مساعد طيار إنها أداة رائعة لتطبيق جميع الوظائف والمزايا التي يقدمها لنا الذكاء الاصطناعي ضمن النظام البيئي مايكروسوفت 365. في هذا المنشور سنلقي نظرة على جانب محدد للغاية: كل ما يسمح لنا بفعله مساعد الطيار في Outlook، أخذ دور المساعد الشخصي لكتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة.
في بضع كلمات يمكننا أن نقول أن مساعد الطيار قد وصل لجعل حياتنا أسهل. إنه مسؤول عن إدارة البريد الوارد الخاص بنا وأتمتة الإجراءات الأكثر شيوعًا لتحريرنا من المهام وبالتالي نكون قادرين على تخصيص المزيد من الوقت للتواصل نفسه.
مزايا استخدام Copilot في Outlook
هذه بعض المزايا والاستخدامات الرئيسية لبرنامج Copilot في Outlook. هناك العديد من المهام التي يمكن تبسيطها أو أتمتتها أو تحسينها:
كتابة ذكية
يمكن أن يساعدنا Copilot في العثور على أفضل صيغة لما نريد التعبير عنه أو توصيله في جميع الأوقات، باستخدام النغمة واللغة المحددة لكل غرض. الذكاء الاصطناعي يقدم لنا الاقتراحات التلقائية عند كتابة رسالة بريد إلكتروني، وهو ما يمثل توفيرًا ثمينًا للوقت ودرجة أكبر من الدقة في الرسالة.
وبصرف النظر عن هذا، فإنه يتضمن أيضا أ كاشف الأخطاء النحوية والإملائية يمكننا تصحيحه في الوقت الحقيقي، وهو أمر في غاية الأهمية.
المهام الآلية
إحدى الأدوات المساعدة الأكثر عملية لبرنامج Copilot في Outlook هي تنفيذ المهام الآلية، مع ما يترتب على ذلك توفير الوقت ماذا يعني هذا بالنسبة للمستخدم.
على سبيل المثال، يمكننا تكوين مساعد الذكاء الاصطناعي لتصنيف رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها بناءً على سلسلة من المعايير، وتسليط الضوء على أهمها وتوليد استجابات سريعة بدرجات مختلفة من التعقيد، حسب الحالة.
ملخصات ذكية
إنه لأمر مؤلم حقًا أن تضطر إلى المرور عبر سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة هذه بحثًا عن المعلومات (وفي كثير من الأحيان نتجاهل الأشياء). يأتي الذكاء الاصطناعي لإنقاذنا في هذه المرحلة بفضل إمكانية حدوث ذلك توليد ملخصات. يمكن أن يكون ذلك مساعدة كبيرة عندما يتعلق الأمر بتحديد النقاط الرئيسية للمحادثة بسرعة دون الحاجة إلى قراءة جميع الرسائل واحدة تلو الأخرى.
التكامل مع أدوات Microsoft 365 الأخرى
كما قلنا من قبل، فإن برنامج Copilot موجود في نظام Microsoft 365 البيئي، لذلك ينسق جميع إجراءاته مع الأدوات الأخرى الموجودة في الحزمةe، مثل Teams أو OneNote. وهذا يولد نظام عمل أبسط وأكثر مرونة.
علاوة على ذلك، بفضل هذا، من الممكن تحليل المعلومات الأكثر صلة من رسائل البريد الإلكتروني التي تأتي مع البيانات أو المستندات المرفقة.
الوصول إلى برنامج Copilot من Outlook
وتحذر مايكروسوفت من موقعها الرسمي على الإنترنت من أنه في الوقت الحالي، لن يتوفر برنامج Copilot إلا في حسابات العمل أو المدرسة في Outlook، وكذلك في حسابات Microsoft باستخدام عناوين البريد الإلكتروني outlook.com، وhotmail.com، وlive.com، وmsn.com.
بشكل عام، تحتوي جميع حسابات Microsoft 365 على أداة الذكاء الاصطناعي المدمجة بالفعل في Outlook. هذه الحسابات هي التي تعرض أيقونة Copilot الشهيرة الآن في شريط الأدوات الخاص بها (كما هو موضح في الصورة أعلاه).
أخيرًا، يجب أن نذكر أيضًا أحد القيود الرئيسية لبرنامج Copilot في Outlook: لا يمكنك الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني المشفرة.
كيفية استخدام مساعد الطيار في Outlook
قبل البدء في استخدام Copilot في Outlook، تحتاج إلى القيام بذلك تكوين الأداة. للقيام بذلك، يجب عليك الذهاب إلى قائمة خيارات Outlook وتعيين الخيارات المطلوبة، مثل التردد الذي نريد تلقي الاقتراحات به أو نوع المهام التي نريد أتمتتها. وبمجرد الانتهاء من ذلك، يمكننا الآن استخدام الذكاء الاصطناعي بشكل طبيعي.
وتجدر الإشارة إلى أن برنامج Copilot هو مساعد رائع، ولكن المستخدم دائمًا هو الذي يقرر في النهاية ما إذا كان سيستخدم توصياته واقتراحاته أو يتجاهلها:
- نصائح الكتابة، والتي ستظهر أثناء قيامنا بإنشاء بريد إلكتروني جديد. لقبولها، فقط اضغط على المفتاح علامة التبويب أو انقر على الاقتراحات نفسها.
- استجابات تلقائية والتي سيتم إنشاؤها في كل مرة نتلقى فيها بريدًا إلكترونيًا جديدًا، يظهر في الجزء السفلي من الشاشة. يمكن للمستخدم أن يقرر ما إذا كان سيستخدمها (من خلال النقر عليها) أو تجاهلها.
- تذكير. في بعض رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على معلومات حول الأحداث أو المواعيد، سيسألنا Copilot عما إذا كنا نريد إضافتها إلى قائمة المهام أو التقويم الخاص بنا.
- الفئات والعلامات. سيقوم Copilot أيضًا بتحليل محتوى كل رسالة ويقترح حفظها أو تصنيفها بشكل مناسب. يمكنك حتى اقتراح إنشاء فئات جديدة.
- البحث المتقدم: يمكننا دائمًا أن نطلب من Copilot إجراء عمليات بحث ذكية عن الرسائل أو الملفات أو جهات الاتصال. علينا فقط إدخال مصطلحات البحث والسماح للذكاء الاصطناعي بالقيام بالعمل.
اختتام
يمنحنا وصول Copilot إلى Outlook طريقة جديدة لاستخدام البريد الإلكتروني والحصول على أداء أفضل بكثير منه. إدارة أسرع وأكثر كفاءة. ومع العديد من إمكانيات التكوين بحيث يتكيف عمله بشكل مثالي مع احتياجاتنا وتفضيلاتنا.