إذا كنت تعمل مع المستندات الموجودة على السحابة بشكل يومي، فستحتاج إلى إتقانها تمامًا التحكم في الإصدارات في OneDrive و SharePointالأمر لا يقتصر فقط على الرجوع إلى الوراء عندما يرتكب شخص ما خطأً: فخلف كل ذلك يوجد نظام من التاريخ والحدود والتدقيق وإدارة السجلات، والذي يمكن أن ينقذك من أكثر من موقف محرج عند استخدامه بشكل صحيح.
سترى في الأسطر التالية كيف قم بتفعيل واستخدام وإدارة إصدارات ملفاتك في OneDriveماذا يحدث لتلك التغييرات "غير المرئية" التي يتم حفظها في الخلفية، وكيف تعمل حدود الإصدار التي تحددها المؤسسة، والأهم من ذلك، كيف يتكامل كل هذا مع الاحتفاظ بالبيانات والتسجيل والأمان في Microsoft 365.
ما هو نظام التحكم في الإصدارات في OneDrive و SharePoint؟
تتيح إدارة الإصدارات حفظ سجل التغييرات لكل ملف أو عنصر تلقائيًا يتم تخزينها في OneDrive أو في مكتبات المستندات والقوائم في SharePoint. في كل مرة يتم فيها تعديل مستند وحفظه، يتم إنشاء نسخة جديدة (أساسية أو ثانوية، حسب الإعدادات).
في الممارسة العملية، هذا يعني ذلك يمكنك عرض الإصدارات السابقة ومقارنتها واستعادتها. مستندات Word، وExcel، وPowerPoint، وملفات PDF، وملفات CAD، والصور، ومقاطع الفيديو، وأي نوع من الملفات المخزنة على هذه الخدمات تقريبًا.
عند تفعيل نظام التحكم في الإصدارات، تتم إضافة كل تغيير إلى سجل إصدارات العنصر.مع معلومات مثل تاريخ التعديل، والمستخدم الذي أجرى التغيير، وحجم الملف. ويمكن ضبط عدد النسخ المحفوظة ومن يمكنه عرض النسخ الأولية أو الثانوية لكل قائمة أو مكتبة.
علاوة على ذلك، في سيناريوهات المؤسسات، يجمع Microsoft 365 هذا السجل مع سياسات الاحتفاظ، والملصقات، و إدارة السجلاتلذلك قد تخضع بعض المستندات لقيود خاصة تؤثر على كيفية حفظ نسخها وحذفها.
النسخ الرئيسية، والنسخ الفرعية، والمسودات
في العديد من المؤسسات، يتم تكوين مكتبات SharePoint لـ التحكم في الإصدارات الرئيسية والثانويةيتم ترقيم الإصدارات الرئيسية بالأعداد الصحيحة (على سبيل المثال، 5.0)، بينما يتم ترقيم الإصدارات الفرعية بالأعداد العشرية (على سبيل المثال، 5.1)، مما يعكس بشكل أفضل مستوى نضج المستند.
عادة ، أ يمثل الإصدار الرئيسي علامة فارقة هامة.وثيقة مقدمة للمراجعة، أو منشور رسمي، أو عقد مغلق، وما إلى ذلك. عادةً ما تكون النسخ الثانوية أعمالاً قيد الإنجاز، ومسودات لم تجهز بعد ليراها الجميع.
بهذا التكوين، يحتاج الفريق عادةً الوصول بشكل متكرر إلى أحدث الإصدارات الفرعية أثناء إعداد الوثيقة، ومع مرور الوقت، قد يكون من المفيد استرجاع أو مراجعة النسخ الثانوية القديمة التي تعكس تطور المحتوى.
تدعم قوائم SharePoint فقط الإصدارات الرئيسيةيُنشئ كل تعديل على عنصر ما نسخة جديدة مرقمة برقم صحيح. إذا كانت المؤسسة تتطلب موافقة على المحتوى، فيمكن أن تمر هذه العناصر بحالة "معلقة" حيث تُعامل كمسودات إلى حين موافقة شخص مخوّل.
