إذا كان عليك إعداد شحنات مخصصة، فمن المؤكد أنك واجهت الحاجة إلى إنشاء الأظرف والملصقات في Wordسواءً كان الأمر يتعلق بمشروع صغير، أو مناسبة خاصة، أو حتى بتحسين تنظيمك الشخصي، يوفر لك مايكروسوفت وورد أدوات فعّالة للتصميم والتكوين والطباعة باحترافية وسهولة. استخدام هذه الميزات بشكل صحيح لا يوفر الوقت فحسب، بل يضفي أيضًا لمسة من التخصيص والرسمية على رسائل بريدك الإلكتروني، مما يُحدث فرقًا كبيرًا.
في هذه المقالة سأشرح بشكل مفصل وواضح كيفية إنشاء الأظرف والملصقات في Word، سواء لمواقف محددة أو لإنتاج كميات كبيرة باستخدام وظائف متقدمة مثل مزيج من المراسلاتسواء كنت تبحث عن البدء من الصفر، أو إذا كنت تبحث عن الاستفادة من قوائم جهات الاتصال الخاصة بك وتوفير العمل، فستجد هنا كل خطوة ونصائح وتوصيات مفيدة لضمان نتائج خالية من العيوب ومصممة خصيصًا لتلبية احتياجاتك.
لماذا نستخدم Word لإنشاء المظاريف والملصقات؟
ميزة الأظرف والملصقات في Word ليست مخصصة للشركات الكبيرة فحسب، بل صُممت لأي مستخدم يبحث عن قم بإضفاء الطابع الاحترافي على شحناتك، وتحسين التنظيم وتوفير الوقت في المهام المتكررة. تتيح لك هذه الأداة تعديل التصاميم لأي تنسيق، وتخصيص النصوص، واختيار خطوط وأحجام مختلفة، وحتى استيراد البيانات من قوائم جهات الاتصال، أو دفاتر العناوين، أو قواعد البيانات.
بالإضافة إلى ذلك، يدعم Word معظم قوالب الملصقات التجارية، مما يسمح لك بالطباعة مباشرة على الأوراق اللاصقة والمظاريف بأي حجم. لا تحتاج إلى معرفة التصميم الجرافيكي أو تثبيت برامج إضافيةيمكنك القيام بكل ذلك من داخل Word نفسه في بضع دقائق فقط.
إنشاء مظروف مخصص في Word
عملية إنشاء مظروف فردي في Word الأمر أبسط مما يبدو. سأشرح هنا كل خطوة حتى لا يفوتك أي شيء:
- افتح برنامج Microsoft Word وانتقل إلى علامة التبويب "المراسلات" في الشريط العلوي.
- في هذه القائمة، انقر على "إنشاء" ثم اختر "مظاريف". سيظهر مربع حوار يمكنك من خلاله ضبط جميع تفاصيل المظاريف.
- دخول عنوان المستلم في الحقل المناسب. إذا كنت ترغب في استخدام عنوان محفوظ في دفتر عناوينك الإلكتروني، يمكنك استخدام خيار "إدراج عنوان".
- في مجال ال "عنوان المرسل"أدخل عنوانك الخاص أو استخدم العنوان الافتراضي. إذا كنت ترغب فقط في حفظه للمغلفات المستقبلية دون تضمينه في هذا المغلف، فحدد "حذف".
- يمكنك تخصيص النص عن طريق تحديده واستخدام قائمة السياق (النقر بزر الماوس الأيمن) لتغيير الخط أو الحجم أو اللون.
- إذا كنت تريد إضافة عنوان بريد إلكتروني أو تفاصيل إضافية، فيمكنك تمكين خيار "إضافة بريد إلكتروني"، على الرغم من أنك ستحتاج إلى تثبيت برنامج بريد إلكتروني للقيام بذلك.
- قبل الطباعة انقر على "خيارات" لتكوين تفاصيل المفتاح:
- اختار حجم الظرف المناسب يعتمد ذلك على المقاس الذي تستخدمه. إذا لم يظهر في القائمة، فحدد "مقاس مخصص" وأدخل الأبعاد.
