أصبحنا نعتمد بشكل متزايد على المستندات الرقمية للعمل، توقيع العقوديتطلب إرسال عروض الأسعار أو إنجاز المعاملات الورقية مع الجهات الحكومية إثبات هوية مُنشئ الملف وعدم تعديله من قبل أي جهة أخرى. أصبحت الطباعة والتوقيع اليدوي والمسح الضوئي عمليةً مُرهقة وغير آمنة في معظم المواقف اليومية.
التوقيعات الرقمية والشهادات الإلكترونية إنهم يحلون هذه المشكلة تحديدًا في برامج Word وExcel وPowerPoint وPDF وغيرها من تطبيقات المكتب. إنهم يسمحون توقيع مستند Word مباشرة في البرنامج نفسه، مما يضمن هوية الموقع، وسلامة المحتوى، ويوفر الصلاحية القانونية في العديد من السياقات، طالما يتم استخدام الشهادات الصادرة عن جهة موثوقة.
ما هو التوقيع الرقمي وما هي استخداماته في برنامج Office؟
التوقيع الرقمي هو في جوهره ختم إلكتروني مشفر يتم تضمين هذا الختم في مستند أو رسالة: ملف وورد، أو جدول بيانات إكسل، أو عرض تقديمي باوربوينت، أو بريد إلكتروني، أو ماكرو، وما إلى ذلك. يتضمن هذا الختم معلومات تُمكّنك من التحقق من هوية المُوقِّع وما إذا كان المحتوى قد عُدِّل بعد التوقيع. علاوة على ذلك، فهو يسمح التوقيع على الوثائق رقميا مع الضمان.
عند توقيع مستند Office رقميًا سافر معه شهادة والمفتاح العام المرتبط به. باستخدام هذه المعلومات، يستطيع برنامج المستلم التحقق من أن التوقيع صادر من مفتاحك الخاص، وأن الملف لم يُمس منذ توقيعه. في حال تغيير حرف واحد فقط، يُصبح التوقيع لاغيًا، وسيُخطرك برنامج Office بذلك فورًا.
من المهم التمييز بين التوقيعات المرئية وغير المرئية داخل المكتب. الـ التوقيع المرئي يتم عرضه كخط توقيع أو صورة (توقيعك الممسوح ضوئيًا، ختم الشركة، إلخ)، بينما لا يظهر التوقيع غير المرئي في متن المستند، لكن برنامج Office يضع علامة على الملف بأنه موقع ويعرض حالة التوقيع في الأعلى أو في عرض معلومات الملف.
تشترك كل من التوقيعات المرئية وغير المرئية في نفس مستوى الأمان التشفيري.الشيء الوحيد الذي يتغير هو المظهر الجمالي والطريقة التي يرى بها المستخدم التوقيع أو يتفاعل معه على الشاشة، وليس مستوى الحماية التي يوفرها على المحتوى.
الشهادة الرقمية والمفتاح العام والجهة المصدرة
لإنشاء توقيع رقمي صالح، أنت بحاجة إلى شهادة توقيع رقمي.تُعدّ شهادة التوقيع الرقمي بمثابة "بطاقة هويتك" الإلكترونية: فهي تحتوي على معلوماتك التعريفية والمفتاح العام الذي سيُستخدم للتحقق من توقيعك. بدون شهادة، أنت ببساطة تلصق صورة لتوقيعك، ولكن لا يوجد أي ضمان تشفيري لأي شيء.
يتم إصدار الشهادات الرقمية من قبل ما يسمى بهيئات التصديق (CAs).تعمل هيئات التصديق هذه كنوع من الموثقين في العالم الرقمي. فهي تتحقق من هويتك، وتصدر لك شهادة، وتوقعها بمفاتيحها الخاصة، كما تحتفظ بقوائم إبطال تشير إلى الشهادات التي انتهت صلاحيتها أو تم إلغاؤها.
عملياً، هناك طريقتان رئيسيتان للحصول على الشهادة: اللجوء إلى جهة إصدار تجارية أو رسمية (بما في ذلك شركاء مايكروسوفت أو مقدمي الخدمات مثل DigiCert الذين يقدمون الشهادة على رمز مادي) أو استخدام الشهادات الصادرة داخليًا من قبل شركة أو منظمة أو مؤسسة، وهو أمر شائع جدًا في بيئات الشركات والإدارة العامة.