هناك حد تقني هام: يُسمح بما يصل إلى 511 إصدارًا فرعيًا فقط لكل إصدار رئيسي. بعد ذلك، إذا حاولت حفظ إصدار فرعي آخر باستخدام عميل حديث، فسيتم استبدال أحدث إصدار فرعي؛ أما مع العملاء الأقدم، فسيتم حظر تحميل التغييرات أو حفظها مباشرةً، مما يجبر على إصدار نسخة رئيسية جديدة.
كيفية تفعيل واستخدام سجل الإصدارات في OneDrive (عبر الويب)
في OneDrive لـ Microsoft 365، يكون سجل الإصدارات عادةً يتم تفعيلها افتراضياً على مستوى المؤسسةمع ذلك، قد يختلف السلوك المحدد تبعًا لكيفية تكوين مسؤول النظام للمكتبات. ومع ذلك، كمستخدم، يمكنك الوصول إلى سجل الملف على الويب في بضع خطوات فقط.
- تسجيل الدخول إلى OneDrive باستخدام حساب Microsoft الشخصي الخاص بك أو باستخدام حسابك المهني أو التعليمي (على سبيل المثال، حساب Microsoft 365 الخاص بالعمل).
- في عرض الملف، حدد موقع المستند الذي تريد استردادهانقر بزر الماوس الأيمن عليه واختر "سجل الإصدارات" من قائمة السياق.
- ستفتح اللوحة الجانبية مع قائمة الإصدارات المتاحة من الملفيوضح من قام بتعديلها، ومتى، وحجم كل منها.
- إذا كان لديك حساب عمل أو حساب مدرسي، فاستخدم الزر ثلاث نقاط (...) بجوار الإصدار الذي تريد استعادته ثم اختر "استعادة".
في العروض الكلاسيكية أو الإصدارات القديمة من SharePoint Server، تختلف الطريقة قليلاً: وعادةً ما يتم عرضها كـ قائمة منسدلة بجوار رقم الإصدارومن هناك يمكنك تحديد خيار الاستعادة مباشرةً.
بمجرد استعادة نسخة، تصبح تلك النسخة هي النسخة الحالية من الملفبينما يبقى الإصدار السابق كإصدار سابق في السجل، بهذه الطريقة لن تفقد أي تكرارات على طول الطريق.
سجل الإصدارات من مستكشف الملفات (عميل المزامنة)
إذا قمت بتثبيت تطبيق مزامنة OneDrive على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، يمكنك إدارة الإصدارات مباشرة من مستكشف الملفاتدون الحاجة لفتح المتصفح. يتكامل برنامج سطح المكتب مع نظام ويندوز لتسهيل هذه المهمة.
El الإجراء القياسي في نظام ويندوز يكون كالتالي:
- افتح ال مجلد OneDrive في مستكشف الملفات (سواء كان شخصيًا أو تجاريًا) وابحث عن الملف الذي تهمك قصته.
- انقر بزر الماوس الأيمن على الملف واختر الخيار "سجل الإصدارات" من قائمة السياق.
- في نافذة السجل التي تفتح، اختر الإصدار المناسب، ثم انقر على النقاط الثلاث. ثم اختر "استعادة".
ضع في اعتبارك قيدًا مهمًا واحدًا: لا يمكنك استعادة نسخ متعددة من ملفات متعددة في نفس الوقتاستعادة الإصدار هي عملية تتم ملفًا تلو الآخر، وذلك تحديدًا لتجنب الأخطاء الجسيمة التي يصعب التراجع عنها.
استعادة الإصدارات من تطبيقات Office (Word، Excel، PowerPoint)
عند العمل مع مستندات Office المخزنة في OneDrive أو SharePoint، يمكنك يمكنك عرض وفتح الإصدارات السابقة مباشرة من Word أو Excel أو PowerPoint.، سواء في إصداراتها عبر الإنترنت أو في أحدث برامج سطح المكتب.