- تعيين الاتجاه وطريقة تحميل الظرف في الطابعةمن الضروري التأكد من محاذاة النص بشكل صحيح ووضعه على الجانب الصحيح.
- اصنع واحدة اختبار الطباعة للتأكد من صحة كل شيء. إذا لاحظتَ خطأً في النص، فتحقق من خيارات الطباعة، أو راجع دليل الطابعة، أو حاول تحديث برامج التشغيل.
- عندما يكون كل شيء على ما يرام بالنسبة لك، يمكنك اطبع الظرف مباشرة أو احفظ التصميم لإعادة استخدامه في المستقبل باستخدام خيار "إضافة إلى المستند".
إنشاء ورقة عناوين أو تسميات الأسماء
وظيفة أخرى من وظائف النجمة في Word هي تلك التي إنشاء أوراق كاملة من الملصقاتسواءً للعناوين أو الأسماء أو أي نوع آخر من المعلومات. الإجراء، وإن كان مشابهًا لإجراءات المظاريف، إلا أنه يتضمن بعض الفروق الدقيقة:
- افتح مستندًا فارغًا وانتقل إلى "المراسلات". انقر على "إنشاء" واختر "التسميات".
- في مربع الحوار، اكتب النص الذي تريد ظهوره على كل تسمية (عادةً عنوان أو اسم أو تفاصيل سيتم تكرارها على الورقة).
- اضغط على "خيارات" لتحديد العلامة التجارية ونوع ورقة الملصق هناك العديد من العلامات التجارية المعروفة (مثل Avery)، ولكن يمكنك أيضًا تخصيص الحجم إذا لم تكن ورقتك مدرجة.
- تعيين عدد الملصقات في كل صفحة وراجع الهوامش والأبعاد للتأكد من أنها تناسب القالب المادي الخاص بك.
- بمجرد أن تصبح البيانات جاهزة، حدد "مستند جديد". سيُنشئ Word صفحةً بالتخطيط الدقيق للعلامات، بتنسيق جدول، بحيث يمكنك تخصيصها بشكل فردي إذا لزم الأمر.
- يمكنك تحرير النص، وتغيير الخطوط، وإضافة الصور أو الشعارات لتخصيص كل تسمية أو كلها معًا.
- قبل الطباعة على الورقة النهائية، اختبر الطباعة على ورق عادي للتأكد من تناسق كل شيء. بهذه الطريقة، ستتجنب إهدار الملصقات اللاصقة.
التخصيص المتقدم: دمج البريد
إذا كان عليك أن تخلق العديد من الأظرف أو الملصقات التي تحتوي على معلومات مختلفة بالنسبة لكل متلقي، الخيار الأفضل هو مزيج من المراسلاتتتيح لك هذه الميزة ربط قاعدة بيانات أو جدول بيانات Excel أو دفتر عناوين Outlook الخاص بك لإنشاء جميع الأظرف أو الملصقات التي تحتوي على بيانات مختلفة (الاسم والعنوان وما إلى ذلك) تلقائيًا.
خطوات القيام بذلك بنجاح:
- جهّز قائمة المستلمين في جدول بيانات Excel أو Word، أو مباشرةً من دفتر عناوين Outlook. تأكد من تنظيم الأعمدة، وأن كل حقل (الاسم، العنوان، إلخ) يشغل عمودًا منفصلًا.
- في Word، انتقل إلى "المراسلات" وانقر على "بدء دمج المراسلات". اختر "مغلفات" أو "ملصقات"، حسب حاجتك.
- قم بتعيين الحجم والتنسيق كما في الخطوات السابقة.
- انقر فوق "تحديد المستلمين" واختر استيراد البيانات من ملفك أو Outlook.
- في مستندك، أدرج حقول دمج (مثل "الاسم" و"العنوان") باستخدام زر "إدراج حقل دمج". سيكرر Word التنسيق لكل مستلم ويستبدل الحقول بالمعلومات المناسبة.
