فقدان ملف Excel إن العمل على مهمة معينة لساعات أو أيام أو حتى أسابيع قد يكون مرهقًا ويعرض إنتاجية أي شخص وأعصابه للخطر. سواء كان ذلك بسبب انقطاع التيار الكهربائي، أو إغلاق البرنامج بشكل غير متوقع، أو نسيان حفظ التغييرات، أو ببساطة الإهمال، فإن هذه الأنواع من المواقف أكثر شيوعًا مما قد تعتقد. لحسن الحظ، استعادة الملفات من إكسل ممكن. نشرحها لك هنا.
ليس هذا فقط. وسوف نشرح لك أيضا كيف يمكنك منع هذه المواقف من خلال تكوين الحفظ التلقائي بشكل صحيح، والاستفادة من خيارات النسخ الاحتياطي المحلية والسحابية، واستخدام برامج متخصصة للحالات الأكثر تطرفًا.
طرق استعادة ملفات Excel غير المحفوظة
لقد حدث هذا لنا جميعًا: تنهي صفحة ما، وتغلقها بسرعة، أو يحدث شيء ما على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، ولا يظهر الملف ببساطة. يتضمن Excel عدة صيغ لمحاولة استرداد ملفات Excel غير المحفوظة أو المحذوفة عن طريق الخطأ.. وفيما يلي الطرق الأكثر فعالية التي يمكنك تطبيقها:
الاسترداد التلقائي لملفات Excel
عند فتح Excel بعد إيقاف التشغيل غير المتوقع، تظهر لوحة استرداد المستندات عادةً على الجانب، تظهر قائمة بالملفات التي لم يتم حفظها بشكل صحيح. فقط انقر فوق الملف الذي تريد استعادته ثم احفظه كملف جديد. إذا لم يظهر تلقائيًا:
- افتح برنامج Excel واختر أيًا من الأوراق المتوفرة.
- البحث والنقر "إظهار الملفات المستردة" إذا ظهر هذا الخيار.
- احفظ الملف المسترد باسم آخر لتجنب الكتابة فوقه.
تعد هذه الميزة ضرورية إذا فقدت تغييراتك الأخيرة بسبب إيقاف التشغيل المفاجئ ولم يكن لدى Excel الوقت الكافي لحفظها.
البحث عن الكتب غير المحفوظة يدويًا
إذا لم يظهر الاسترداد التلقائي تلقائيًا، يمكنك البحث عن الكتب غير المحفوظة من قائمة الملف.:
- افتح مستندًا فارغًا في Excel.
- اذهب إلى القائمة "ملف" > "معلومات" > "إدارة الكتاب".
- حدد الخيار استعادة الكتب غير المحفوظة.
- سيتم فتح مجلد يحتوي على ملفاتك المؤقتة غير المحفوظة: اختر الملف الذي كنت تبحث عنه، وافتحه، ثم احفظه على الفور في الموقع المفضل لديك.
أين يتم حفظ هذه الكتب؟ إنهم عادة ما يكونون على أحد الطرق التالية:
C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
التغيير إلى مستخدم Windows الخاص بك. إذا كنت تعمل كثيرًا باستخدام Excel، فستحتاج إلى أن يكون هذا العنوان في متناول يدك.
استعادة الملفات من ذاكرة التخزين المؤقت أو الملفات المؤقتة
الاحتمال الآخر هو تحديد موقع ملفات Excel المؤقتة على النظام. عادةً ما يكون لهذه الملفات امتدادات .TMP أو سيبدأون بالرمز ~ (رئيسي).
- انتقل إلى مستكشف الملفات وانتقل إلى المجلد C:\Users\YourName\AppData\Local\Temp.
- البحث عن الملفات ذات الامتداد .TMP أو أسماء مشابهة لـ ~xxxx.tmp.
- قم بإعادة تسميتهم، وحاول تغيير الامتداد إلى . XLSX وحاول فتحها باستخدام Excel.
تتطلب هذه الطريقة الصبر لأنه قد يكون هناك العديد من الملفات المؤقتة ولا يتم التعرف عليها بوضوح دائمًا. ومع ذلك، فهو الملاذ الأخير الجيد.
استعادة الإصدارات السابقة من الملفات أو المستندات التي تم استبدالها
في بعض الأحيان لا تكمن المشكلة في عدم الحفظ، بل في لقد قمت بالكتابة فوق ملف عن طريق الخطأ أو تحتاج إلى استرداد الإصدار السابق. في هذه الحالات، يوفر كل من Windows وبعض الخدمات السحابية القدرة على إرجاع سجل ملفاتك.
