة.

ميزة الإكمال التلقائي للعناوين في Outlook: كيف تعمل وما هي استخداماتها

ربما تكون ميزة الإكمال التلقائي في Outlook واحدة من أكثر الميزات التي تحظى بتقدير أولئك الذين يرسلون العديد من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا.لأنه يلغي الحاجة إلى كتابة العناوين الكاملة في كل مرة، خاصة عندما تكون طويلة أو غير بديهية.

عندما تبدأ الكتابة في الحقول إلى، أو نسخة، أو نسخة مخفيةيقوم برنامج Outlook بفحص قائمة داخلية من العناوين التي جمعها بمرور الوقت (ما يسمى بـ قائمة الإكمال التلقائيويعرض لك اقتراحات تتناسب مع الرسائل التي تدخلها. يتم ملء هذه القائمة من كل من المستلمين الذين راسلتهم وجهات الاتصال التي راسلتك والتي استخدمتها سابقًا.

في البيئات المهنية، قد يكون فقدان هذه القائمة عند تغيير أجهزة الكمبيوتر أو إعادة تهيئة الكمبيوتر أمرًا مزعجًا للغاية.بما أنك معتاد على اختيار العناوين بشكل تلقائي تقريبًا، فمن المهم معرفة كيفية تفعيل الخيار وكيفية تصدير واسترداد ملف التعبئة التلقائية على جهاز كمبيوتر جديد.

تحقق مما إذا كانت ميزة الإكمال التلقائي في Outlook مفعلة

إذا لاحظت أن برنامج Outlook توقف عن اقتراح العناوين أو أنه لا تظهر أي خيارات عند الكتابة في خانات "إلى" أو "نسخة" أو "نسخة مخفية"، فإن أول ما يجب فعله هو تحقق مما إذا كانت خاصية الإكمال التلقائي مفعلة في خيارات التطبيق.

للقيام بذلك، في Outlook 2016/2019/365 على نظام التشغيل Windows، يمكنك راجع ما يلي:

1. افتح برنامج Outlook وانتقل إلى ملف > خيارات.
2. في نافذة الخيارات، انتقل إلى القسم "بريد".
3. انتقل إلى قسم "إرسال الرسائل"، حيث تظهر عدة مربعات متعلقة بالشحن.
4. تأكد من تحديد الخيار استخدم قائمة الإكمال التلقائي لاقتراح الأسماء عند الكتابة في خانات "إلى" و"نسخة" و"نسخة مخفية"..
5. تأكد أيضًا من أن الصندوق التحقق التلقائي من الاسم يتم تفعيله، حيث أن كلا الخيارين عادة ما يسيران جنباً إلى جنب من أجل الأداء السليم.

إذا لم يتم تحديد مربع استخدام قائمة الإكمال التلقائي، فحدده واحفظ التغييرات بالضغط على "موافق".من تلك اللحظة فصاعدًا، سيبدأ برنامج Outlook في إنشاء قائمة جديدة كلما أرسلت رسائل بريد إلكتروني إلى مستلمين مختلفين.

ماذا تفعل عندما تتوقف ميزة الإكمال التلقائي في Outlook عن العمل أو تتعطل؟

أحيانًا قائمة الإكمال التلقائي يتعطل أو يتوقف عن التحديث بشكل صحيحقد يعمل فقط خلال جلسة واحدة وقد تضيع الاقتراحات عند إغلاق Outlook، أو قد يتوقف عن تخزين العناوين الجديدة على الرغم من إرسالها دون أي مشكلة.

في تلك الحالات، يُنصح إعادة ضبط ذاكرة التخزين المؤقت للإكمال التلقائي لإجبار برنامج Outlook على إنشاء ملف جديد ونظيف، توجد عدة طرق لتحقيق ذلك، تتفاوت في درجة "الفعالية".

الخيار الأول: إفراغ القائمة من داخل خيارات Outlook نفسها

1. أغلق برنامج Outlook تماماً ثم أعد فتحه. لضمان عدم تعطل أي عملية.
2. اذهب إلى ملف > خيارات > البريد ثم انتقل إلى قسم "إرسال الرسائل".
3. اضغط على زر "مسح قائمة الإكمال التلقائي".
4. قم بالتأكيد في مربع الحوار الذي سيظهر لحذف المحتوى الحالي.

سيقوم برنامج Outlook تلقائيًا بإنشاء ذاكرة تخزين مؤقت جديدة من خلال رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها من تلك اللحظة فصاعدًا.

الخيار الثاني: استخدام مُعامل خاص عند بدء تشغيل Outlook لمسح ذاكرة التخزين المؤقت للإكمال التلقائي

للقيام بذلك يمكنك:

1. أغلق برنامج Outlook تمامًا.
2. انتقل إلى ابدأ > تشغيل (أو استخدم اختصار مفتاحي Windows + R).
3. اكتب الأمر Outlook.exe / CleanAutoCompleteCache ثم اضغط على "موافق".