للقيام بذلك، افتح المستند من OneDrive (على سبيل المثال، Word Online في متصفحك)، ثم انتقل عبر القوائم إلى "ملف > معلومات > سجل الإصدارات"ستظهر قائمة النسخ المحفوظة في اللوحة اليمنى.
من تلك اللوحة، يمكنك افتح أي نسخة في وضع القراءة فقط.راجع التغييرات التي تم إجراؤها (عادةً ما يتم تمييزها في مساحة العمل) واختر إما "حفظ نسخة" أو "استعادة". لن يظهر زر الاستعادة في أحدث إصدار، لأنه بالفعل الإصدار الحالي من المستند.
يُعد هذا النهج مفيدًا بشكل خاص عندما هل ترغب في مقارنة تغييرات المحتوى بصريًا؟ أو استعادة أجزاء محددة من إصدار أقدم دون الحاجة إلى استعادته بالكامل.
إدارة السجلات والتحكم في إصداراتها في OneDrive و SharePoint
في الحالات التي تنطوي على الامتثال التنظيمي أو التدقيق أو المتطلبات القانونية، تصبح العديد من الوثائق "سجلات" ذات قيود خاصةيوفر Microsoft 365 إمكانية وضع علامة تلقائية على المستند كسجل عن طريق تطبيق علامات الاحتفاظ.
عند معالجة الملف تم تكوين علامة الاحتفاظ لتمييز المحتوى كسجل.تظهر خاصية للمستند تُسمى "حالة السجل" بجوار التسمية. وبناءً على إعداد تلك التسمية، يمكن أن تكون الحالة الأولية "مغلق" أو "غير مغلق".
يهدف هذا النظام إلى السماح بمعاملة المستند على أنه سجل ثابتمنع حذفها وإجراء تعديلات معينة عليها، ولكن في الوقت نفسه تسهيل التعاون وإنشاء إصدارات لاحقة يمكن اعتبارها سجلات في حد ذاتها.
نضع في اعتبارنا أن لا تدعم مجلدات دفتر الملاحظات في OneNote خاصية التحكم في إصدارات السجلات.مع ذلك، فهم يستخدمون سجل الإصدارات القياسي لـ SharePoint/OneDrive. أما نموذج التسجيل، فيركز على مستندات المكتب النموذجية والملفات الأخرى المخزنة في المكتبات.
قفل وفتح السجلات: كيف يعمل؟
أي مستخدم لديه تصاريح المساهمة أو أعلى في مكتبة يتم فيها وضع علامة على المستندات كسجلات، يمكنك تغيير حالة السجل بين "مغلق" و "غير مغلق". من الممارسات الشائعة تبديل هذه الحالات للتعديل عند الحاجة ثم تجميد المحتوى.
متى يفتح مستندًا مصنفًا كسجليؤدي هذا إلى تشغيل سلسلة من الإجراءات التلقائية في الخلفية:
- إذا لم يكن الموقع يحتوي على واحد بالفعل مكتبة معلقة لأغراض الحفظيتم إنشاؤه تلقائيًا.
- إذا لم تكن تلك المكتبة تتضمن بالفعل مجلدًا يسمى "السجلات"، فسيتم إنشاؤه أيضًا.
- يتم تنفيذ إجراء "النسخ إلى" الذي يقوم بتكرار أحدث إصدار من المستند في مجلد السجلات داخل مكتبة التعليق. يتم نسخ أحدث نسخة فقط، وليس السجل الكامل.
- النسخة المخزنة في "السجلات" هي أضف إلى سجل إصدارات المستند الأصلي، مع وضع علامة "سجل" في حقل التعليقات الخاص بتلك النسخة.
