إذا كنت تعمل يوميًا باستخدام Word أو Excel أو PowerPoint أو أدوات Microsoft الأخرى، فربما تساءلت عن كيفية استمر في التعاون خارج الإنترنتوالخبر السار هو أنه مع Microsoft 365 والإصدارات الحديثة من Office، من الممكن الجمع بين العمل السحابي والاستخدام دون اتصال بالإنترنت، مع الحفاظ على مزامنة المستندات وتفعيل الترخيص الخاص بك دون الشعور بالجنون.
سنتناول في هذه المقالة، بهدوء وتفصيل، كيفية التعاون دون اتصال بالإنترنت في Office وMicrosoft 365ما تحتاجه لجعل كل شيء يعمل بدون أخطاء في الترخيص، وكيفية دمج OneDrive و SharePoint، وما هي خطط الاشتراك التي تسمح بماذا، وما هي الخيارات المتاحة لكل من المستخدمين المنزليين والشركات من أي حجم.
كيفية عمل العمل دون اتصال بالإنترنت في Office و Microsoft 365
عند استخدام تطبيقات سطح المكتب من Microsoft 365 (Word، Excel، PowerPoint، إلخ)، يكون خيار يتم عادةً تفعيل خاصية الحفظ التلقائي تلقائيًا طالما أنك متصل بالإنترنت والملف موجود على OneDrive أو SharePoint، يتم حفظ كل تغيير تقوم به ومزامنته مع السحابة على الفور تقريبًا.
إذا فقدت الاتصال في أي وقت أو قمت بتعطيله عمداً، فسيكون السلوك مختلفاً: يتم حفظ التغييرات محليًا على جهازك y إنها في انتظار المزامنةبمجرد استعادة الاتصال، يقوم التطبيق بتحميل تلك التغييرات ومواءمتها مع النسخة السحابية.
لضمان سير العمل دون اتصال بالإنترنت بسلاسة، من الضروري أن قم بتنزيل وفتح المستندات المهمة قبل تسجيل الخروجبهذه الطريقة، سيكون لديك نسخ محلية حديثة على جهاز الكمبيوتر أو الجهاز المحمول الخاص بك، ويمكنك مواصلة التحرير دون الاعتماد على الشبكة.
في كثير من الحالات، وخاصة إذا كنت تعمل عن بُعد، من الأفضل دمج تطبيقات سطح المكتب مع OneDrive أو SharePoint، بحيث احرص دائمًا على مزامنة أحدث إصدار لكن يمكنك مواصلة العمل حتى لو فقدت الاتصال بالإنترنت لساعات أو حتى أيام.
ما الذي يمكنك فعله بالضبط دون اتصال بالإنترنت؟
تسمح الإصدارات الحديثة من Office المضمنة في Microsoft 365 بما يلي: العمل دون اتصال بالإنترنت بحرية كبيرة بشرط أن تكون الرخصة فعّالة وأن يكون التثبيت صحيحًا. عمومًا، يمكنك إنجاز معظم أعمالك الفردية باستخدام ملفاتك دون اتصال بالإنترنت.
من ناحية أخرى، يمكنك إنشاء ملفات جديدة دون الحاجة إلى اتصال بالإنترنتبمعنى آخر، يمكنك فتح برنامج Word أو Excel أو PowerPoint، واختيار مستند فارغ أو قالب موجود لديك بالفعل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، والبدء في العمل كالمعتاد.
لديك أيضا خيار ملفات أوبن أوفيس المحفوظة مسبقًا على جهازكينطبق هذا سواء كانت المستندات محلية أو مصدرها OneDrive أو OneDrive للأعمال أو SharePoint أو Dropbox أو Google Drive. بالنسبة للملفات السحابية، من المهم فتحها مرة واحدة على الأقل أثناء تسجيل الدخول حتى يتم تخزينها محليًا.
عند مستوى الحفظ، ستتمكن من قم بتخزين المستندات على القرص المحلي بدون أي مشكلةإذا كان الملف مرتبطًا بـ OneDrive، فستبدأ المزامنة التلقائية بمجرد إعادة الاتصال. أما إذا تمت مشاركة الملف عبر موقع SharePoint، فسيتم تحميل التغييرات عند اتصال جهاز الكمبيوتر الخاص بك وتشغيل تطبيق Word أو Excel أو PowerPoint.