باستخدام هذه المعلمة، يبدأ برنامج Outlook، ويمسح ذاكرة التخزين المؤقت للإكمال التلقائي، وينشئ ملفًا جديدًا.مرة أخرى، تتم إعادة تعيين قائمة عناوينك إلى الصفر، ولكن عليك التأكد من القضاء على أي تلف داخلي.

الخيار الثالث: حذف ملف ذاكرة التخزين المؤقت يدويًا

الإجراء النموذجي هو:

1. إغلاق Outlook تماما.
2. حدد موقع مجلد ذاكرة التخزين المؤقت، والذي يوجد عادةً في C:\Users\ \AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache.
3. ابحث عن ملف باسم من النوع "Stream_Autocomplete_X_XXXXX.dat" وحذفه.
4. قم بتشغيل أداة إصلاح صندوق الوارد (scanpst.exe) تحقق من ملف .pst الخاص بملفك الشخصي لتصحيح أي أخطاء في البيانات.
5. أعد فتح برنامج Outlook، ثم انتقل إلى ملف > خيارات > البريداضغط مرة أخرى على "قائمة الإكمال التلقائي فارغة" وأرسل رسالة اختبار إلى مستلم جديد.
6. أغلق برنامج Outlook ثم أعد فتحهوتحقق مما إذا تم إنشاء ملف جديد باسم "Stream_Autocomplete…" في مجلد RoamCache وما إذا كانت العناوين الجديدة بدأت في الظهور بشكل صحيح.

الهدف من هذه العملية برمتها هو إعادة بناء قائمة الإكمال التلقائي كاملة الوظائف من الصفر.، وإزالة بقايا ذاكرة التخزين المؤقت التالفة التي قد تمنع حفظ العناوين الجديدة أو عرضها.

استرجع أو انقل قائمة التعبئة التلقائية في Outlook إلى جهاز كمبيوتر آخر

عندما تقوم بتغيير جهاز الكمبيوتر أو تضطر إلى تهيئة جهازك الحالي، فإن قائمة الإكمال التلقائي لا يتم ترحيلها دائمًا تلقائيًا.وإذا لم تقم بنسخها، فستجد عند فتح برنامج Outlook على الكمبيوتر الجديد أن عناوينك المعتادة لم تعد محفوظة. يعتمد الملف الذي يخزن هذه القائمة على إصدار Outlook المثبت لديك، لذا فإن الخطوة الأولى دائمًا هي معرفة الإصدار الذي تستخدمه.

بالنسبة لبرنامج Outlook Express والإصدارات 2003/2007

يتم تخزين القائمة في ملف بامتداد .nk2في نظامي التشغيل ويندوز 7 و8، يكون المسار المعتاد كالتالي:

• C:\Users\your_user\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

ستجد داخل هذا المجلد... نوع الملف Outlook.nk2 أو باسم ملف تعريفك (على سبيل المثال، events.nk2). هذا هو الملف الذي يجب عليك انسخها وانقلها إلى الفريق الجديد للحفاظ على قائمة الإكمال التلقائي.

لبرنامج Outlook 2010 و 2013 (والإصدارات الأحدث)

تغير النظام من تنسيق .nk2 إلى ملفات ذاكرة التخزين المؤقت Stream_Autocompleteوالتي يتم تخزينها عادةً في:

• C:\Users\your_user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache

ستجد في ذلك المجلد ملفًا واحدًا أو أكثر تبدأ أسماؤها بـ "Stream_Autocomplete_".

لنقل هذه القائمة إلى جهاز كمبيوتر آخر مُثبّت عليه برنامج Outlook بالفعل

يمكنك اتباع إجراء كهذا:

• أولاً، قم بإعداد حساب بريدك الإلكتروني في برنامج Outlook على جهاز الكمبيوتر الجديد..
• اسلك نفس الطريق C:\Users\your_user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache على جهاز الكمبيوتر الجديد، تحقق من الاسم الدقيق لملف Stream_Autocomplete الذي تم إنشاؤه.
• انسخ ملف Stream_Autocomplete الذي يحتوي على قائمتك الكاملة من الكمبيوتر القديم. ثم قم بلصقه في مجلد RoamCache الخاص بالكمبيوتر الجديد.
• غيّر اسم الملف المنسوخ بحيث يتطابق تمامًا مع الملف الذي أنشأه برنامج Outlook على الكمبيوتر الجديد.

كما ترون، تتراوح ميزة الإكمال التلقائي في Office من مساعدة بسيطة عند كتابة البيانات في النماذج أو جداول البيانات إلى آليات معقدة تقوم بتخزين قوائم العناوين في Outlook؛ لمعرفة مكان تهيئته، وكيفية تفعيله، وكيفية إصلاحه، وكيفية نقله بين الأجهزة يوفر لك الكثير من الوقت والجهد، ويحدث الفرق بين برنامج Office الذي "يساعدك من تلقاء نفسه" وبرنامج آخر تكون فيه دائمًا في وضع خاطئ مع مفاتيح ونقرات إضافية.