كيفية استخدام OneNote لزيادة إنتاجيتك إلى أقصى حد

هل تشعر أنه ليس لديك الوقت لكل شيء؟ هل تشعر أن القيام ببعض مهام عملك يستغرق وقتًا طويلاً؟ لا تقلق، هذا شيء يحدث لنا جميعاً. ولحسن الحظ، هناك حلول يمكن أن تساعدنا على الاستفادة بشكل أفضل من الوقت الذي نقضيه في العمل، وبالتالي، سنرى كيف حقق أقصى قدر من الإنتاجية باستخدام OneNote.

لأنه اتضح أن أداة Microsoft القوية هذه يمكنها تحسين إنتاجيتك بشكل كبير إذا كنت تعرف كيفية استخدامها جيدًا وتعرف أفضل الحيل للاستفادة منها.

هل ما زلت لا تستخدم OneNote؟

إذا كنت لا تعرف ما هو، دعنا نوضح أنه أحد تطبيقات Microsoft المصمم لتدوين الملاحظات الرقمية وتنظيم المعلومات.

فهو يتيح لك التقاط النص وتنظيمه، وحفظ الصور، وعمل تسجيلات صوتية، ولقطات شاشة، وحفظ الملفات، وما إلى ذلك، و كل ذلك مع واجهة مرنة وسهلة الاستخدام للغاية. بالإضافة إلى ذلك، فهو يتزامن مع أجهزة ومنصات مختلفة، مما يجعله مثاليًا للعمل التعاوني أو عن بعد.

إذا لم تجربها، فاكتشف بعضًا منها أفضل الحيل للاستفادة منه ومن المؤكد أنها لن تستغرق وقتًا طويلاً لتصبح إحدى أدوات العمل المفضلة لديك.

مفاتيح لزيادة الإنتاجية إلى أقصى حد باستخدام OneNote

يمكن لكل من المستخدمين الجدد لتطبيق Microsoft والمستخدمين القدامى الاستفادة من نصائح الإنتاجية التي قمنا بتجميعها.

تنظيم المعلومات بكفاءة

يمنحك OneNote الفرصة لتجميع المعلومات في دفاتر الملاحظات والأقسام والصفحات. إذا كنت تستخدمها بشكل جيد، فإن العثور على ما تبحث عنه سيكون أسهل وأسرع بكثير.

نصيحتنا هي أن تقوم بإنشاء دفاتر ملاحظات للمشاريع المختلفة التي تقوم بها. على سبيل المثال:

• مشروع الدرجة النهائية.
• رحلة إلى تايلاند.
• قِرَان.
• تقرير ربع سنوي.
• خطة العمل.

ثم، داخل دفتر الملاحظات، قم بإنشاء أقسام أكثر تحديدًا. وبالتالي، ضمن دفتر خطة العمل الخاص بك، يمكنك الحصول على الأقسام التالية:

• الميزانية الأولية.
• دراسة السوق.
• الموردين.
• مصادر التمويل.

وأخيرًا، داخل كل قسم، قم بإنشاء صفحات تقوم بتقسيم المعلومات بشكل أكبر. بالاستمرار في المثال السابق، يمكنك تخصيص صفحة لجمع المعلومات من كل من الموردين الذين تفكر في العمل معهم في عملك.

استخدم التصنيفات لتسليط الضوء على المعلومات الأساسية

لزيادة الإنتاجية إلى الحد الأقصى باستخدام OneNote، قد لا يكون تجميع المعلومات في دفاتر الملاحظات والأقسام والصفحات كافياً. إذا كنت تريد تسليط الضوء على بعض البيانات أو الأفكار أو المفاهيم الأساسية، فقم بتمييزها باستخدام الملصقات، وبهذه الطريقة ستكون أكثر وضوحًا. بالإضافة إلى ذلك، التطبيق يسمح لك بإنشاء ملصقات مخصصة بالكامل.

قم بتمييز النص وحدد تسمية من القائمة الصفحة الرئيسية > العلامات.

بمجرد وضع علامة على المحتوى الخاص بك، ما عليك سوى الانتقال إلى "علامات البحث" أو اضغط على Ctrl + E وسيتم فتح جميع الملاحظات التي قمت بوضع علامة عليها بالتسمية المشار إليها.