تتمتع الشهادات بفترة صلاحية محدودة، تتراوح عادةً من سنة إلى ثلاث سنوات.تختلف مدة صلاحية الشهادات باختلاف نوعها والجهة المُصدرة لها، ويجب تجديدها أو استبدالها بشهادة جديدة. إذا حاولت التوقيع بشهادة منتهية الصلاحية، فستُشير برامج Office وقارئات ملفات PDF إلى أن التوقيع غير صالح أو ستعرض تحذيرات أمنية.
في بعض الحالات، من الممكن إنشاء شهادات "موقعة ذاتيًا". تُستخدم هذه الشهادات لأغراض الاختبار أو استخدامات داخلية محددة للغاية، مثلاً من داخل النظام أو المتصفح نفسه. فهي تتيح لك اختبار التوقيع الرقمي بنفسك، ولكن نظرًا لأنها لا تصدر عن جهة خارجية موثوقة، فسيتلقى المستلمون تحذيرات تفيد بأن التوقيع غير مدعوم من جهة مصدقة معترف بها.
الضمانات التي يوفرها التوقيع الرقمي في Office
توقيع رقمي مُهيأ بشكل صحيح في برنامج Word أو Excel أو PowerPoint الأمر لا يقتصر على "رسم صغير" على الوثيقة، بل يقدم العديد من الضمانات الفنية والقانونية التي تعتبر أساسية عندما يتعلق الأمر بالمال أو البيانات الشخصية أو المسؤوليات.
الضمانة الأولى هي الأصالةيستطيع النظام التحقق من هوية المُوقِّع، إذ أن هذا الشخص (أو المؤسسة) وحده يملك المفتاح الخاص المرتبط بالشهادة المستخدمة في التوقيع. وبمجرد فتح الملف، يستطيع المُستلِم التحقق من هذه الهوية وتحديد مدى موثوقية المُوقِّع.
أما الأمر الثاني فهو سلامة المحتوىعند التوقيع، يتم حساب قيمة تجزئة تشفيرية للمستند بأكمله وربطها بالتوقيع. إذا قام شخص ما بتعديل الملف لاحقًا - ولو بمسافة واحدة - فعند فتح البرنامج له، يُعاد حساب قيمة التجزئة، ويكتشف عدم تطابقها، ويُصنّف التوقيع على أنه غير صالح أو مُعدّل. تُعدّ سلامة المحتوى أمرًا بالغ الأهمية في سير العمل الذي يستخدم وحدات الماكرو أو القوالب المؤسسية.
الضمانة الثالثة هي عدم الإنكاربمعنى آخر، لا يمكن للموقّع أن ينكر لاحقاً توقيعه على تلك الوثيقة تحديداً. فإذا استُخدمت شهادة مرتبطة بشخص أو مؤسسة، ولم يتم اختراق المفتاح الخاص، فإن التوقيع يُعدّ دليلاً على مشاركتهم.
وأخيرًا، ترتبط العديد من التوقيعات الرقمية بشهادة مؤقتة.عند استخدام خادم ختم زمني، يتم ربط التوقيع بتاريخ ووقت محددين صادرين عن مصدر زمني آمن. وهذا يُمكّن من إثبات وجود المستند وتوقيعه في تلك اللحظة، حتى لو انتهت صلاحية شهادة المُوقِّع لاحقًا.
متطلبات اعتبار التوقيع الرقمي صالحاً
لكي يُعتبر التوقيع الرقمي في Office موثوقًا به يتحقق النظام من سلسلة من الشروط الأساسية. إذا حدث خطأ ما، فسيظهر للمستخدم عادةً تحذير باللون الأصفر أو الأحمر يشير إلى وجود مشاكل في التوقيع أو الشهادة.
أولاً، يجب أن يكون التوقيع صحيحاً من الناحية التشفيريةبمعنى آخر، يجب ألا يكون الملف قد تم تعديله منذ توقيعه، ويجب أن يكون البرنامج قادراً على التحقق من التوقيع باستخدام المفتاح العام للشهادة. إذا تم تعديل المستند، يصبح التوقيع "معطلاً" وغير صالح.