في بعض التطبيقات، سترى علامات تبويب أو أقسامًا، مثل علامة التبويب "مشترك" في برنامج Word، حيث تظهر الملفات التي لم تتم مزامنتها بعدإنها طريقة سريعة لمعرفة المستندات التي لا تزال بحاجة إلى تحميلها إلى السحابة بعد العمل دون اتصال بالإنترنت.
التعاون في غياب الشبكة: ما هو ممكن وما هو غير ممكن
غالباً ما ترتبط كلمة "التعاون" بـ التأليف المشترك في الوقت الفعلي على نفس المستندتعتمد هذه الوظيفة، في Microsoft 365، بالضرورة على الاتصال بالإنترنت، لأن تغييرات كل مستخدم يتم إرسالها واستقبالها عبر السحابة.
عندما تكون غير متصل بالإنترنت، من الناحية الفنية لا يوجد تأليف مشترك في الوقت الفعلي، ولكن يمكنك إعداد أو مواصلة تحرير المستندات المشتركةتستأنف عملية التأليف المشترك بمجرد استعادة الوصول إلى الإنترنت، وعند هذه النقطة يتم دمج تغييراتك مع تغييرات الآخرين، مما يحل التعارضات المحتملة إذا قام عدة أشخاص بتعديل نفس أجزاء الملف.
إذا كان عملك يعتمد بشكل كبير على مشاركة المستندات، فمن المستحسن أن تنظم نفسك بحيث قم بتنزيل الملفات وأغلق جلساتك بشكل صحيح قبل أن تفقد اتصالك بالشبكة.يضمن هذا أن تكون نسختك محدثة ويقلل من مشاكل الإصدار عند إعادة الاتصال.
بالإضافة إلى تحرير الملفات، يعتمد التعاون غالبًا على أدوات مثل مايكروسوفت تيمز. على الرغم من أن تيمز يتطلب اتصالاً بالإنترنت للمحادثات أو الاجتماعات أو المكالمات، يمكنك افتح المستندات التي قمت بمزامنتها بالفعل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. من مجلدات OneDrive أو SharePoint المرتبطة، حتى لو لم يتمكن عميل Teams من الاتصال في ذلك الوقت.
التراخيص، ووضع عدم الاتصال بالإنترنت، والحد الزمني الشهير البالغ 30 يومًا
من أكثر المشاكل شيوعاً تلك الرسالة التي تقول: "غير مرخص، غير مفعليمكنك فقط عرض المستندات"عندما تحاول العمل دون اتصال بالإنترنت، تنص النظرية الرسمية لشركة مايكروسوفت على أنه يمكنك استخدام مايكروسوفت 365 دون اتصال بالإنترنت مع جميع الميزات، ولكن يجب عليك الاتصال بالإنترنت بشكل دوري للتحقق من صحة اشتراكك."
في السيناريوهات العادية، تحتاج تطبيقات Microsoft 365 للمنازل والشركات الصغيرة قم بالاتصال مرة واحدة على الأقل كل 30 يومًا للتأكد من أن الاشتراك لا يزال فعالاً. إذا انقضت أيام عديدة دون اتصال الجهاز، تدخل التطبيقات في "وضع الوظائف المحدودة"، مما يسمح لك بفتح المستندات ولكن لا يمكنك تعديلها أو حفظها.
وهذا يفسر سبب مواجهة العديد من المستخدمين لمشاكل عند محاولة العمل دون اتصال بالإنترنت. يجدون أنفسهم أمام مكتب مغلق.في الواقع، السبب عادة ما يكون أن الكمبيوتر كان غير متصل بالإنترنت لفترة أطول من المتوقع أو أن هناك مشكلة في تفعيل حساب Microsoft 365.
عند إعادة الاتصال وتسجيل الدخول مرة أخرى باستخدام حسابك، يتم إعادة تنشيط الترخيص ويعمل كل شيء بشكل طبيعي. لتجنب أي مفاجآت، يُنصح بما يلي: قم بتسجيل الدخول إلى الإنترنت بشكل دوري من جهاز الكمبيوتر الذي قمت بتثبيت برنامج Office عليه، حتى لو كنت تعمل عادةً دون اتصال بالإنترنت.