إنشاء تذكيرات

مع المعلومات المنظمة جيدًا، يصعب عليك التغاضي عن شيء ما، ولكن هناك دائمًا خطر معين لحدوثه. إذا كنت ترغب في تقليل احتمالية النسيان بشكل أكبر، فاستفد من خيار التذكيرات.

إنشاء تذكير لمهمة و قم بإضافته إلى قائمة مهام Outlook الخاصة بك، لذا ستعلمك خدمة البريد الإلكتروني من Microsoft عندما يحين الوقت.

لتعيين تذكير، قم بما يلي:

• قم بتمييز المهمة التي تريد تذكرها.
• انقر فوق "مهام Outlook" في قسم "التسميات" في "الصفحة الرئيسية".
• حدد أحد التصنيفات، وسترى خيارات مثل "غدًا" أو "الأسبوع القادم". اختر الشخص الذي يثير اهتمامك وستكون قد قمت بإنشاء التذكير.
• إذا نقرت على التصنيف "مخصص"، فيمكنك تعيين الوقت المحدد الذي تريد أن يصل فيه التذكير إلى بريدك الإلكتروني. أدخل التاريخ والوقت ثم اضغط على "حفظ وإغلاق".

استخدم تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لاستخراج النص من الصور

إذا كانت هناك صورة، مثل ملصق أو صورة، تحتوي على نص يثير اهتمامك، فلا داعي لإضاعة الوقت في نسخها. ما عليك سوى التقاط صورة للصورة وفتحها في OneNote. اضغط عليها بزر الفأرة الأيمن ثم اختر "نسخ النص من الصورة" في القائمة وسيكون لديك النص مجانيًا ومتاحًا للتحرير.

قم بمزامنة جميع أجهزتك لزيادة الإنتاجية إلى أقصى حد باستخدام OneNote

تسمح لك المزامنة بالوصول إلى المعلومات التي قمت بحفظها في OneNote من أي جهاز، مما يساعدك على تسريع عملك.

بشكل افتراضي، هذا تطبيق Microsoft مزامنة الملاحظات مع جميع أجهزتك المتصلة. ومع ذلك، يمكنك التحقق من تنشيطه باتباع المسار ملف > معلومات > عرض حالة المزامنة.

لتتمكن من العمل من هاتفك المحمول، قم بتنزيل التطبيق حتى تتمكن من تدوين الملاحظات أثناء التنقل.

تدوين الملاحظات مع نظام التسجيل الصوتي

إذا كانت لديك فكرة أو رأيت شيئًا تحتاج إلى تدوينه على الفور، فإن الطريقة الأكثر فعالية للقيام بذلك هي تقديم ملاحظة صوتية.

لتسجيل الصوت في OneNote، انتقل إلى علامة التبويب "إدراج" ومن هناك إلى نسخ > تسجيل الصوت. بمجرد الانتهاء من التسجيل، لا تنس الضغط على “إيقاف” من بين الخيارات التي ستراها في أعلى الشاشة.

الاستماع إلى هذا النوع من الصوت أمر بسيط للغاية. انقر على المقطع وحدد زر التشغيل في النافذة المنبثقة التي ستظهر.

يمكنك أيضًا تسجيل الفيديو باتباع نفس الخطوات تقريبًا. وإذا كان كل ما تحتاجه هو التقاط لقطة شاشة، فاتبع المسار إدراج > قصاصة الشاشة. بهذه الطريقة يمكنك التقاط أجزاء من شاشتك و الصقها مباشرة في ملاحظاتك. يعد هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كان عليك العمل باستخدام الرسوم البيانية أو الرسومات الأخرى.

استخدم القوالب الخاصة بك

OneNote يضعه تحت تصرفك سلسلة من القوالب المحددة مسبقًا والتي تساعدك على تنظيم المعلومات، ولكن استخدام القوالب الخاصة بك يتيح لك العمل بكفاءة أكبر.

تستمر Microsoft في تحسين هذه الأداة يومًا بعد يوم، والتي تصبح أكثر مرونة وأكثر فائدة بشكل متزايد. الآن بعد أن عرفت كيفية زيادة الإنتاجية إلى أقصى حد باستخدام OneNote، نحن على يقين من أنك ستتمكن من تسريع العديد من المهام التي تقوم بها يوميًا. هل يمكنك أن تخبرنا بتجربتك؟