ومن الضروري أيضاً أن تكون الشهادة سارية المفعول.إذا انتهت صلاحية الشهادة أو ظهرت في قائمة الإلغاء، فسيتم عرض التوقيع مع تحذيرات مهمة، حيث لا يمكن التأكد من أن الموقع لا يزال لديه السيطرة على تلك الهوية.
ومن الشروط الأخرى أن يكون المحرر أو الموقع جديراً بالثقة. بالنسبة للفريق الذي يفتح المستند. في بيئات العمل، تقوم العديد من المؤسسات بتصنيف شهادات موردين معينين أو أقسام داخلية على أنها موثوقة، بحيث يتم التحقق من صحة المستندات الموقعة من قبلهم دون سابق إنذار.
وأخيراً، يجب أن تأتي الشهادة المرتبطة بالتوقيع من جهة إصدار معتمدة. أو من بنية مفاتيح عامة (PKI) يعتبرها النظام موثوقة. إذا كانت الشهادة موقعة ذاتيًا أو صادرة عن جهة مصدقة غير معروفة، فسيظل بإمكان النظام توقيعها، ولكنه سيعرض تحذيرًا بأنه لا يمكنه التحقق من مصدرها مع طرف ثالث مستقل.
التوقيع على مستندات مايكروسوفت أوفيس وحمايتها
يتيح لك برنامج Office توقيع مستندات Word وجداول بيانات Excel وعروض PowerPoint التقديمية. بطريقتين رئيسيتين: إما بتوقيع مرئي (سطر توقيع بالاسم أو الصورة أو الختم) أو بتوقيع رقمي غير مرئي لا يغير مظهر المستند، ولكنه يضع علامة عليه بأنه موقع ويمنع التغييرات.
يُستخدم التوقيع المرئي عادةً عندما يكون من المهم للقارئ أن يرى التوقيع بوضوح. في مكان محدد على الوثيقة، كما هو الحال مع التوقيع اليدوي على الورق. وهذا شائع في العقود والميزانيات والشهادات ومحاضر الاجتماعات حيث من المهم تحديد هوية من وافق بوضوح.
أما التوقيع غير المرئي، فهو مثالي عندما تريد حماية المحتوى. بدون تعديل التصميم: التقارير، والقوالب المؤسسية، ونماذج العقود، والعروض التقديمية ذات التصميم الثابت، وما إلى ذلك. يضيف برنامج Office إشعارًا في الأعلى يشير إلى أن المستند موقع ويمكنه تحويله إلى وضع القراءة فقط.
في الإصدارات الحديثة من مايكروسوفت 365 وأوفيس تُدار معلومات التوقيع من علامة التبويب "ملف"، ضمن قسم "معلومات". ستجد هناك خيارات مثل "حماية المستند" و"حماية المصنف" و"حماية العرض التقديمي"، والتي تتيح الوصول إلى وظيفة "إضافة توقيع رقمي" وإدارة التوقيعات الموجودة.
عندما يكون المستند موقعًا رقميًا بالفعليظهر زر التوقيعات عادةً أسفل النافذة، أو في لوحة التوقيعات على الجانب. ومن هناك، يمكنك معرفة من وقّع، ومتى، وبأي شهادة، وما إذا كان التوقيع لا يزال ساريًا أم تأثر بأي تغييرات لاحقة.
كيفية إضافة توقيع مرئي في برنامج Word و Excel
إذا كنت تريد أن يبدو توقيعك كما لو كان على مستند ورقيالخيار الأنسب هو استخدام إصدار Word وExcel. بهذه الطريقة، يعرض المستند مربعًا يمكن للموقّع فيه كتابة اسمه، أو إدراج صورة لتوقيعه، أو التوقيع باستخدام قلم رقمي على الشاشات اللمسية.
التدفق النموذجي بسيطأولاً، افتح مستند Word أو جدول بيانات Excel وضع المؤشر في المكان الذي تريد ظهور سطر التوقيع فيه. من علامة التبويب "إدراج"، حدد خيار "سطر التوقيع" ضمن مجموعة "نص".
يؤدي القيام بذلك إلى فتح نافذة تحتوي على إعدادات سطر التوقيع. في هذا القسم، يمكنك تحديد اسم المُوقِّع، ومنصبه، وعنوان بريده الإلكتروني، وما إذا كان مسموحًا بالتعليقات عند التوقيع. كما يمكنك اختيار ما إذا كنت تريد تضمين التاريخ بجانب التوقيع.