إذا كنت تعمل في سياقات حساسة بشكل خاص (مواقع معزولة، بيئات شديدة التأمين، رحلات طويلة بدون إنترنت)، فمن الجدير بالنظر في تكوينات محددة، مثل الوصول الموسع دون اتصال بالإنترنت والتي سنتحدث عنها لاحقاً، وهي مصممة للمؤسسات ذات الاحتياجات المحددة للغاية.
إمكانية الوصول دون اتصال بالإنترنت لفترة طويلة: تصل إلى 180 يومًا بدون إنترنت
بالنسبة للمؤسسات التي تحتاج إلى فصل بعض الأجهزة لفترات طويلة، وفرت مايكروسوفت خيارًا لـ إمكانية الوصول الموسع دون اتصال بالإنترنت لتطبيقات Microsoft 365تتيح هذه الميزة للأجهزة أن تظل نشطة لمدة تصل إلى ستة أشهر (180 يومًا) دون الحاجة إلى الاتصال بالإنترنت للتحقق من صحة الترخيص.
لاستخدام هذه الطريقة، يجب استيفاء عدة متطلبات: أولاً، من الضروري تطبيقات مايكروسوفت 365 للأعمال الإصدار 2002 أو أحدثمن ناحية أخرى، يجب أن يكون لدى المنظمة اشتراك ترخيص مناسب (عادةً خطط المؤسسات) وأن تقوم بتكوينه بشكل صريح.
الإجراء المعتاد في الشركة هو كالتالي: يقوم قسم تكنولوجيا المعلومات بتثبيت تطبيقات Microsoft 365 للأعمال على الجهاز و يتيح الوصول الموسع دون اتصال بالإنترنت باستخدام سياسات المجموعة أو إدخالات التسجيلثم يقوم المستخدم بتسجيل الدخول إلى Windows باستخدام حساب Microsoft Entra ID (Azure AD القديم)، ويفتح تطبيق Office، ويتحقق من أن الترخيص يظهر فترة صلاحية مدتها 180 يومًا.
في صفحة حساب Office على ذلك الكمبيوتر، سيرى المستخدم معلومات مثل اسم الجهاز، و تاريخ انتهاء صلاحية الترخيص غير المتصل بالإنترنت ورابطٌ إلى الصفحة لتمديد أو تجديد هذا الوصول الموسّع. يُعدّ هذا مؤشراً مفيداً للغاية للتخطيط لموعد الحاجة إلى إعادة توصيل الجهاز.
بمجرد تفعيل الوصول الموسع دون اتصال بالإنترنت، يصبح السلوك واضحًا: يمكن للمستخدم استخدام Word و Excel و PowerPoint و Outlook و OneNote و Publisher و Access وبعض اشتراكات Project و Visio. بدون إنترنت لمدة تصل إلى 180 يومًاعندما يتبقى 15 يومًا قبل انتهاء تلك الفترة، سيعرض برنامج Office إشعارات للاتصال وتجديد الفترة.
كيفية تفعيل الوصول الممتد دون اتصال بالإنترنت (للشركات)
في بيئات الشركات، فإن الطريقة الأكثر تنظيماً لتمكين الوصول الممتد دون اتصال بالإنترنت هي من خلال سياسات المجموعة (GPO) في ويندوزتوفر مايكروسوفت قوالب إدارية محددة (ADMX/ADML) لتطبيقات مايكروسوفت 365 تتضمن التكوين اللازم.
الخيار ذو الصلة في محرر سياسة المجموعة هو "تمكين الاستخدام الموسع دون اتصال بالإنترنت"يوجد هذا الخيار في المسار التالي: تكوين الكمبيوتر ← السياسات ← القوالب الإدارية ← مايكروسوفت أوفيس ← إعدادات الترخيص. يؤدي تفعيله وتطبيق سياسة المجموعة على أجهزة الكمبيوتر المطلوبة إلى تنشيط هذه الخاصية.