- يقوم المستند الأصلي بإنشاء نسخة جديدة قابلة للتعديل؛ لا يمكن إزالته، ولكن يمكن تعديله.يستمر عمود "العنصر هو سجل" في إظهار "نعم"، حيث يظل المستند سجلاً، على الرغم من أنه أصبح الآن قابلاً للتغيير.
عندما يعود المستخدم إلى تسجيل الكتلةيصبح المستند غير قابل للتعديل. ومع ذلك، فإن الإجراء الرئيسي الذي يُنشئ نسخة سجل في مجلد السجلات هو إلغاء القفل، وليس القفل.
لا يتم إنشاء "نسخة تسجيل" جديدة إلا عندما تتغير حالة التسجيل إلى "محظور" بعد أن تم إلغاء الحظر. وقد طرأت تغييرات. وهذا يسمح لك بالاحتفاظ فقط بالإصدارات ذات الصلة كسجلات، مما يقلل من خطر تراكم نسخ غير ضرورية.
عرض ومراجعة إصدارات السجل
في كل مرة يتم فيها إلغاء قفل إدخال في سجل النظام ونسخه إلى مجلد سجل النظام، تم تحديد تلك النسخة بوضوح في التاريخ. مع كتابة كلمة "سجل" في خانة التعليقات. لعرض سجل التعديلات، ما عليك سوى تحديد المستند في المكتبة واستخدام خيار "سجل الإصدارات".
علاوة على ذلك، فإن أسهم يتم تسجيل عمليات القفل والفتح في سجل التدقيق de مايكروسوفت بورفيوستجد ضمن فئة "نشاط الملف والصفحة" أحداثًا مثل "تم تغيير حالة السجل إلى مقفل" أو "تم تغيير حالة السجل إلى غير مقفل".
يتيح ذلك للمسؤولين وفرق الامتثال لتتبع كل ما يحدث مع المستندات المصنفة كسجلات: من قام بفتحها، ومتى، وكم عدد نسخ التسجيل التي تم إنشاؤها، وما إلى ذلك، وهو أمر بالغ الأهمية في القطاعات الخاضعة للتنظيم.
حدود سجل الإصدارات: المؤسسة، والموقع، والمكتبة
يُعد سجل الإصدارات أداةً قوية، ولكن إذا سُمح له بالنمو دون رقابة، فقد يؤدي ذلك إلى... تستهلك كمية كبيرة من مساحة التخزينولهذا السبب يسمح لك Microsoft 365 بتعيين حدود على مستويات مختلفة: المؤسسة، والموقع، والمكتبة، وحتى حساب OneDrive.
يمكن لمسؤولي النظام العالمي ومسؤولي SharePoint تحديد حدود سجل الإصدارات المحددة مسبقًا على مستوى المؤسسةيتم تطبيق هذا الإعداد تلقائيًا على جميع مكتبات المستندات الجديدة، سواء على مواقع SharePoint الحالية أو المواقع الجديدة، وكذلك على المكتبات الافتراضية على مواقع OneDrive الجديدة.
أما أصحاب المواقع، بدورهم، فيمكنهم كسر وراثة تلك القيم الافتراضية ويمكنهم تحديد حدود معينة للإصدارات لموقعهم. وفي الأسفل، يستطيع مالكو المكتبات تحديد حدودهم الخاصة، متجاهلين قيم المؤسسة والموقع.
في الواقع العملي، يكون التدفق عادةً على النحو التالي: في حال عدم تحديد أي حدود للموقع، يتم تطبيق الحدود العامة. بالنسبة للمكتبات الجديدة. إذا كان للموقع حدوده الخاصة، فسيتم تطبيق هذه الحدود افتراضيًا عند إنشاء المكتبات داخل ذلك الموقع، ما لم تقم المكتبة أيضًا بكسر التوريث وإنشاء قواعدها الخاصة.
أنواع حدود سجل الإصدارات وسلوكياتها
تقدم مايكروسوفت نهجين رئيسيين للتحكم في حدود الإصدارات: التكوين التلقائي والتكوين اليدويلكل منها آثار مختلفة على مستوى إدارة التخزين والامتثال.