بمجرد إدراج خانة التوقيع، يقوم المؤلف أو الشخص الذي يتلقى المستند يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن على السطر واختيار خيار التوقيع. عندئذٍ، يوفر لك برنامج Word أو Excel عدة خيارات: كتابة الاسم، أو اختيار صورة للتوقيع المكتوب بخط اليد، أو رسمه مباشرةً إذا كان الجهاز يسمح بذلك.
في هذه الخطوة، يتم أيضاً اختيار الشهادة الرقمية. والتي ستُستخدم للتوقيع. يعرض مربع حوار التوقيع حقولًا مثل "التوقيع باسم" و"جهة الإصدار"، حيث يمكنك التأكد من تحديد الشهادة الصحيحة. إذا لم تكن كذلك، يمكنك النقر فوق "تغيير" لتحديد شهادة أخرى مثبتة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، أو مراجعة كيفية إدارة الشهادة الرقمية إذا كانت لديك أي أسئلة.
كيفية التوقيع باستخدام توقيع رقمي غير مرئي في برامج Word و Excel و PowerPoint
عندما لا ترغب في تغيير تصميم المستند مع وجود سطر توقيع مرئييمكنك استخدام ما يسمى بالتوقيع الرقمي غير المرئي، والذي يستخدم على نطاق واسع في قوالب الشركات والعروض التقديمية حيث يتم مراعاة الجماليات بعناية.
الإجراء مماثل في برامج Word و Excel و PowerPoint.افتح الملف، ثم انتقل إلى علامة تبويب "ملف" للدخول إلى عرض Backstage، وتأكد من أنك في قسم "معلومات". ستجد هناك زر "حماية المستند" أو "حماية المصنف" أو "حماية العرض التقديمي"، وذلك حسب نوع الملف.
من خلال تلك القائمة، اختر خيار إضافة توقيع رقميسيعرض البرنامج رسالة توضح أنه سيتم إضافة توقيع، وأنه بمجرد التوقيع، قد يؤدي أي تعديل إلى إبطاله. بعد الموافقة، سيظهر مربع حوار التوقيع.
يمكنك اختيار نوع الالتزام في هذا المربع (على سبيل المثال، "لقد راجعت هذا المستند" أو "أُصرّح بهذا المحتوى")، اكتب سبب التوقيع، وإذا كان لديك أكثر من شهادة، فاختر الشهادة التي تريد استخدامها. بمجرد الانتهاء من كل شيء، انقر فوق "توقيع".
بمجرد اكتمال العملية، يتم وضع علامة "موقع" على الملف. وفي العديد من الإعدادات، يصبح المستند للقراءة فقط لمنع إجراء أي تغييرات لاحقة. وسيظهر للمستخدم إشعار في الأعلى يشير إلى أن المستند يحتوي على توقيعات صالحة، وسيتمكن من عرض التفاصيل من لوحة التوقيع.
استخدام شهادات توقيع المستندات في Office و PDF
بالإضافة إلى الشهادات الشخصية المعتادةتوجد شهادات "توقيع المستندات" محددة تصدرها جهات مثل DigiCert، والتي غالباً ما تُسلّم على جهاز مادي (مثل ذاكرة USB). صُممت هذه الشهادات خصيصاً لتوقيع المستندات الاحترافية.
عملية الاستخدام بسيطة للغايةبمجرد إتمام الطلب، ستتلقى الرمز المميز مع الشهادة المثبتة أو الجاهزة للتثبيت. بعد ذلك، ما عليك سوى توصيله بجهاز الكمبيوتر الخاص بك، وعند التوقيع من Word أو Adobe Reader أو OpenOffice أو LibreOffice، حدد تلك الشهادة في مربع الحوار.
في برنامج Adobe Reader، على سبيل المثال، يمكنك التوقيع دون الحاجة إلى النسخة المدفوعة.افتح ملف PDF، ثم اختر "المزيد من الأدوات" من الشريط الجانبي، ثم اختر "الشهادات". سيظهر شريط أدوات أعلى المستند مع خيار "التوقيع الرقمي".