إذا تعذر عليك استخدام نهج المجموعة لأي سبب من الأسباب، فهناك بديل: يمكنك القيام بذلك عبر سجل ويندوز. في هذه الحالة، يجب عليك تعيين المفاتيح المناسبة في HKEY_LOCAL_MACHINE، سواء في الفرع القياسي أو في الفرع ذي 32 بت (WOW6432Node)، يتم تفعيل قيمة ExtendedOfflineSubscription بالقيمة 1 (للتمكين) أو 0 (للتعطيل).
من المهم أن تتم إدارة هذا التكوين بواسطة فنيين مؤهلين، لأن أي خطأ في سجل النظام قد يتسبب في مشاكل في تشغيل برنامج Office. بمجرد تطبيق الإعدادات، ما على المستخدم سوى تسجيل الدخول وفتح أحد تطبيقات Office ليتم إنشاء الترخيص الموسع.
أثناء انقطاع اتصال الجهاز بالإنترنت، ستستمر التطبيقات في العمل بشكل طبيعي، ولكن سيتعين عليك تطبيق الميزات الجديدة وتحديثات الأمان يدويًا. بمجرد أن يستعيد الجهاز إمكانية الوصول إلى الشبكة، أو في البيئات المقيدة للغاية، من خلال آليات التحديث الداخلية التي توفرها المؤسسة.
مايكروسوفت تيمز والتعاون التكميلي
في عالم الأعمال، لا يقتصر التعاون غير المتصل بالإنترنت على المستندات فقط: أصبح برنامج مايكروسوفت تيمز مركزًا للاتصالات بالنسبة للعديد من المؤسسات. على الرغم من أن برنامج Teams يتطلب اتصالاً بالإنترنت للمحادثات أو المكالمات أو مؤتمرات الفيديو، إلا أن تكامله مع OneDrive وSharePoint يجعل من السهل العمل على المستندات حتى في حالة انقطاع الشبكة.
باستخدام Teams يمكنك تنظيم اجتماعات صوتية ومرئيةشارك في مكالمات الفيديو الجماعية، وأنشئ قنوات مخصصة للمشاريع، وشارك الملفات بجميع أنواعها (المستندات، والعروض التقديمية، والصور، إلخ). خلال الاجتماع، يمكنك مشاركة شاشتك، واستخدام السبورة البيضاء الافتراضية، وتسجيل الجلسات - وهي ميزات أساسية للفرق الموزعة.
تتضمن باقات Microsoft 365 الأساسية والقياسية للأعمال عادةً برنامج Teams، مما يسمح بعقد اجتماعات تضم ما يصل إلى مئات المشاركين، بالإضافة إلى التكامل السلس مع تقاويم Outlook ومستندات Office. مع العلم أنه لا يمكنك استخدام Teams دون اتصال بالإنترنت. يتم تخزين الملفات المشتركة على OneDrive أو SharePointلذا، إذا قمت بمزامنتها، فستظل قادرًا على الوصول إليها دون اتصال بالإنترنت.
عند إعادة الاتصال، سيقوم تطبيق Teams بمزامنة أي رسائل وتحديثات وتغييرات في الملفات حدثت أثناء انقطاع اتصالك بالإنترنت. بهذه الطريقة، التعاون لا ينتهي، بل يتم "إيقافه مؤقتًا" فقط. خلال الفترة التي تكون فيها غير متصل بالإنترنت.
خطط مايكروسوفت 365 وما تتيحه لك من إمكانيات العمل دون اتصال بالإنترنت
لا تتضمن جميع خطط Microsoft 365 تطبيقات سطح المكتب الكاملة. وهذا أمر أساسي، لأن لا يمكن تحقيق التعاون الحقيقي دون اتصال بالإنترنت إلا من خلال تثبيت التطبيقات. على الجهاز. أما الخطط التي تتضمن إصدارات الويب فقط فتعتمد كلياً على سرعة الاتصال.
على سبيل المثال، يوفر Microsoft 365 Business Basic إمكانية الوصول إلى وورد، إكسل، باوربوينت، وون نوت في نسخة الويبإلى جانب مساحة تخزين تبلغ 1 تيرابايت على OneDrive، وSharePoint، وExchange Online، وTeams للاجتماعات عبر الإنترنت، يُعد هذا حلاً ميسور التكلفة يركز بشكل كبير على العمل السحابي. مع ذلك، فهو لا يتضمن مجموعة كاملة من التطبيقات القابلة للتثبيت، لذا فإن خياراتك محدودة بدون اتصال بالإنترنت.
