من بين أمور أخرى ، فإن شهادة رقمية يمكن استخدامه لضمان صحة مستند Word وصلاحيته القانونية. ويمكن أن يساعدنا أيضًا في تعزيز الجوانب المتعلقة بالأمن. لذلك سنشرح لك في هذا المقال كيفية التوقيع على مستند Word بشهادة رقمية، خطوة بخطوة.
يجب أن نتذكر أن الشهادة الرقمية هي وثيقة إلكترونية تحتوي على معلومات تعريفية عن شخص أو كيان أو منظمة ويمكن من خلالها الوصول إلى خدمة معينة. في إسبانيا، من الشائع جدًا بالفعل استخدام هذه الشهادات لتنفيذ جميع أنواع الإجراءات الإدارية أمام مصلحة الضرائب أو المديرية العامة للمرور، على سبيل المثال.
إن القدرة على توقيع مستند Word باستخدام شهادة رقمية تتضمن الكثير ميزة. وهذه هي أبرزها:
- ضمان صحة وسرية الوثيقة، وهو السبب الرئيسي لهذه الأداة.
- ولها شرعية قانونية في الاتحاد الأوروبي والعديد من البلدان الأخرى.
- يضمن سلامة الوثيقةأي أنه لا يمكن تعديله أو تغييره بعد التوقيع عليه.
- إنه يمثل توفيرًا كبيرًا للوقت والموارد، حيث ليست هناك حاجة لطباعة أي شيء أو مسحه ضوئيًا أو إرساله بالبريد.
- يبسط إجراءات التدقيق وإصدار الشهادات.
كل هذه المزايا تجعل من الشهادة الرقمية مصدرًا قيمًا في البيئات التجارية والقانونية والإدارية، على الرغم من أنه يمكننا أيضًا استخدامها دون مشكلة في إجراءاتنا المحلية أو الشخصية.
الشروط
دعنا ننتقل إلى القسم العملي. من أجل التوقيع على مستند Word بشهادة رقمية، علينا أولاً تلبية سلسلة من المتطلبات الأساسية.
أولا وقبل كل شيء، يجب علينا تثبيت الشهادة الرقمية على جهاز الكمبيوتر الخاص بنا (نوصي بقراءة منشورنا السابق «أين يتم تخزين الشهادات الرقمية؟«). يمكن إصدار الشهادات من قبل كيانات مختلفة، ولكن لاستخدامها يجب أن تكون صالحة وحديثة. للتحقق من تثبيت الشهادة على مدير الشهادات يمكننا استخدام اختصار لوحة المفاتيح Windows + R، والكتابة في شريط البحث certmgr.msc واضغط على Enter.
ومن ناحية أخرى، علينا أن نتأكد من أن لدينا نسخة من Microsoft Word قادرة على دعم التوقيعات الرقمية (وورد 2016 أو الأحدث). من الضروري أيضًا حفظ المستند الذي سيتم التوقيع عليه تنسيق دوكإكس.
قم بتوقيع مستند Word بشهادة رقمية خطوة بخطوة
بمجرد إجراء الاختبارات السابقة، دعونا نرى ما هو الإجراء الذي يجب اتباعه لتوقيع مستند Word باستخدام شهادة رقمية. هذه هي الخطوات التي يجب اتباعها:
الخطوة 1: افتح المستند في Microsoft Word
علينا ببساطة تشغيل برنامج Word على جهاز الكمبيوتر الخاص بنا والبحث في الأرشيف عن المستند الذي نريد التوقيع عليه رقميًا.
الخطوة 2: الوصول إلى خيار التوقيع الرقمي
- في المستند المفتوح، نضغط على علامة التبويب أرشيف.
- ثم نختار علامة التبويب معلومات.
- في اللوحة المعروضة على يمين الشاشة، نضغط على «حماية الوثيقة».
- وأخيراً نختار الخيار «إضافة توقيع رقمي».
الخطوة 3: إعداد التوقيع الرقمي
بعد الخطوات السابقة، سيظهر مربع حوار على الشاشة يخبرنا أنه ستتم إضافة توقيع رقمي إلى وثيقتنا. اختياريًا، يمكننا هنا إضافة وصف كتابي مختصر للهدف أو الغرض من التوقيع الرقمي على المستند في حقل نصي محدد.
الخطوة 4: حدد الشهادة الرقمية
هذا هو الجزء الرئيسي من عملية التوقيع الرقمي، والذي يجب أن نسير فيه على النحو التالي: نضغط على لافتة. إذا كان لديك عدة شهادات مثبتة، فستظهر قائمة بالخيارات المختلفة. كل ما علينا فعله هو حدد الشهادة المناسبة و اضغط استعرض.
الخطوة 5: أكمل التوقيع
باتباع تعليماتنا، سيقوم Microsoft Word بتوقيع المستند، ثم يعرض لنا إشعارًا يؤكد إضافة التوقيع الرقمي. بعد هذا، سيتم وضع علامة على المستند بأنه "للقراءة فقط"لذا فإن أي محاولة لتعديله أو تغييره سيؤدي إلى إبطال التوقيع تلقائيًا.
بعض الاعتبارات الهامة
يعد التوقيع على مستند Word من خلال شهادة رقمية الطريقة الأكثر أمانًا لضمان ثقة مستلميه، الذين يمكنهم التأكد تمامًا من عدم تغييره بعد التوقيع.
ومع ذلك، لتجنب المفاجآت والأخطاء، فمن المستحسن حافظ علي شهادة محدثة. لا يضر التحقق من تاريخ انتهاء الصلاحية من وقت لآخر. وأيضًا، لتجنب الاضطرار إلى تكرار عملية التوقيع، فمن المهم مراجعة كافة المحتويات قبل التوقيع. في بعض الأحيان، تسمح لنا المراجعة النهائية برؤية الأشياء المفقودة أو غير الضرورية في المستند.
وأخيرا، للتحقق من أن كل شيء قد تم بشكل صحيح، يمكننا إجراء تحقق كالآتي:
- نفتح الوثيقة التي تم توقيعها رقميا.
- دعنا نذهب إلى علامة التبويب أرشيف.
- حدد الخيار معلومات.
- للانتهاء نضغط انظر التوقيعاتحيث يمكننا التحقق من صحة التوقيع والشهادة المستخدمة والتفاصيل الأخرى ذات الصلة. بهذه السهولة.