تم تصميم التكوين التلقائي لـ تخزين الإصدارات المحسّنةفهو يوازن بين سعة الاسترداد (القدرة على الرجوع إلى الإصدار السابق) واستهلاك المساحة، دون أن يضطر المسؤول إلى حساب أرقام الإصدارات أو الفترات الزمنية المحددة يدويًا.
أما التكوين اليدوي، من ناحية أخرى، فيتيح للمسؤول حدد حدودًا صريحة من حيث عدد الإصدارات الرئيسية، وربما عمرها. فيما يلي نوعان رئيسيان شائعا الاستخدام:
- قيود على الإصدارات الرئيسية ذات فترة انتهاء الصلاحيةيتم تحديد الحد الأقصى لعدد الإصدارات والحد الأقصى لفترة الاحتفاظ بها. على سبيل المثال، 500 إصدار رئيسي و365 يومًا. عند تجاوز أي من هذين المعيارين، يتم حذف أقدم الإصدارات.
- الحد الأقصى لعدد الإصدارات الرئيسية بدون تاريخ انتهاء صلاحية مؤقتما عليك سوى تحديد عدد أقصى (على سبيل المثال، 500 إصدار رئيسي)، ويضمن النظام عدم تجاوزه، ويقوم تلقائيًا بحذف الإصدارات الأقدم عند الضرورة.
في كلتا الحالتين، يمكن أن تكون عمليات الاستبعاد المرتبطة بهذه الحدود دائم ولا يوضع في سلة إعادة التدويرخاصة عندما يتعلق الأمر بتقليص الإصدار المجدول أو تجاوز حدود المكتبة.
استعادة كل OneDrive إلى الحالة السابقة
بالإضافة إلى استعادة الإصدارات الفردية، يوفر OneDrive خيار استعادة جميع محتويات الحساب إلى نقطة زمنية سابقةتُعد هذه الوظيفة مفيدة بشكل خاص في حالة حدوث تلف أو حذف أو هجوم فدية ضخم.
لاستخدامه، عليك فتح OneDrive في متصفحك، ثم النقر على انقر على أيقونة الإعدادات وحدد "استعادة OneDrive الخاص بك"ستفتح صفحة تحتوي على عدة خيارات للتاريخ محددة مسبقًا (أمس، قبل أسبوع، قبل ثلاثة أسابيع) وخيار لتحديد تاريخ ووقت مخصصين.
تُظهر تلك الصفحة رسم بياني مع نشاط كتابة البيانات يحتوي الحساب على شريط تمرير يتيح لك تحديد اللحظة التي تريد الرجوع إليها بالضبط. أسفله، ستجد قائمة بالتغييرات التي تريد التراجع عنها، مع تفاصيل عن الشخص الذي قام بها وتاريخها.
بمجرد تحديد نقطة الاستعادة والتغييرات التي تريد التراجع عنها، كل ما تبقى هو... اضغط على زر "استعادة" بحيث يعود OneDrive إلى تلك الحالة العامة، مما يؤثر على جميع الملفات المعنية.
تجاوزت OneDrive التوقعات، والحسابات المجمدة، وأفضل الممارسات
إذا تجاوزت حد التخزين المخصص لحساب OneDrive الخاص بك، فسيدخل الحساب في حالة "مُجمّد" (للقراءة فقط)عند هذه النقطة، لا يمكنك تحميل الملفات أو تعديلها حتى تقوم بتحرير مساحة أو ترقية خطتك.
للخروج من حساب مجمد، هناك طريقتان أساسيتان: شراء مساحة أكبر (تمديد الاشتراك) أو احذف الملفات لتحرير مساحة التخزينمن خلال واجهة الويب، عند تسجيل الدخول إلى حساب مجمد، يتم عرض وظيفة "إلغاء تجميد حسابك للوصول مؤقتًا إلى ملفاتك" حتى تتمكن من تنظيفها.