- اعرض النتيجة وتأكد من محاذاة كل شيء بشكل صحيح. يمكنك التمرير عبر السجلات المختلفة لمشاهدة معاينة لكل مظروف أو ملصق.
- وأخيرًا، قم بالطباعة مباشرةً أو احفظ المستند الناتج لتحريره في المستقبل.
الإعدادات والنصائح للطباعة المثالية
الطباعة الصحيحة لـ الأظرف والملصقات يعتمد الأمر على برنامج Word والطابعة. إليك بعض التوصيات لمساعدتك على تجنب الأخطاء والحصول على نتيجة احترافية:
- اختر دائمًا حجم الظرف أو قالب الملصق الصحيح في خيارات Word.
- قم بتحميل الورق أو الأظرف داخل الطابعة كما هو موضح في مخطط التكوين.في بعض الأحيان يتعين عليك وضعها بحيث يكون وجهها لأعلى، أو وجهها لأسفل، أو مع وضع الغطاء في وضع محدد.
- إذا ظهر النص غير محاذي أو به أخطاء، فتحقق من خيارات الطباعة المتقدمة، تحديث برامج التشغيل أو ضبط الهوامش المخصصة.
- بالنسبة لأوراق الملصقات المستخدمة جزئيًا، استفد من خيار الطباعة على ورقة مستخدمة جزئيًا.
- أضف الرسومات أو الشعارات أو الصور لتخصيص رسائلك بشكل أكبر باستخدام خيار إدراج الصورة.
- تأكد من دعم بلدك للبريد الإلكتروني، ثم نزّل البرنامج اللازم. هذا الخيار غير متوفر في جميع المناطق.
تصميم وتخصيص الملصقات والمظاريف
العمل في Word يسمح تخصيص المظهر بسهولة لأظرفكم وملصقاتكم. لديكم حرية الابتكار وإضفاء طابعكم الخاص عليها:
- غير ال الخطوط، الألوان ومحاذاة النص لتناسب أسلوبك.
- يضيف الحدود أو المربعات أو العناصر الرسومية لتسليط الضوء على أجزاء معينة.
- يشمل أ شعار أو صورة لشركتك للحصول على لمسة نهائية أكثر احترافية.
- استعمال الجداول والحدود غير المرئية لتنظيم المعلومات داخل التسميات.
- اترك هوامش كافية حتى لا تؤدي الطباعة إلى قطع المعلومات.
إمكانيات أخرى ونصائح عملية
- بإمكانك حفظ التصميمات لإعادة استخدامها في الحملات المستقبلية أو الرسائل البريدية المختلفة عن طريق تحرير التفاصيل ببساطة.
- إذا كنت تعمل عبر الإنترنت أو تشارك المستندات، فإن Word يجعل من السهل على عدة أشخاص التعاون في التصميم والتحرير.
- من الجيد حفظ نسخة PDF لإرسالها إلى الطابعات أو مشاركتها دون خطر تعرضها للتلف.
- إذا كنت تواجه مشكلات في المحاذاة، فتأكد من ضبط الطابعة على الحجم الصحيح ومن عدم وجود أي تعديلات تؤدي إلى إزاحة الطباعة.
قد يبدو إتقان إنشاء الأظرف والملصقات في Word أمرًا صعبًا في البداية، ولكن باتباع هذه الخطوات والنصائح، يصبح تحقيق نتائج احترافية ومرنة أمرًا سهلًا للغاية. لديك خيارات متعددة لتكييف التصميمات مع احتياجاتك، وأتمتة العمليات باستخدام دمج البريد، وإضافة لمسة شخصية لكل شحنة، مهما كانت كثيرة أو فريدة. باتباع هذه النصائح وتجربة الميزات المتقدمة، ستلاحظ قريبًا كيف ستوفر الوقت وتُحسّن عرض جميع طرودك ورسائلك ومستنداتك المهمة.