يؤدي النقر على هذا الخيار إلى تحويل المؤشر إلى علامة زائد. لرسم المنطقة التي سيظهر فيها التوقيع، ستُفتح نافذة لاختيار شهادة التوقيع. سيتم عرض معاينة للتوقيع، وبمجرد الموافقة على المستند وحفظه، سيتم تضمين التوقيع في ملف PDF.
في برنامجي OpenOffice و LibreOffice، تكون الآلية متشابهة للغايةافتح المستند في برنامج Writer، ثم انتقل إلى ملف، واختر التوقيعات الإلكترونية. من هناك، انقر على توقيع المستند، واختر الشهادة، وسيقوم البرنامج بتسجيل التوقيع، وبالتالي فإن أي تعديلات لاحقة ستبطله تلقائيًا.
التوقيعات المكتوبة بخط اليد كصور وعلاقتها بالتوقيعات الرقمية
من الأساليب الشائعة جدًا استخدام التوقيع المكتوب بخط اليد كصورة في برامج Word أو Excel أو حتى Photoshop. ورغم أنها لا توفر نفس الضمانات التي يوفرها التوقيع الرقمي المدعوم بشهادة، إلا أنها قد تكون مفيدة في سياقات أقل رسمية أو لإضفاء طابع شخصي على المستند.
الفكرة بسيطة: تقوم بتوقيع قطعة من الورق، أو مسحها ضوئياً، أو التقاط صورة لها. يمكنك حفظ الصورة بصيغة شائعة مثل JPG أو PNG أو GIF أو BMP. ثم تفتح تلك الصورة في برنامج Word لقصها، بحيث يبقى التوقيع فقط، وتحفظها مرة أخرى كملف منفصل لإعادة استخدامها وقتما تشاء.
إذا كنت قلقًا من أن خلفية الصورة لن تتطابق مع اللون الأبيض للمستنديمكنك تنقيح الصورة باستخدام برنامج مثل أدوبي فوتوشوب. من خلال تعديل منحنيات الألوان، يمكنك مطابقة بياض الورقة الممسوحة ضوئيًا مع بياض المستند، أو حتى استخدام أوضاع المزج مثل "الضرب" لجعل التوقيع يبدو كما لو كان مكتوبًا بالفعل على الصفحة.
بمجرد حصولك على الصورة المصقولة، ما عليك سوى إدراجها في برنامج Word أو Excel أو PowerPoint. من خيار "إدراج > صور"، ضعها في المكان المناسب. يمكنك دمجها مع ميزة سطر التوقيع في Office بحيث تُضفي، بالإضافة إلى المظهر المكتوب بخط اليد، مظهرًا رسميًا للتوقيع.
أما الآن، من وجهة نظر قانونية وأمنية يسهل نسخ صورة بسيطة ولصقها في ملف وإعادة استخدامها. ولهذا السبب، لا تعتبرها العديد من الشركات والهيئات العامة مكافئة للتوقيع الإلكتروني المتقدم أو المؤهل القائم على شهادة أو بطاقة هوية إلكترونية، خاصةً عندما تنطوي على مسؤولية قانونية كبيرة.
توقيع مستندات المكتب عبر الإنترنت باستخدام خدمات خارجية
إذا كنت لا ترغب في مواجهة صعوبات مع الشهادات المثبتة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو إذا كنت تستخدم جهازًا لا تملك فيه صلاحيات إدارية، فهناك أدوات ويب تسمح لك بتوقيع مستندات Word أو Excel أو PowerPoint أو PDF بسرعة.
ومن الأمثلة على ذلك خدمات مثل Aspose.تتيح لك هذه الأدوات تحميل ملف Word إلى متصفحك وإضافة توقيع باستخدام رسم أو نص أو صورة. يمكنك سحب المستند إلى الموقع الإلكتروني، واختيار نوع التوقيع، وتخصيص اللون أو النمط قبل تضمينه.
بعد تطبيق التوقيع، يسمح لك النظام بتنزيل المستند الموقع. أو إنشاء رابط تنزيل يبقى فعالاً لفترة محدودة فقط لحماية الخصوصية، عادةً 24 ساعة. تدعم هذه الخدمات في كثير من الأحيان صيغًا أخرى: DOT، DOCM، ODT، DOTX، OTT، وما شابهها.