بمجرد إذابتها مؤقتًا، ستكون لديك فترة (عادةً 30 يومًا) يمكنك خلالها يمكنك حذف الملفات غير الضروريةإذا لم تقم بذلك في الوقت المحدد أو تجاوزت الحد مرة أخرى، فقد يتم تجميد الحساب مرة أخرى بطريقة أكثر تقييدًا، وقد يُجبرك ذلك على الاتصال بالدعم.
نقطة أخرى مهمة هي عدم النشاط: إذا لم تقم بالوصول إلى OneDrive خلال عام، فسيتم تطبيق رسوم عليك. قد يتم تجميد حسابك بسبب قلة الاستخدامحتى إذا كنت تستخدم خدمات Microsoft 365 الأخرى، فإن مجرد تسجيل الدخول مرة واحدة على الأقل في السنة أو الحفاظ على النشاط باستخدام عميل سطح المكتب سيمنع ذلك.
على أي حال، يُنصح مراقبة استخدام مساحة التخزين من حسابك، راجع المجلدات التي تتم مزامنتها وقم بإلغاء تحديد المجلدات الكبيرة جدًا أو غير المهمة لتجنب تجاوز الحد المسموح به دون داعٍ.
إعدادات عميل OneDrive والخيارات المتقدمة
يتضمن برنامج OneDrive لنظامي التشغيل Windows و macOS لوحة إعدادات تحتوي على عدة علامات تبويب تؤثر بشكل غير مباشر كيفية إدارة الملفات، وبالتالي، إصداراتهامن بين الخيارات الأكثر صلة ما يلي:
- قم بالمزامنة والنسخ الاحتياطي: يسمح لك بتفعيل النسخ الاحتياطي للمجلدات المهمة من جهاز الكمبيوتر الخاص بك (سطح المكتب، المستندات، الصور) بحيث تصبح جزءًا من OneDrive الخاص بك.
- التفضيلاتيتحكم في السلوك عند تسجيل الدخول، والاستخدام في وضع توفير البطارية أو على الشبكات ذات القياس، وخيارات عامة أخرى.
- الملفات حسب الطلبيُمكّن هذا الخيار التنزيل عند الطلب، بحيث يمكنك رؤية جميع الملفات ولكنها لا تشغل مساحة على جهاز الكمبيوتر إلا عند فتحها. يؤثر هذا على الأداء وكيفية إدارة الإصدارات المختلفة محليًا.
- التعاون في الملفاتيتولى هذا النظام إدارة كيفية مزامنة التغييرات التي تطرأ على المستندات المشتركة، وهو عنصر أساسي في... يقوم برنامج Office بحفظ الملفات في OneDrive بشكل افتراضي. وتعمل وظيفة الحفظ التلقائي بشكل صحيح.
- حساب: يعرض المساحة المستخدمة، ويتيح لك إلغاء ربط الحساب أو إضافة حساب آخر، واختيار المجلدات المراد مزامنتها وتكوين وحدة التخزين الشخصية.
لديك أيضًا عناصر تحكم لـ إيقاف المزامنة مؤقتًا واستئنافهاأغلق البرنامج تمامًا أو راجع معلومات الدعم مثل معرف الجهاز والإصدار الدقيق من OneDrive المثبت، وهو أمر مفيد للغاية إذا كانت لديك مشكلات تتعلق بسجل الإصدارات أو المزامنة.
هذا النظام البيئي المتكامل للتحكم في الإصدارات، وإدارة السجلات، وحدود السجل، وخيارات الاستعادة، وتكوين العميل يجعله يُعد كل من OneDrive و SharePoint أداتين قويتين للغاية لحماية ملفاتكيمكنك التعاون، والتراجع عن التغييرات، وتلبية المتطلبات القانونية، وتجنب فقدان البيانات إذا خصصت بعض الوقت لتعلم كيفية عمل كل جزء.