في المقابل، Microsoft 365 Enterprise Standard والاشتراكات في تطبيقات مايكروسوفت 365 للشركات أو المؤسسات نعم، تتضمن هذه الإصدارات برامج Word وExcel وPowerPoint، بالإضافة إلى تطبيقات أخرى يمكن تثبيتها على ما يصل إلى خمسة أجهزة لكل مستخدم. وتتيح هذه الإصدارات استخدامًا مشتركًا عبر الإنترنت ودون اتصال، مع مزامنة تلقائية عند توفر اتصال بالإنترنت.
في البيئات التي تضم عددًا أكبر من المستخدمين أو الاحتياجات المتقدمة، تدخل خطط المؤسسات حيز التنفيذ (مثل مايكروسوفت 365 E3)، والتي توفر ميزات تخزين وأمان وامتثال تنظيمي موسعة، بالإضافة إلى دعم سيناريوهات مثل الوصول الممتد دون اتصال بالإنترنت.
بغض النظر عن عدد المستخدمين، فإن القرار الرئيسي هو ما إذا كنت بحاجة إلى تطبيقات سطح المكتب للعمل دون اتصال بالإنترنت أو ما إذا كان بإمكان مؤسستك العمل حصرياً باستخدام تطبيقات الويب. عملياً، ينتهي المطاف بمعظم الشركات إلى اختيار خطط تجمع بين كلا النظامين لتجنب الاعتماد على الاتصال الدائم بالإنترنت.
المزايا الحقيقية للحوسبة السحابية والعمل الهجين عبر الإنترنت/دون اتصال بالإنترنت
يعتمد نهج مايكروسوفت 365 على الحوسبة السحابية، ولكنه يوفر دعمًا قويًا لـ سيناريوهات هجينة تجمع بين الاتصال بالإنترنت والوضع غير المتصل بالإنترنتوهذا يترجم إلى العديد من المزايا التي تتجاوز مجرد القدرة على تحرير المستند دون اتصال بالإنترنت.
على سبيل المثال، مع OneDrive و SharePoint لديك تخزين آمن لملفاتك، إمكانية الوصول من أي جهاز مزود بمتصفح، والتكامل مع Teams، وضمان حماية النسخ وتكرارها في مراكز بيانات Microsoft.
بالنسبة للمستخدمين التعليميين أو الطلاب، توفر العديد من الخطط وصولاً مجانياً أو مخفضاً، مما يسهل الأمر. العمل من المنزل أو الفصل الدراسي أو أي مكان آخر دون القلق كثيراً بشأن البنية التحتية. تتيح أدوات التعاون للمعلمين والطلاب مشاركة المواد والواجبات والتعليقات في الوقت الفعلي.
على الصعيد التجاري، يساعد Microsoft 365 على خفض التكاليف وتحسين الكفاءةيدمج هذا النظام البريد الإلكتروني والتقويم والملفات والاجتماعات والدردشة والأمان في بيئة متكاملة. وبفضل إمكانية العمل دون اتصال بالإنترنت باستخدام تطبيقات سطح المكتب، لم يعد انقطاع الاتصال أو العمل أثناء التنقل يمثل مشكلة.
كل هذا مدعوم بميزات أمان متقدمة ومراقبة مستمرة (على سبيل المثال، مع Microsoft Defender في بعض الخطط)، والتي تكتشف النشاط المشبوه وتساعد في الحفاظ على أمان بيانات الشركة، سواء تم الوصول إليها عبر الإنترنت أو دون اتصال بالإنترنت.
مايكروسوفت أوفيس الكلاسيكي مقابل مايكروسوفت 365
عند الاختيار، يتردد الكثيرون بين شراء نسخة تقليدية من أوفيس (مثل أوفيس 2021) أو الاشتراك في مايكروسوفت 365. والفرق الرئيسي هو أن مايكروسوفت أوفيس (شراء لمرة واحدة) هو منتج ثابتبينما تُعدّ خدمة Microsoft 365 خدمة متطورة باستمرار.