ومن الخدمات الشائعة الأخرى خدمة SignWell.يُقدّم البرنامج نسخة مجانية بعدد محدود من التوقيعات شهرياً. ويتيح لك توقيع ليس فقط مستندات Office وملفات PDF، بل أيضاً الصور، ويتكامل مع أدوات مثل Gmail وSlack وDropbox وغيرها من منصات العمل التعاوني.
تتمثل الميزة الكبرى لهذه الخدمات في سهولة الاستخدام.يمكنك تحديد توقيعك مرة واحدة (عن طريق رسمه أو كتابته أو تحميل صورة) وإعادة استخدامه في مختلف المستندات الإلكترونية دون الحاجة إلى تثبيت أي شيء. يرشدك النظام خطوة بخطوة، كما يمكنه إدارة توقيعات الآخرين.
العيب الرئيسي هو التحقق من الهويةفي كثير من الحالات، لا ترتبط هذه الحلول بشهادة رقمية صادرة عن جهة موثوقة، مما يعني أن أي شخص يمكنه انتحال توقيعك إذا تمكن من الوصول إلى حسابك أو جهازك. ولهذا السبب، لا تقبل بعض الشركات والهيئات الحكومية هذا النوع من التوقيعات للمعاملات الحساسة.
قم بتوقيع ملف PDF ثم قم بتحويله مرة أخرى إلى تنسيقات Office
ومن الاستراتيجيات الشائعة الأخرى العمل مباشرة في ملفات PDF.توفر العديد من الأدوات، مثل Adobe Acrobat (بما في ذلك الإصدارات المجانية التي تحتوي على بعض الميزات) أو عارضات PDF المتقدمة، خيارًا يسمى التعبئة والتوقيع يعمل على تبسيط العملية بشكل كبير.
تتضمن العملية المعتادة أولاً تصدير مستند Word أو Excel أو PowerPoint إلى PDF.إما عن طريق حفظ الملف بصيغة PDF أو باستخدام خيار الطباعة في برنامج تشغيل ملفات PDF. ثم افتح الملف في برنامج العرض الذي اخترته وقم بالوصول إلى وظيفة التوقيع.
من خلال تعبئة النموذج وتوقيعه، يمكنك الاختيار بين كتابة اسمك (سيقوم البرنامج بإنشاء توقيع طباعي.) ارسم التوقيع باستخدام الماوس أو القلم أو إصبعك، أو حمّل صورة تحتوي على توقيعك الممسوح ضوئيًا. ثم انقر ببساطة في المكان الذي تريد إدراجه فيه واضبط حجمه.
بمجرد توقيع ملف PDF، فإن الشيء الطبيعي الذي يجب فعله هو حفظه كما هو. ويمكنك استخدامه مباشرةً كنسخة نهائية. إذا احتجتَ لأي سببٍ كان إلى العودة إلى صيغة Word أو Excel أو PowerPoint، فيمكنك استخدام أدوات عبر الإنترنت مثل ILovePDF أو مواقع تحويل أخرى لإنشاء ملف قابل للتعديل من ملف PDF.
ومع ذلك، من المهم أن نضع في اعتبارنا أنه عند التحويل مرة أخرى قد يتم فقدان بعض خصائص التنسيق أو الأمان الأصلية، وقد يتم ربط التوقيع الرقمي نفسه بملف PDF وليس بمستند Office الناتج، لذلك لن يُعتبر نفس التوقيع التقني.
كيفية إزالة التوقيعات الرقمية في برامج Word و Excel و PowerPoint
قد تختار أحيانًا الشهادة الخاطئةعلى سبيل المثال، قد توقع عن طريق الخطأ على مسودة أو تحتاج إلى إعادة توقيع مستند. في هذه الحالات، من الممكن إزالة التوقيع الرقمي، سواء كان ظاهرًا أم مخفيًا، مع العلم أن ذلك سيؤثر على صحة الملف.
إذا كان توقيعًا مرئيًا على سطر التوقيع في برنامج Word أو Excel، افتح المستند، وانقر بزر الماوس الأيمن على سطر التوقيع، ثم اختر "إزالة التوقيع". سيعرض البرنامج رسالة تأكيد، وإذا وافقت، فسيتم حذف التوقيع من الملف.