سجل إصدارات الملفات في Windows
يمكن لنظام التشغيل Windows حفظ إصدارات مختلفة من نفس الملف إذا قمت بتشغيل "سجل الملفات". للوصول إلى الإصدارات السابقة من Excel:
- انقر بزر الماوس الأيمن على الملف المعني وحدد "الخصائص".
- افتح علامة التبويب «الإصدارات السابقة».
- ستظهر قائمة بالنسخ الاحتياطية أو نقاط الاستعادة. حدد الإصدار الذي يهمك وانقر على "يعيد" o "ينسخ" إذا كنت تفضل الاحتفاظ بالنسخة الحالية أيضًا.
تذكر يجب أن تكون قد قمت بتفعيل سجل الملفات مسبقًا في لوحة التحكم الخاصة بنظام Windows:
- اذهب إلى النظام والأمان > سجل الملفات.
- اختر محركًا خارجيًا لتخزين النسخ الاحتياطية وقم بتمكين الميزة.
- يمكنك تحديد مجلدات محددة لتضمينها في النسخة الاحتياطية.
كلما طالت مدة استخدامك لسجل الملفات، زادت الإصدارات القديمة المتاحة لك للاسترداد.
مدير الإصدارات في OneDrive وSharePoint
إذا كنت تعمل مع الملفات المخزنة في OneDrive أو SharePoint، لديك تحت تصرفك تاريخ الإصدار المتكامل. يعد هذا مثاليًا إذا كنت تتعاون مع الآخرين أو تقوم بالوصول إلى ملفاتك من أجهزة متعددة.
- انتقل إلى OneDrive/SharePoint، وحدد موقع ملف Excel الذي تريد استعادته.
- انقر بزر الماوس الأيمن واختر تاريخ الإصدار.
- قم بمراجعة الإصدارات المحفوظة المختلفة واختر الإصدار الذي تحتاجه.
- يمكنك فتحه للقراءة فقط أو حفظه كمستند جديد.
هذا النظام يمنحك راحة بال كبيرة، لأنه يتم تخزين الإصدارات القديمة تلقائيًا يمكنك إنقاذها في حالة حدوث خطأ أو الكتابة فوقها أو الحذف غير المقصود.
إصلاح واستعادة ملفات Excel التالفة
سيناريو شائع آخر هو العمل مع ملف تم إغلاقه فجأة لا يمكن فتحه أو يظهر أخطاء الفساد. يوفر Excel أدوات محددة لمحاولة استرداد أو إصلاح هذه الملفات:
وظيفة الفتح والإصلاح
عندما يكتشف Excel أن الملف تالف، فإنه يحاول إصلاحه تلقائيًا. إذا لم يحدث ذلك، فيمكنك فرض الإصلاح اليدوي:
- افتح برنامج Excel وانتقل إلى ملف> فتح.
- حدد الملف الذي يسبب المشكلة.
- بجوار زر "فتح"، انقر على السهم وحدد "فتح وإصلاح".
- اختر "إصلاح" لمحاولة استرداد أكبر قدر ممكن من البيانات. إذا لم ينجح هذا، حدد "استخراج البيانات" لحفظ القيم والصيغ على الأقل.
غالبًا ما يعمل هذا الخيار للملفات التالفة بسبب انقطاع التيار الكهربائي أو حدوث مشكلات أثناء الحفظ.
طرق أخرى لاستعادة البيانات من مصنف تالف
إذا لم تنجح الطريقة المذكورة أعلاه، فهناك بدائل أخرى:
- استعادة آخر نسخة محفوظة:افتح برنامج Excel، وانتقل إلى ملف > فتح، ثم حدد الملف مرة أخرى. قد يقترح Excel فتح الإصدار السابق بدون التغييرات التي تسببت في الفساد.
- تغيير خيارات الحساب من تلقائي إلى يدوي يمكن أن يساعد في فتح المصنفات التالفة التي تفشل بسبب الحسابات المعقدة.
- استخدم المراجع الخارجية:قم بإنشاء مصنف جديد واستخدم الصيغ لاستيراد البيانات من الملف التالف. على سبيل المثال، في استخدام الخلية ='الورقة 1'!A1.