عند شراء Office لمرة واحدة، تقوم بتثبيت إصدار معين (على سبيل المثال، Office 2021) على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يمكنك استخدامه دون اتصال بالإنترنت بقدر ما تريد ستتلقى تحديثات أمنية، ولكن لن تحصل على ميزات جديدة أو تحسينات كبيرة إلا إذا اشتريت إصدارًا أحدث.
في المقابل، مع مايكروسوفت 365، تدفع اشتراكًا شهريًا أو سنويًا و ستحصل دائمًا على أحدث إصدار من تطبيقاتك.يتضمن هذا التحديث ميزات جديدة، وإصلاحات للأخطاء، وتحسينات أمنية. كما يشمل خدمات سحابية مثل OneDrive وTeams، بالإضافة إلى أدوات إدارة وأمان إضافية حسب الخطة المختارة.
أما فيما يتعلق بالتعاون، فالفرق ملحوظ: تم تصميم Microsoft 365 لـ العمل بشكل تعاوني وفي الوقت الفعليبينما تعتمد الإصدارات الكلاسيكية من Office بشكل أكبر على مشاركة الملفات اليدوية وتكون أقل مرونة للفرق الموزعة.
لهذا السبب، تنتقل العديد من الشركات من الحلول غير المتصلة بالإنترنت إلى نظام Microsoft 365 البيئي، الذي يسمح لها بدمج متانة تطبيقات سطح المكتب مع مزايا الحوسبة السحابيةدون التخلي عن العمل عند فشل الاتصال أو عدم توفره.
أعمل باستخدام نطاقك الخاص وبريدك الإلكتروني الاحترافي.
وثمة جانب آخر ذو صلة، وإن لم يكن مرتبطًا بشكل مباشر بوضع عدم الاتصال بالإنترنت، وهو إمكانية استخدم اسم نطاقك الخاص مع Microsoft 365يتيح لك هذا الحصول على عناوين بريد إلكتروني مثل name@yourdomain.com وتقديم صورة أكثر احترافية للعملاء والشركاء.
العملية بسيطة نسبياً: أولاً، تقوم بتسجيل نطاقك لدى مزود خدمة (إذا لم يكن لديك واحد بالفعل)، ثم أضف إلى مركز إدارة Microsoft 365 بصفتك مسؤولاً، ستطلب منك مايكروسوفت التحقق من ملكية النطاق، عادةً عن طريق إضافة سجل TXT إلى إعدادات DNS.
بعد ذلك، ستحتاج إلى تكوين سجلات نظام أسماء النطاقات (DNS) اللازمة (MX للبريد الإلكتروني، وCNAME، وقيم أخرى) لضمان تكامل Exchange Online وTeams والخدمات الأخرى بشكل صحيح مع نطاقك المخصص. ومن ثم، سيتمكن المستخدمون من استخدم عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بالشركة واستفد من بيئة التعاون الكاملة من Microsoft 365.
لا يؤثر هذا التكامل بشكل مباشر على إمكانية العمل دون اتصال بالإنترنت، ولكنه يعزز فكرة أن Microsoft 365 هو حل شامل للتواصل والتعاون والإنتاجيةسواء كنت متصلاً بالإنترنت أو كان عليك العمل لعدة ساعات أو أيام دون اتصال بالإنترنت باستخدام تطبيقات سطح المكتب.
باختصار، يُعدّ العمل والتعاون دون اتصال بالإنترنت في Office وMicrosoft 365 خيارًا عمليًا تمامًا إذا اخترت الخطة المناسبة، وحافظت على تحديث ترخيصك، ونظّمت مزامنة ملفاتك بشكل صحيح. مع تطبيقات سطح المكتب، وOneDrive، وSharePoint، وTeams، وفي بيئات الشركات، إمكانية الوصول الموسّع دون اتصال بالإنترنت، يمكنك تحقيق توازن مثالي بين مرونة الحوسبة السحابية وراحة البال التي يوفرها لك البقاء منتجًا حتى في حال انقطاع اتصالك بالإنترنت.