عندما نتحدث عن التوقيعات الرقمية غير المرئيةتتضمن هذه العملية الانتقال إلى علامة التبويب "ملف". افتح المستند أو جدول البيانات أو العرض التقديمي، ثم انتقل إلى "ملف" > "معلومات"، وانقر على "عرض التوقيعات". سيؤدي هذا إلى فتح لوحة التوقيعات، التي تعرض جميع التوقيعات المُطبقة.
ستجد في تلك اللوحة سهمًا بجوار كل توقيع.عند توسيعه، ستجد خيار "إزالة التوقيع". سيطلب منك البرنامج تأكيدًا مرة أخرى؛ عند الموافقة، يختفي التوقيع ويعود المستند إلى حالته الأصلية غير الموقعة، مما يسمح بإجراء تعديلات غير مقيدة.
من المهم أن نفهم أن حذف التوقيع له عواقب قانونية. في بعض الحالات، يعود ذلك إلى أن الوثيقة لم تعد مدعومة بإثبات سلامتها ومصداقيتها. إذا استُخدم الملف كدليل أو كان له قيمة تعاقدية، يُنصح بالاحتفاظ بالنسخة الأصلية الموقعة.
الصلاحية القانونية لأشكال التوقيع المختلفة
المشكلة الأساسية الكبيرة عندما نتحدث عن التوقيعات الرقمية إن صحتها القانونية هي الأهم. فلصق توقيع ممسوح ضوئياً في برنامج فوتوشوب لا يُعادل استخدام شهادة معتمدة صادرة عن جهة معترف بها أو بطاقة الهوية الإلكترونية في إسبانيا.
التوقيعات المستندة إلى الشهادات الرقمية أو بطاقات الهوية الإلكترونية تُعتبر هذه التوقيعات عموماً متقدمة، بل ومؤهلة، وذلك بحسب نوع الشهادة والجهاز المستخدم لتخزين المفتاح. تتمتع هذه التوقيعات بسند قانوني قوي، وفي كثير من الإجراءات، تُضاهي التوقيع اليدوي التقليدي.
في المقابل، التوقيع الذي يتم مسحه ضوئيًا أو رسمه في برنامج قيمتها كدليل محدودة للغاية. يسهل نسخها ولصقها في مستند آخر، وفي حال التقاضي، يصعب إثبات عدم التلاعب بها. في إسبانيا، على سبيل المثال، تُقبل كدليل ظرفي، لكنها لا تحمل نفس قوة التوقيع الإلكتروني المتقدم المدعوم بشهادة معتمدة.
التوقيعات المقدمة من خلال بعض الخدمات العامة عبر الإنترنت عادةً ما تقع هذه الحلول في مكان ما بين هذين النقيضين. في كثير من المواقف اليومية، قد تكون كافية، خاصةً عندما يثق الطرفان ببعضهما البعض ويكون الخطر منخفضًا. مع ذلك، في التعاملات مع الجهات الحكومية، أو المعاملات المالية، أو العقود المهمة، غالبًا ما يُشترط وجود شهادة رقمية، أو بطاقة هوية إلكترونية (DNIe)، أو حلول معترف بها بموجب لوائح eIDAS.
في النهاية، عند اختيار كيفية توقيع مستند Office من المستحسن تقييم مستوى الأمان والصلاحية القانونية التي تحتاجها: بالنسبة للاستخدام الداخلي أو المستندات ذات المسؤولية المنخفضة، قد تكون الحلول البسيطة كافية، بينما بالنسبة للعقود المهمة أو المناقصات أو المراسلات الرسمية، يوصى باستخدام شهادات موثوقة ودمج التوقيع الرقمي في Word أو Excel أو PowerPoint أو PDF بطريقة قابلة للتتبع بالكامل.
أتقن الطرق المختلفة لتوقيع وحماية مستندات Office باستخدام الشهادات الرقمية فهو يسمح لك بالتخلي نهائياً عن الطابعة والماسح الضوئي، والعمل بكفاءة أكبر، وقبل كل شيء، ضمان أن ما ترسله وتستلمه يحافظ على أصالته وسلامته، مع مستوى ضمان يتناسب مع كل نوع من أنواع الإجراءات ودون التضحية بتجربة مستخدم جيدة.