- استخدام وحدات الماكرو لاستخراج البيانات:يمكنك استخدام وحدات الماكرو لمحاولة استخراج المعلومات من المخططات المرتبطة إذا كانت هناك أي بيانات قابلة للإنقاذ متبقية.
تتطلب هذه الطرق مزيدًا من التعامل مع Excel، ولكن يمكن أن يمنعك من فقدان جميع معلوماتك إذا كان الملف معرضًا للخطر بشكل كبير.
أدوات وإعدادات لمنع فقدان ملفات Excel
الوقاية هي دائما أفضل استراتيجية. يسمح لك Excel بتكوين خيارات لتقليل مخاطر فقدان البيانات. وتسهيل التعافي:
إعداد الحفظ التلقائي والاسترداد التلقائي
- افتح برنامج Excel، وانتقل إلى ملف> خيارات> حفظ.
- تأكد من الخيار «حفظ معلومات الاسترداد التلقائي كل x دقيقة» تم وضع علامة عليه. يمكنك تعديل التردد (على سبيل المثال، كل 5 دقائق إذا كان العمل مهمًا).
- حدد المجلد الذي تريد حفظ ملفات الاسترداد التلقائي فيه وأكد التغييرات.
- تحقق من أن لم يتم تحديد خيار "تعطيل الاسترداد التلقائي لهذا المصنف فقط".
كلما قمت بالتوفير بشكل متكرر، كلما قل العمل الذي يمكنك خسارته إذا حدث شيء غير متوقع.
تمكين إنشاء النسخ الاحتياطي التلقائي
- ضمن ملف> حفظ باسم، حدد "استعراض" لاختيار الموقع.
- في النافذة المنبثقة ، انقر فوق الأدوات > الخيارات العامة.
- ماركا "قم دائمًا بإنشاء نسخة احتياطية" وانقر فوق موافق.
بفضل هذا الخيار، سيقوم Excel بإنشاء نسخة احتياطية بامتداد .xlk في كل مرة تقوم بالحفظ، مما يمنحك فرصة ثانية إذا تعرض الملف الأصلي للتلف أو الحذف عن طريق الخطأ.
ربط حساب OneDrive الخاص بك
إذا كان لديك حساب Microsoft ، ربطه مع ون درايف لتفعيل التوفير السحابي. بهذه الطريقة، سيتم نسخ ملفاتك احتياطيًا على الفور ويمكنك الوصول إليها من أي جهاز أو استرداد الإصدارات السابقة بسهولة.
- افتح برنامج Excel وقم بالوصول إليه الحساب > الخدمات المتصلة.
- تأكد من ربط OneDrive أو قم بإعداده باتباع الخطوات التي تظهر على الشاشة.
برنامج متخصص لاستعادة ملفات Excel المحذوفة
في الحالات الأكثر تطرفًا، عندما يتم حذف الملف بالكامل من الكمبيوتر، هناك برامج استعادة البيانات قادرة على تتبع واستعادة الملفات المفقودة.. أدوات مثل EaseUS استعادة البيانات معالج o Wondershare استعادة استعادة البيانات يسمح لك بالبحث عن الملفات المحذوفة على القرص الخاص بك واستعادتها ببضع نقرات فقط.
تتم العملية بشكل عام على النحو التالي:
- قم بتثبيت البرنامج على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
- حدد محرك الأقراص أو المجلد الذي كان يوجد به الملف المفقود.
- ابدأ فحصًا عميقًا لتحديد موقع ملفات Excel (يمكنك التصفية حسب الامتدادات) .xls، .xlsx).
- معاينة الملف واستعادته عن طريق تحديد الخيار المناسب.
تذكر: من المهم عدم حفظ الملفات الجديدة في نفس الموقع الذي يوجد به الملف المفقود. لتجنب الكتابة فوقه قبل محاولة استعادته.
هناك العديد من الطرق والأدوات التي يمكنك تجربتها استعادة ملفات Excel الخاصة بكسواء فقدتها بسبب الفشل في الحفظ، أو الحذف العرضي، أو الفساد، أو تعطل النظام. والمفتاح هو فهم المسارات والخيارات التي يقدمها Excel، بالإضافة إلى وجود استراتيجية وقائية: استخدام الحفظ التلقائي، وربط حساب OneDrive الخاص بك، وتنشيط النسخ الاحتياطية لتقليل أي مخاطر.